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机关单位文档规范管理与归档制度

第一章总则

第一条目的与依据

为进一步规范本单位各类文档的形成、流转、使用、保管和归档等管理工作，确保文档的真实性、完整性、安全性和可利用性，提高工作效率和管理水平，依据国家相关法律法规及上级主管部门关于文档管理的规定，结合本单位实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位内部所有部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类文档的管理与归档工作。包括但不限于各类公文、会议材料、调研材料、统计报表、合同协议、音像资料、电子文档等。

第三条基本原则

文档管理与归档工作遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。各部门应指定专人负责本部门文档的日常管理工作，并接受单位办公室（或档案管理部门，下同）的业务指导和监督检查。

第二章文档的形成与管理

第四条文档拟制

文档拟制应符合国家及本单位有关公文处理的规定，做到内容真实准确、观点明确、条理清晰、文字精炼、格式规范。拟制过程中，应充分考虑文档的后续归档需求，确保要素齐全。

第五条格式规范

（一）公文格式：严格按照《党政机关公文处理工作条例》及相关配套规定执行，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关等要素的规范。

（二）其他文档：参照相关行业标准或本单位内部约定俗成的格式执行，确保统一、规范。页面设置、字体字号、段落行距等应保持相对统一，便于阅读和归档。

（三）电子文档：除满足内容和格式要求外，还应注意文件名的规范命名，一般应包含发文单位（或部门）、事由、日期等关键信息，便于识别和检索。

第六条审核与签发

文档在发出前必须经过严格的审核程序。审核内容包括：是否符合国家法律法规和政策规定，是否符合本单位工作实际，内容是否准确完整，格式是否规范，文字表述是否恰当等。重要文档需按规定程序报请相关领导签发。

第七条分发与传阅

文档分发应根据内容和工作需要确定分发范围和份数，建立分发登记制度。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得擅自扩大传阅范围或带出指定办公区域，阅后及时退回，避免积压和遗失。

第三章文档的归档与保管

第九条归档范围

凡是在本单位公务活动中形成的，具有查考利用价值的各类文档材料，均属于归档范围。具体包括：

（一）本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要会议材料；

（二）本单位对外行文、与其他单位往来的重要函件；

（三）本单位开展各项业务工作形成的计划、总结、报告、调研材料、统计报表等；

（四）本单位签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律效力的文件；

（五）本单位机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、工资福利等人事管理材料；

（六）反映本单位重要活动的音像、照片、实物等载体形式的材料；

（七）其他具有保存价值的文档材料。

第十条归档时间

（一）年度性文档，应在次年上半年内完成归档；

（二）专项工作或阶段性工作形成的文档，应在工作结束后三个月内完成归档；

（三）基建项目、科研课题等形成的文档，应在项目或课题竣工验收后六个月内完成归档；

（四）电子文档应与纸质文档同步形成、同步审核、同步归档；

（五）特殊情况需延期归档的，须经单位办公室批准。

第十一条归档要求

（一）归档的文档材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档条件。

（二）归档文档应按照其自然形成规律和内在联系进行系统整理，做到分类合理、组卷规范、排列有序。

（三）纸质文档应去除易锈蚀的金属物，采用符合档案保护要求的书写材料和纸张。复印件作为归档材料时，须注明原件保管处。

（四）电子文档归档应确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并与相应的纸质文档建立关联。重要电子文档应进行异地备份。

第十二条整理与编目

（一）归档文档应按照规定的分类方案进行分类，一般可采用年度-机构（或问题）-保管期限的方法进行分类。

（二）对分类后的文档进行编号、排列，并填写卷内文件目录、备考表等。

（三）编制归档文件目录，包括文档编号、题名、形成日期、页数、保管期限等项目，便于检索和利用。

第十三条保管期限

根据文档的价值和利用需求，将归档文档划分为永久、长期、短期三个保管期限。具体划分标准参照国家有关档案管理规定执行。

第十四条库房管理

（一）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的温湿度调控设备和消防器材。

（二）档案装具应符合国家标准，排列整齐，便于存取。

（三）建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

（四）定期对库存档案进行清点核对和检查，发现问题及时处理并报告。

第十五条电子文档管理

（一）建立电子文档管理制度，明确电子文档的采集、存储、备份、迁移、利用和销毁等环节的管理要求。

（二）电子文档应存储在指定的服