要求、标书和合同的评审程序.docVIP

要求、标书和合同的评审程序

要求、标书和合同的评审程序

要求、标书和合同的评审程序

要求、标书和合同评审程序

1.目：为实施检测/校准标书、合同评审提供程序规则；在充分理解客户需求后评价满足该合同要求能力并形成文件，消除合同双方对合同要求差异，确保有能力及时满足客户合同要求。

2.适用范围：适用于本实验室检测/校准服务中对客户要求（包括客户招标书）、投标书和书面或口头协议和合同评审及履行期间客户提出变更合同时评审。

3.职责：

3.1技术负责人

3.1.1受权与客户签立检测合同，组织对非常规检测合同评审，负责解决执行合同所必要资源。

3.1.2维护本程序有效性。

3.2检测室负责人:负责评审与本专业有关检测/校准合同能力。

3.3综合室:负责合同接收、洽谈与沟通，协助组织有关部门对合同进行评审，办理日常“检测委托书（合同）”。

3.4资料管理员:负责保存与合同签立、履行和评审有关文件和记录。

4.工作程序

4.1合同类型和形式

4.1.1常规合同：已通过权威机构认可常规检测/校准项目合同

4.1.2非常规合同（或特殊合同）：包括新、重要、大宗、特殊要求检测/校准项目合同。

4.1.3合同可以是为客户提供检测/校准服务任何书面或口头协议，合同形式包括正式合同、客户委托单、信函、传真、电话、电报、或E-mail等。

4.2客户要求确定

4.2.1由综合室对客户明示要求进行确认并识别客户潜在要求，包括习惯上隐含、无须明示要求，必须遵守相关法律法规、相关国家和行业标准要求；

4.2.2由综合室就客户要求与客户进行沟通，就是否承接检测/校准项目报技术负责人或授权人审核批准；

4.2.3在对客户要求和承接该项目进行确认后，由综合室与客户进行洽谈，并拟订合同。

4.2.4客户要求、标书与合同之间任何差异应在工作开始之前得到解决。

4.3签立合同

4.3.1综合室接待人员按照本程序4.1条对合同类型进行界定。

4.3.2当客户向实验室提出常规检测要求时，接待人员应就客户要求填写“检测/校准委托书（合同）”有关内容，并在授权或认可范围内与客户签立检测/校准合同或协议。签立后合同或协议，按照检测工作程序向检测/校准室下达检测工作计划。

4.3.3对于重复性例行工作，如果客户要求不变，仅需在初期调查阶段或在与客户总协议下对持续进行例行工作合同批准时进行评审。

4.3.4对于新、复杂、含先进技术要求及标额较高检测/校准合同，则需在充分理解客户要求基础上进行细致评审，由技术负责人审批。综合室需保存完整合同签立、评审、执行记录。

4.3.5对内部客户检测/校准合同签定按内部协议操作。

4.3.6当合同涉及有分包项目时，应将分包内容写入合同。

4.3.7合同执行中如遇到对合同要求任何偏离时，综合室应及时向客户通报，以保证能得到客户理解。

4.4合同修订

4.4.1在合同签订后，如因客户需求发生变化或其它原因需对原合同进行修改或补充时，技术负责人应与客户沟通，尽可能协商解决。如修改涉及到重大变化，则技术负责人应重新组织有关人员对变更后合同进行评审，评审结果应作为检测/校准合同批注或附件由双方授权人签字。综合室应将修改内容填写《合同变更通知单》,在五日内通知签约方及本公司各相关部门。

4.5合同管理

4.5.1综合室归口管理本实验室全部合同，建立《合同管理台帐》，按要求对合同进行登记和分发；合同签订后，综合室、客户各存留一份。

4.5.2合同执行完成后，由综合室保存合同评审及合同履行过程中所产生记录，资料员按《记录和档案控制程序》规定存档。

4.5.3合同和合同修改件应与检测/校准原始记录、检测/校准报告副本以及其它必要文件一并归档。

附表：合同评审记录表

合同评审记录

合同编号：

客户名称

客户检测要求描述：[检测对象，检测目，检测依据，检测物品标数量和价值，合同交付时间，检测物品来源，报告形式和数量，附草拟合同文本，其他要求]

评审人员

评审日期

评审地点

评审内容提要：

评审组意见：

评审主持人（签字）：年月日

技术负责人签署意见：

技术负责人（签字）：年月日

本评审记录在检测合同签定后与检测合同一起交文件资料管理员存档。