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规范红头文件起草书写范例

红头文件，作为各级党政机关、企事业单位传达政策、部署工作、规范行为的重要载体，其规范性、严肃性与权威性不言而喻。一份高质量的红头文件，不仅能准确传达发文意图，更能有效提升工作效率，维护发文机关的形象。反之，若起草不规范、表述不严谨，则可能造成误解、执行偏差，甚至引发不良后果。因此，掌握红头文件的规范起草方法，是每一位文秘工作者及相关负责人的必备技能。本文将结合实践经验，系统阐述红头文件的构成要素、规范要求及起草技巧，并辅以范例说明，以期为相关工作提供有益参考。

一、红头文件的构成要素与规范要求

一份规范的红头文件，通常由眉首、主体、版记三大部分构成。各部分的要素及撰写规范如下：

（一）眉首部分

眉首即文件首页红色分隔线以上的部分，包含发文机关标识、发文字号、签发人、秘密等级和保密期限、紧急程度等要素。

1.发文机关标识：俗称“红头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布，颜色为红色。例如：“XX省人民政府文件”、“XX市教育局文件”。特定情况下，如联合行文，主办机关名称排列在前，其他机关名称依次排列。

2.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于发文机关标识下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。例如：“X政发〔2023〕5号”。

3.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色分隔线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

4.秘密等级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。例如：“绝密★一年”。

5.紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（二）主体部分

主体为文件首页红色分隔线（不含）以下、末页首条分隔线（不含）以上的部分，是文件的核心内容，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

1.标题：文件标题应准确概括文件的主要内容并标明文种，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，力求简明扼要。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题字体一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。例如：“XX市人民政府关于加强城市绿化管理工作的通知”。

2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文：正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文内容应做到：观点明确、论据充分、条理清晰、语言精炼、表述准确、文字庄重。

4.附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章：

*发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心