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行政文件归档与存档标准化操作流程

一、引言

行政文件是企业运营的重要载体，记录了各项管理活动的真实过程。为规范行政文件的归档与存档管理，保证文件完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，特制定本标准化操作流程。本流程适用于公司各部门行政类文件（含纸质与电子文件）的归档、保管、利用及销毁全流程管理，旨在实现行政文件管理的制度化、规范化与标准化。

二、适用范围与核心价值

（一）适用范围

本流程适用于公司各部门在日常行政管理活动中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：

管理类文件：年度/季度工作计划、总结、请示、报告、会议纪要、规章制度等；

合同协议类文件：各类行政合同、合作协议、审批文件等；

人事类文件：员工花名册、劳动合同、入职离职手续、培训记录等（涉密人事文件按专项规定执行）；

财务类文件：行政费用报销凭证、预算表、审计报告等（财务凭证按财务专项规定执行）；

资产类文件：固定资产采购合同、验收单、台账、报废审批等；

其他类文件：对外函件、通知、证明、资质证书复印件等。

（二）核心价值

规范管理：统一文件归档标准，避免文件散失、混乱；

提升效率：快速检索、调阅文件，减少重复劳动；

风险防控：保证文件合规性，防范法律风险与管理风险；

知识沉淀：积累企业运营数据，为决策提供历史依据。

三、标准化操作全流程解析

行政文件归档与存档管理分为文件收集→分类整理→价值鉴定→归档移交→保管维护→利用调阅→鉴定销毁七个阶段，各阶段操作要点

（一）文件收集：保证“应收尽收”

责任主体：各部门指定文件管理员（可兼职）为直接责任人，行政部档案管理员为监督责任人。

收集范围：

部门在各项工作中形成的正式文件（含红头文件、签批件、会议纪要等）；

具有保存价值的草稿（如最终定稿前的修改稿，需体现审批痕迹）、电子数据（如邮件、聊天记录截图、扫描件等）；

外来文件（如上级单位通知、合作单位函件等，需注明来源及接收日期）。

收集时间：

月度文件：每月最后1个工作日前完成当月文件收集；

年度专项文件：次年1月10日前完成上一年度专项文件（如年度总结、预算等）收集；

临时性文件：事件结束后3个工作日内完成收集。

操作要求：

收集时检查文件是否齐全（如会议纪需有参会人员签字、合同需有双方盖章）；

电子文件需同步收集原始格式（如Word、PDF）及备份文件，保证可读性；

对破损、字迹模糊的文件及时修复或复印，并注明“与原件一致”及经办人*。

（二）分类整理：实现“有序可控”

分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证文件逻辑清晰、层级分明。

一级分类：按文件形成年度（如“2024年”）；

二级分类：按文件形成部门（如“行政部”“人力资源部”“财务部”）；

三级分类：按文件问题（如“会议管理”“合同管理”“资产管理”）。

整理步骤：

排序：每类文件按时间顺序排列（如会议纪要按会议日期先后，合同按签订日期先后）；

编页号：纸质文件用铅笔在右上角编写页号（单文件页号连续，跨文件重新编号）；电子文件在文件名中标注页码（如“2024年行政部会议纪要第1页共3页”）；

填写卷内目录：每类文件填写《行政文件卷内目录》（模板见第四章），包含文件编号、题名、形成日期、页数、备注等字段；

装订：纸质文件去除金属夹，用装订机左侧装订（厚度超2cm的用档案盒分册装订），加装封面（注明年度、部门、问题、起止日期、档号、密级）。

（三）价值鉴定：明确“存毁依据”

鉴定主体：部门负责人与行政部档案管理员共同鉴定，重大文件需报分管领导*审批。

鉴定标准：

永久保存：公司章程、年度工作报告、重大合同、战略规划、审计报告等；

长期保存（10-30年）：规章制度、会议纪要、人事档案、资产台账、财务决算等；

短期保存（3-10年）：日常通知、报销凭证、工作计划、临时性函件等；

无需保存：草稿（无审批痕迹）、重复文件、过期通知等。

操作要求：

对保存期限有疑问的文件，由部门提交《行政文件价值鉴定表》（模板见第四章），由行政部组织评审；

涉密文件按公司保密管理规定单独鉴定，严禁混入普通文件。

（四）归档移交：保证“账实相符”

移交时间：

季度归档：每季度最后1周内完成本季度文件归档；

年度归档：次年1月15日前完成上一年度文件归档。

移交流程：

部门准备：文件管理员*填写《行政文件归档移交清单》（模板见第四章），与整理好的文件一一核对，保证文件完整、目录清晰；

行政部接收：行政部档案管理员*核对文件数量、质量及目录，核对无误后在移交清单上签字确认（一式两份，部门与行政部各存一份）；

电子文件移交：通过公司内部云盘或指定存储设备移交，需加密并移交访问权限，同时提交《电子文件归档登记表》（模板见第四章）。

注意事项：

移交文件需为最终版本，草稿、修改稿需单独标注并说明；

移交过程中文件