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办公用品采购会议纪要范文

在现代企业管理中，办公用品的规范采购与高效管理是保障日常运营顺畅、控制行政成本的重要环节。一份规范的会议纪要，不仅能清晰记录会议内容，更能有效推动后续工作的落实。以下提供一份办公用品采购会议纪要的范文，供参考。

办公用品采购会议纪要

会议名称：[公司/部门名称]办公用品采购协调会议

会议时间：[XXXX年XX月XX日][上/下午XX:XX-XX:XX]

会议地点：[会议室名称，如：第三会议室/线上会议平台]

主持人：[主持人姓名]([职务，如：行政部经理])

记录人：[记录人姓名]([职务，如：行政专员])

参会人员：[列出主要参会人员姓名及职务，例如：财务部XXX（经理）、人力资源部XXX（主管）、各部门行政联络人等]

缺席人员：[如有，请注明姓名、职务及原因，如：无/市场部XXX（因XX事由请假）]

会议主题：审议[时间段，如：下季度/下半年]办公用品需求、供应商评估及采购预算事宜

一、上次会议决议事项跟进

1.关于[某品牌]打印纸试用反馈：行政部已收集各部门试用意见，普遍反映纸张顺滑度及打印效果良好，但价格略高于原供应商。此议题将在本次供应商评估环节进一步讨论。

2.关于推行无纸化办公减少耗材使用：技术部已完成内部沟通平台文件共享模块优化，各部门反馈积极，本期相关打印耗材需求预计有所下降。

二、本期办公用品需求汇总与审核

1.需求汇总情况：行政部已完成各部门[时间段]办公用品需求的收集与初步整理，主要品类包括：办公文具（笔、本、文件夹等）、打印耗材（硒鼓、墨盒、纸张等）、办公设备配件、清洁用品及其他杂项。

2.需求审核与调整：

*与会人员对各部门提交的需求清单进行了逐项审议。重点讨论了[例如：某部门申请的高端笔记本是否必要、某型号硒鼓的兼容性等]。

*决议：原则上同意各部门核心办公需求，对于部分非必要或可替代的物品（具体见附件需求清单备注），由行政部与需求部门进一步沟通确认，优化后形成最终采购清单。

*强调：各部门应本着节约、高效的原则提报需求，避免重复采购和浪费。行政部将加强需求合理性审核。

三、供应商评估与选择

1.现有供应商回顾：

*供应商A：价格优势明显，但部分文具质量稳定性一般，偶有供货延迟情况。

*供应商B：质量可靠，服务响应及时，但整体价格偏高。

*供应商C：专注于打印耗材，价格和质量均有竞争力，供货周期较短。

2.新供应商考察：行政部近期接触了供应商D，其提供的部分环保型办公产品符合公司绿色办公理念，报价处于市场中等水平，已索取样品进行测试。

3.综合评估与决议：

*办公文具及清洁用品：拟继续与供应商A合作，但需就质量稳定性及供货周期签订补充协议，争取更优付款条件。

*打印耗材：优先考虑供应商C，因其在该品类性价比突出，同时保持与供应商B的联系作为备选。

*对于试用效果良好的[某品牌]打印纸，由行政部与供应商B（该品牌授权经销商）洽谈批量采购价格，若价格接近原供应商，则考虑更换；否则维持原采购渠道。

*新供应商D的环保产品：待样品测试合格后，可小批量采购试用，评估其综合性价比及服务。

四、采购预算与成本控制

1.预算概况：根据初步审核的需求清单及当前市场价格，本期办公用品采购预算初步估算为[XXXX]元（具体以最终采购清单及谈判价格为准）。

2.成本控制措施：

*推行集中采购，争取更优采购折扣。

*对用量大的常规物品（如A4纸、中性笔）进行批量招标或长期协议采购。

*鼓励使用性价比高的国产品牌，同等条件下优先选择。

*持续跟踪无纸化办公效果，进一步降低耗材支出。

3.预算审批：财务部对初步预算进行了审核，认为基本合理。最终采购金额需控制在[XXXX]元以内，超出部分需另行审批。

五、采购计划与交付周期

1.采购执行：行政部将根据本次会议决议，在[X个工作日]内完成最终需求清单确认、供应商比价及采购合同签订工作，并启动采购流程。

2.交付时间：要求供应商在合同签订后[X-X天]内完成首批次物品交付，确保不影响各部门正常办公。后续将根据实际消耗情况进行滚动补货。

3.紧急需求处理：重申紧急办公用品需求的提报及审批流程，确保特殊情况得到及时响应。

六、库存管理与领用规范

1.库存盘点：行政部将于本月底进行办公用品仓库大盘点，清理积压物品，盘活存量，避免重复采购。

2.领用登记：再次强调各部门需指定专人负责办公用品的领用与分发登记，行政部将定期抽查领用记录，确保账实相符。

七、其他事项及持续改进建议

1.建议：考虑到部分办公用品具有季节