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信息系统用户操作手册编写规范

一、引言

信息系统用户操作手册（以下简称“手册”）是指导用户正确、高效使用信息系统的重要文档。一份规范、清晰、易用的手册，不仅能够降低用户的学习成本，提升工作效率，减少操作失误，更能体现系统的专业性和对用户的人文关怀。为确保本单位各类信息系统手册的质量与一致性，特制定本规范。本规范旨在为手册编写人员提供明确的指导，确保手册内容准确、结构合理、表达通俗、图文得当，从而最大限度地发挥手册的应有价值。

本规范适用于本单位所有新建、改建、升级信息系统的用户操作手册编写工作，手册编写人员、评审人员及相关负责人均应遵照执行。

二、手册编写基本原则

在着手编写手册之前，编写人员需深刻理解并始终遵循以下基本原则，这些原则是保证手册质量的基石。

（一）用户为中心原则

手册的最终读者是用户，因此必须充分考虑用户的实际需求、知识背景和使用习惯。编写前应进行必要的用户画像分析，明确用户是谁、他们需要完成什么任务、可能遇到什么困惑。语言应避免使用过于专业的技术术语，若必须使用，应给出清晰易懂的解释。内容的组织应围绕用户的实际操作流程展开，而非系统的技术架构或开发逻辑。

（二）准确性原则

准确性是手册的生命线。手册中涉及的所有功能描述、操作步骤、界面元素名称、数据示例等必须与实际系统完全一致，绝不能出现误导性信息。编写完成后，务必通过在实际系统中逐一验证每一个操作步骤，确保其准确无误。对于系统中可能存在的限制或注意事项，也必须明确指出，避免用户因误解而造成操作失误。

（三）清晰性与逻辑性原则

手册的结构应清晰明了，章节划分合理，层次分明。内容的组织应具有严密的逻辑性，从整体到局部，从简单到复杂，循序渐进地引导用户。操作步骤的描述应条理清晰，每一步做什么、如何做、预期结果是什么，都应交代清楚。避免跳跃式叙述或含糊不清的表达，让用户能够按图索骥，顺利完成操作。

（四）完整性原则

手册内容应全面覆盖用户在日常工作中可能涉及的所有常规操作及必要的背景知识。从系统登录到各主要功能模块的使用，再到常见问题的处理，均应包含在内。确保用户通过手册能够独立完成系统的基本操作和常见任务。

（五）简洁性原则

在保证内容完整准确的前提下，力求语言精炼，避免冗余和不必要的修饰。用最简洁的文字表达最核心的信息，让用户能够快速抓住重点，理解操作要领。避免长篇大论，突出关键步骤和注意事项。

（六）一致性原则

手册的术语使用、格式规范、表述风格应保持统一。同一概念、同一功能、同一界面元素在手册中应使用相同的名称。操作步骤的描述方式、图表的标注方法等也应遵循一致的规范，以减少用户的理解负担。

三、手册内容结构与要求

手册的内容结构应科学合理，符合用户的阅读习惯和信息获取逻辑。通常情况下，一份完整的用户操作手册应包含以下主要部分。

（一）前言/引言

前言部分应简明扼要地介绍手册的目的、适用范围（如适用的系统版本、适用的用户群体）、手册的阅读建议（如新手如何入门、有经验用户如何查阅），以及必要的免责声明（如手册内容可能随系统升级而调整，实际操作以系统为准等）。若手册篇幅较长或结构复杂，可在此处提供手册的“使用导航图”或“目录导读”。

（二）快速入门（可选）

对于新用户或需要快速掌握核心功能的用户，“快速入门”章节尤为重要。该章节应以最精炼的语言和最少的步骤，引导用户完成从系统登录到核心业务流程操作的全过程。例如，“三步完成XX操作”、“新手必知的五个功能”等。可配合关键界面截图，突出显示操作入口和核心步骤。

（三）系统概述

简要介绍系统的整体情况，帮助用户建立对系统的宏观认识。内容可包括：系统的主要功能和价值（解决什么问题，带来什么便利）、系统的基本操作界面布局（如菜单栏、工具栏、导航区、内容区、状态栏等的说明）、常用的操作约定（如鼠标操作含义、快捷键说明、特定符号代表的意义等）。

（四）功能操作详解

这是手册的核心章节，应详细描述系统各功能模块的具体操作方法。编写时建议按系统的功能模块或用户的业务流程进行划分章节。

1.模块/功能概述：简要介绍本模块或功能的作用、主要包含的子功能等。

2.操作前提条件：明确执行某项操作前用户需要具备的权限、需要完成的前置操作或需要准备的数据等。

3.详细操作步骤：

*步骤描述应清晰、准确、有序，使用“1.2.3....”编号。

*每个步骤描述一个具体动作，如“点击【XX】按钮”、“在【XX】输入框中填写XX信息”、“从下拉列表中选择【XX】选项”。

*关键步骤或可能引起混淆的地方，应配有对应的界面截图，并在截图中使用箭头、方框等标注出操作位置。

*对于有分支流程或条件判断的操作，应清晰说明不同条件下的操作路径和结果。

*操作完成后，应说明预期的系统反馈或结果，如“系统弹出【保存成功