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行政单位文件档案数字化方案

行政单位文件档案数字化转型实施方案：从规划到落地的全流程指引

引言：档案数字化的时代必然与现实意义

在信息技术深度融入政务运行的今天，行政单位文件档案作为承载历史记忆、支撑决策参考、保障依法行政的核心信息资源，其数字化转型已不再是“选择题”，而是提升治理能力现代化的“必修课”。传统纸质档案管理模式在存储容量、查询效率、共享利用、安全防护等方面的局限性日益凸显，难以满足新时代政务工作对信息快速流转、高效协同的需求。本方案旨在提供一套系统、严谨、可操作的行政单位文件档案数字化实施路径，助力单位平稳有序地完成从传统档案管理向数字档案管理的转型，以期实现档案资源的科学管理、安全保管和高效利用，为单位履职尽责提供坚实的信息支撑。

一、准备阶段：夯实基础，明确方向

凡事预则立，不预则废。档案数字化是一项系统工程，充分的准备是确保项目成功的前提。

（一）组织保障与人员配置

行政单位应成立由单位主要领导牵头的档案数字化工作领导小组，明确办公室（或档案管理部门）为具体负责部门，相关业务处室指定专人配合。领导小组负责统筹规划、重大事项决策和资源协调；办公室负责制定详细工作计划、组织实施、进度把控和质量监督。同时，可根据需要设立技术组、业务组、质控组等专项工作小组，确保责任到人、分工明确。人员培训需同步启动，内容应包括档案专业知识、数字化工作流程、相关标准规范、保密纪律以及所用软硬件系统的操作技能。

（二）档案清点与评估

对本单位现存的各类档案进行一次全面、细致的清点与评估，这是后续工作的基础。内容包括：档案的种类、数量、年度跨度、保管状况（如破损、霉变、褪色等）、载体形式（纸质为主，兼顾照片、录音录像等特殊载体）、密级划分及利用频率等。通过评估，摸清家底，识别档案数字化过程中的难点和重点，为制定数字化策略、预算编制和进度安排提供依据。

（三）制定数字化策略与预算

根据档案清点与评估结果，结合单位实际需求和未来发展规划，制定数字化总体策略。明确数字化的范围（是全部档案还是重点档案优先）、优先级（如按年度、按重要性、按利用需求等）、目标（如实现全文检索、远程利用、长期保存等）。基于此，进行详细的成本测算，编制数字化项目预算，包括硬件设备购置费（如扫描仪、服务器、存储设备等）、软件系统采购或开发费、数字化加工服务费（如需外包）、人员培训费、耗材费、以及后续的维护管理费等。预算应具有合理性和前瞻性。

（四）标准规范的制定与遵循

档案数字化工作必须严格遵循国家及行业相关标准规范，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。在国家《纸质档案数字化规范》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等大框架下，结合本单位档案特点，细化制定内部操作细则，如著录规则、元数据方案、文件命名规则、扫描分辨率与格式要求、图像处理标准、数据存储格式与备份策略等。统一的标准是保证数字化质量、实现资源共享和长期管理的关键。

二、实施阶段：精细操作，把控质量

实施阶段是档案数字化的核心环节，直接决定数字化成果的质量。

（一）档案整理与著录

在数字化加工前，需对拟数字化的纸质档案进行系统整理。包括拆除装订、区分不同保管期限和密级、页码编写、检查文件顺序等，确保档案实体的有序性。同时，进行规范化著录，按照既定的著录规则和元数据方案，准确录入档案的核心信息（如档号、题名、责任者、形成日期、页数、密级等）。高质量的著录是实现有效检索的基础。

（二）数字化加工

此环节是将纸质档案转化为数字图像或文本的过程，可根据实际情况选择自主加工或外包加工。

1.扫描：根据档案的纸张质地、字迹清晰度、幅面大小等选择合适的扫描仪和扫描参数。如对普通文书档案，可采用黑白或灰度模式、适宜分辨率进行扫描；对图纸、照片等，则需采用彩色模式和更高分辨率。扫描过程中应注意避免对档案原件造成损伤。

2.图像处理：对扫描形成的图像进行处理，包括纠偏、去污、去黑边、裁剪、拼接（针对大幅面档案）等，确保图像清晰、端正、完整，符合视觉阅读习惯。

3.OCR文字识别：对需要进行全文检索的档案，在扫描图像的基础上进行OCR文字识别，将图像中的文字转换为可编辑、可检索的文本信息，并与图像关联。

4.元数据采集与著录：将前期整理阶段完成的著录信息录入档案管理系统，并与对应的数字图像文件挂接。

（三）质量检查

建立严格的质量检查机制，实行“三审三校”或类似的多级复核制度。检查内容包括：著录信息的准确性、扫描图像的清晰度和完整性、图像处理效果、OCR识别准确率、文件命名规范性、数据挂接的准确性等。对不合格的部分，及时退回返工，直至符合质量标准。质量是档案数字化的生命线。

（四）数据验收与移交

数字化加工完成并通过质量检查后，需进行正式的数据验收。验收合格后，将数字档案数据（包括图像文件、OCR文本、元