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文档管理及归档系统标准化模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的文档全生命周期管理，涵盖文档创建、审批、流转、归档、借阅、清理等环节。典型应用场景包括：

企业内部管理：如制度文件、会议纪要、工作报告、合同协议等核心文档的规范化管理；

项目全流程管控：从项目立项、执行、验收各阶段文档的集中存储与版本追溯；

合规与审计需求：满足ISO体系认证、行业监管、内部审计等对文档可追溯性、完整性的要求；

跨部门协作：支持多部门文档共享、协同编辑及权限隔离，避免信息孤岛。

二、标准化操作流程及步骤说明

（一）文档创建与分类

文档创建

根据业务需求选择合适的（如《会议纪要模板》《合同模板》），保证格式统一；

文档命名规则：部门代码-文档类型-年份-序号-版本号（示例：HR-ZP-2024-005-V1.0，其中“HR”为部门代码，“ZP”为招聘类文档类型，“2024”为年份，“005”为当年序号，“V1.0”为版本号）；

文档内容需包含核心要素：标题、编制部门、编制人、审核人、批准人*、生效日期、密级（公开/内部/秘密/机密）。

文档分类

一级分类：按业务领域划分（如综合管理、人力资源、财务、研发、市场等）；

二级分类：按文档类型划分（如制度、流程、报告、合同、会议纪要、档案等）；

三级分类：按具体用途划分（如“研发”下可设“项目立项书”“技术方案”“测试报告”等）。

（二）文档审批与流转

审批流程设定

根据文档密级和重要性定义审批链：

公开/内部文档：编制人→部门负责人*→归档管理员；

秘密文档：编制人→部门负责人→分管领导→法务专员*→归档管理员；

机密文档：编制人→部门负责人→分管领导→总经理→法务专员→归档管理员。

审批时限要求：每个审批节点需在1-3个工作日内完成，逾期未处理则自动提醒上一级审批人。

线上流转操作

通过文档管理系统（如OA、SharePoint等）文档并发起审批，填写审批事由、关联项目等信息；

审批人在线审阅，可通过批注功能提出修改意见，审批通过后系统自动流转至下一节点；

审批不通过时，系统将文档退回编制人并注明原因，编制人修改后重新发起审批。

（三）文档归档与存储

归档条件

文档审批流程已全部完成；

文档内容为最终版本（版本号标识为“V1.0”“V2.0”等正式版本，非“草稿”“修订中”等临时版本）；

文档格式统一为PDF（合同、制度等需签字盖章的文档）或Word（需编辑的模板类文档），图片类文档需转换为PDF格式。

归档操作

归档管理员根据文档分类，将审批通过的文档至对应存储目录（示例：服务器归档/综合管理/制度/2024/）；

填写《文档归档登记表》（见“三、核心环节标准化表格模板”），记录文档编号、名称、存储路径、归档日期、归档人等信息；

系统自动为归档文档添加归档标识，禁止直接修改归档后的文档内容（如需修改，需启动“文档变更流程”）。

存储要求

本地存储：文档需存储在单位指定的专用服务器或NAS存储设备中，禁止存储在个人电脑或移动硬盘；

异地备份：关键文档（如合同、制度）需每周进行异地备份（如云存储或异地灾备中心），备份数据保留期限不少于5年；

版本管理：同一文档的历史版本需保留，最终版本与历史版本通过版本号区分，避免覆盖。

（四）文档借阅与使用

借阅申请

借阅人填写《文档借阅申请表》（见“三、核心环节标准化表格模板”），注明文档编号、名称、借阅用途、借阅期限（一般为3-7个工作日）、申请人等信息；

经部门负责人审批（秘密及以上文档需分管领导审批）后，提交至归档管理员。

借阅与归还

归档管理员核对审批通过后的申请表，通过系统授权借阅人查看或文档（秘密及以上文档需线下借阅纸质版，登记签字）；

借阅人需在借阅期限内归还文档，归还时归档管理员检查文档完整性（纸质版无涂改、损毁，电子版无非法拷贝）；

超期未归还的，系统自动提醒借阅人及部门负责人，超期超过10个工作日的，暂停借阅权限1个月。

（五）文档清理与销毁

定期清理

每年12月底，由归档管理员牵头，组织各部门对归档文档进行梳理，区分“继续保存”和“到期销毁”两类文档；

到期销毁文档的判定标准：根据《档案管理办法》及单位规定，如普通文档保存期限为5年、重要文档保存期限为10年、永久保存文档（如公司章程、年度审计报告）长期保存。

销毁流程

填写《文档销毁申请表》（见“三、核心环节标准化表格模板》），列明销毁文档清单、销毁原因、销毁方式（粉碎/数据擦除）等信息；

经分管领导审批后，由2人以上（含归档管理员、监销人）共同执行销毁，监销人在销毁过程中全程监督；

销毁完成后，监销人和执行人在《文档销毁登记表》签字确认，记录销毁日期、地点、方式等信息，保存期限不少于3年。

三、核心环节标准化表格模板

（一）文档基本