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餐饮食品原料采购管理流程与制度

一、总则

餐饮食品原料的采购管理是餐饮企业运营的核心环节之一，直接关系到出品质量、顾客满意度、经营成本及企业声誉。为规范采购行为，确保采购原料的安全、优质、经济，提高采购效率，特制定本流程与制度。本制度适用于企业内所有与食品原料（包括主副食品、调味品、粮油、酒水饮料及其他与餐饮生产相关的物料）采购相关的部门与人员。

基本原则：

1.质量优先原则：严格把控原料质量关，确保所有采购的食品原料符合国家食品安全标准及企业内部质量要求。

2.安全第一原则：优先选择资质齐全、信誉良好的供应商，确保原料来源可追溯，杜绝不合格及存在安全隐患的原料流入。

3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价、集中采购等方式，力求以最合理的价格采购，降低经营成本。

4.效率与规范原则：建立清晰、高效的采购流程，明确各岗位职责，确保采购过程规范、透明、有序。

5.合规合法原则：采购行为必须遵守国家相关法律法规，以及企业内部各项规章制度。

二、采购管理流程

（一）需求提出与汇总

1.申购：厨房根据菜单规划、库存状况及预估客流量，定期（如每日、每周）填写《食品原料申购单》，注明所需原料的品名、规格、数量、质量要求、建议品牌及期望到货时间，经厨房负责人审核签字后，提交至采购部门。

2.汇总与初步审核：采购部门收到各厨房申购单后，进行汇总整理，并结合仓库现有库存信息，对申购的合理性、必要性进行初步审核，避免重复采购或过量采购。

（二）采购计划制定与审批

1.制定采购计划：采购部门根据审核后的申购需求，结合市场供应情况、价格波动趋势及企业资金状况，制定详细的《采购计划书》，明确采购物品、数量、预计单价、供应商意向、采购方式及完成时限。

2.审批：《采购计划书》需按企业规定的审批权限进行报批。金额较小或常规物料采购，可由采购部门负责人审批；大额或特殊物料采购，需报请企业分管领导或总经理审批。

（三）供应商选择与评估

1.供应商资质审查：采购部门负责对备选供应商进行资质审查，要求提供营业执照、食品生产许可证（或食品经营许可证）、相关产品检验合格证明等文件，并对其生产能力、供货稳定性、质量保障体系、信誉状况及售后服务进行调查了解。

2.建立供应商名录：对审查合格的供应商，纳入《合格供应商名录》进行管理，并定期进行评估与更新。优先选择行业内口碑好、规模较大、有稳定供货能力的供应商。

3.询价与比价：对于主要原料或大额采购，应向至少三家及以上合格供应商进行询价，获取详细报价单（包括品名、规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式等）。采购人员需对报价进行横向比较，不仅比较价格，更要比较质量、服务及综合性价比。

（四）采购实施与合同签订

1.确定供应商：在综合评估价格、质量、信誉等因素后，确定最终供应商。对于长期合作或大额采购，应与供应商签订书面采购合同，明确双方权利义务、产品质量标准、数量、价格、交货方式、验收标准、违约责任等条款。

2.下达采购订单：采购部门根据审批通过的采购计划或申购单，向选定供应商下达《采购订单》，订单应清晰、准确，一式多联，分送供应商、仓库、财务等相关部门。

（五）到货验收与入库

1.到货通知：供应商按约定时间送货，仓库或指定验收人员应提前做好准备。

2.验收：

*数量验收：核对到货数量与采购订单是否一致，检查包装是否完好无损。

*质量验收：对原料的感官性状（如色泽、气味、形态、新鲜度）、规格型号、保质期（确保在合理期限内）等进行检查。对需要冷藏或冷冻的食品，检查其运输过程中的温度控制是否符合要求。

*证件验收：索取并查验随货同行的检验检疫合格证明、出厂检验报告等相关票证，做到票证齐全、票物相符。

3.入库：验收合格的原料，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，登记库存台账。对验收不合格的原料，应立即通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理（如退货、换货等），严禁不合格原料入库使用。

（六）付款结算

1.发票审核：财务部门收到供应商提供的发票后，应与采购订单、入库单、合同等原始凭证进行核对，确认无误后方可办理付款手续。

2.付款：根据合同约定的付款方式和期限，由财务部门安排付款。

（七）采购记录与档案管理

采购部门应建立健全采购档案，对采购计划、申购单、采购订单、供应商资质文件、报价单、合同、验收单、入库单、发票、付款凭证等相关资料进行整理、归档，确保采购过程可追溯。档案保存期限应符合相关法律法规要求。

三、采购管理制度

（一）供应商管理制度

1.定期评估：每季度或每半年对合格供应商进行一次综合评估，评估指标包括产品质量合格率、供货及时性、价格竞争力、售后服务水平等。

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