采购申请审批流程表单模板采购需求与供应商管理.docVIP

采购申请审批流程表单模板及供应商管理指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业（生产制造、服务、贸易等）的采购申请审批流程管理，涵盖从采购需求提出到供应商选择的全过程。典型应用场景包括：

日常运营采购：生产原材料、办公用品、低值易耗品等常规物资的采购申请；

项目专项采购：新产品研发、设备技改、市场活动等项目所需物资或服务的采购；

紧急采购：生产突发故障、客户临时需求等需快速响应的采购事项；

供应商引入与管理：新增供应商资质审核、现有供应商绩效评估等场景。

二、采购申请审批全流程操作指南

（一）需求部门发起申请

填写《采购需求申请表》

需求部门根据业务需求，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算总额、用途、交付时间等关键信息，并相关技术图纸、需求说明等附件。

注意事项：规格描述需清晰准确，避免“类似产品”等模糊表述；预算金额需符合公司财务制度，若超预算需提前说明理由。

部门负责人初审

需求部门负责人（如生产经理、行政主管）对采购需求的必要性、合理性进行审核，确认与部门工作计划的匹配度，签字确认后提交至采购部门。

（二）采购部门审核与供应商匹配

需求合规性审核

采购部门接收申请后，重点审核：

需求内容是否完整，附件是否齐全；

预算是否在部门权限范围内，超预算申请是否按规定流程审批；

采购品类是否属于公司集中采购目录（若有），需走集中采购流程的不得分散申请。

供应商信息匹配

现有供应商：从合格供应商名录中筛选符合需求的供应商，优先选择合作良好、绩效优秀的供应商；

新供应商：若需引入新供应商，要求需求部门提供供应商推荐资料（如营业执照、资质证书、产品样本等），采购部门初步审核资质后，启动供应商考察流程。

（三）财务部门预算与资金审核

财务部门对采购申请的预算金额、资金来源（如运营资金、项目资金）进行审核，确认：

预算是否已批复，资金是否可落实；

大额采购（如超过万元）是否需提交资金使用计划；

付款方式是否符合公司财务规定（如预付款比例、账期等）。

审核通过后，签署意见并反馈至采购部门。

（四）管理层审批（按采购金额分级）

根据采购金额大小，由不同层级管理人员审批：

小额采购（如≤5万元）：采购部门负责人审批；

中额采购（如5万-20万元）：分管副总/总监审批；

大额采购（如＞20万元）：总经理/总经理办公会审批。

审批重点：采购事项的战略匹配度、投入产出比、风险可控性等。

（五）供应商选择与合同签订

供应商比价/议价

采购部门向至少3家合格供应商发出询价单（紧急采购可适当减少数量），收集报价、交货期、售后服务方案等，进行综合比价（价格占比不低于40%，质量、服务、信誉等占比不低于60%），形成《供应商比价报告》。

确定供应商并签订合同

根据比价结果及审批意见，确定最终供应商，由采购部门起草采购合同，明确双方权利义务（如质量标准、交付时间、违约责任、验收标准等），经法务部门（若有）审核后，双方签字盖章。

（六）采购执行与验收

订单下达

采购部门根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确交货时间、地点、方式等，同步抄送需求部门及仓库。

到货验收

数量验收：仓库核对到货数量与订单是否一致，签署《到货清单》；

质量验收：需求部门联合质检部门（若有）按技术参数验收，出具《质量验收报告》；

异常处理：若数量不符、质量不合格，需在24小时内通知采购部门，供应商需在规定时间内退换货或赔偿。

付款结算

验收合格后，采购部门收集发票、《验收报告》《到货清单》等资料，提交财务部门办理付款手续。

（七）归档与供应商绩效评估

资料归档

采购部门将《采购需求申请表》《审批表》《合同》《比价报告》《验收报告》等资料整理归档，保存期限不少于3年（按公司档案管理规定执行）。

供应商绩效评估

每季度/年度，采购部门联合需求部门、质检部门对供应商进行绩效评估，指标包括：交货准时率、合格率、价格竞争力、服务响应速度等，形成《供应商绩效评估表》，作为后续合作或淘汰的依据。

三、采购申请审批表单模板及填写说明

（一）《采购需求申请表》模板

基本信息

填写内容

申请单号

由采购部门统一编制（如CG-2024-001）

申请部门

如：生产部、行政部

申请人

*某某

联系电话

（内部办公电话，无需填写真实手机号）

申请日期

YYYY-MM-DD

采购需求详情

物品/服务名称

如：A4复印纸、数控机床维修服务

规格型号/技术参数

详细描述（如：70g/m2，白色，500张/包；故障描述：主轴异响）

数量

如：10包；1次

预估单价（元）

如：35元/包；500元/次

预算总额（元）

如：350元；500元

用途说明

如：行政办公日常使用；生产线设备紧急维修

交付时间

如：YYYY-MM-DD前；YYYY-MM-DD前完成

紧急程度

□普通□