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工程项目招投标档案管理流程

工程项目招投标档案作为项目建设前期至关重要的基础性资料，详实记录了招投标活动的全过程，不仅是项目合法合规建设的重要凭证，也是后续工程管理、审计监督、经验借鉴乃至纠纷处理的关键依据。科学、严谨的招投标档案管理流程，是提升项目管理水平、防范廉政风险、保障各方合法权益的内在要求。本文将从实际操作角度出发，系统阐述工程项目招投标档案的规范化管理流程与要点。

一、招投标档案管理的基本原则与重要性

在探讨具体流程之前，首先需明确招投标档案管理应遵循的核心原则。这些原则是确保档案真实性、完整性、规范性和可用性的基石。

*真实性原则：档案内容必须真实反映招投标活动的客观过程和结果，杜绝虚假材料和人为篡改。这是档案的生命线。

*完整性原则：从项目立项到合同签订乃至后续质疑投诉处理的各个环节形成的具有保存价值的文件材料，均应纳入归档范围，确保档案的系统性和连续性。

*规范性原则：档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节都应遵循国家及行业相关法律法规和标准规范，确保档案管理行为的合规有序。

*安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损毁和丢失。

深刻理解并践行这些原则，是构建高效招投标档案管理体系的前提。忽视任何一项原则，都可能导致档案价值受损，甚至引发法律风险。

二、招投标档案管理的全流程解析

招投标档案管理并非简单的文件堆砌，而是一个贯穿于招投标活动始终的动态过程。

（一）前期准备与文件形成阶段：源头控制是基础

招投标档案的质量，从文件形成之初就已奠定。此阶段的核心任务是确保文件材料的规范生成。

1.项目立项与招标核准/备案文件：包括项目建议书批复、可行性研究报告批复、初步设计批复等立项文件，以及招标事项核准意见或备案登记表。这些是招投标活动合法启动的前提，需确保其完整有效。

2.招标方案与代理合同：若委托招标代理机构，需收集代理合同、代理机构资质文件。招标方案本身（包括招标方式、招标范围、标段划分等）的论证和审批过程记录也应妥善保管。

在此阶段，档案管理人员（或指定的兼职人员）应提前介入，对文件的格式、签署、编号等提出规范性要求，确保“边形成边规范”。

（二）文件收集与初步整理：全面及时是关键

随着招投标活动的推进，各类文件大量产生，及时、全面地收集是避免档案遗漏的关键。

1.招标公告与资格预审文件（如需）：包括在指定媒介发布的招标公告原件或截图、资格预审文件（如有）的发售记录。

2.投标人响应文件：包括投标人的资格预审申请文件（如有）、投标文件（正本、副本）、投标保证金缴纳凭证、投标人澄清或说明文件等。对于投标文件，需特别注意其密封性、签署的完整性以及是否在规定时间内递交。

3.开标前的答疑与补遗文件：所有针对招标文件的答疑、补遗通知，以及向所有潜在投标人的公开澄清文件，均需完整收集，并注明发送和接收情况。

此阶段的收集工作应责任到人，明确各环节文件的产生者即为第一责任人。对于电子文件，应明确存储路径、命名规则和备份要求。初步整理可按文件形成的时间顺序或文件类别进行，为后续系统整理打下基础。

（三）开标评标阶段文件管理：规范有序是核心

开标评标阶段是招投标活动的高潮，产生的文件具有极高的法律效力，其管理必须规范、严谨。

1.开标过程文件：包括开标记录表、出席开标会议人员签到表、投标文件密封性检查记录、唱标记录、开标异议及处理记录等。这些文件需如实、准确记录开标现场情况，并有相关人员签字确认。

2.评标过程文件：这是档案的核心机密部分。包括评标委员会组成人员名单及专家抽取记录、评标专家承诺书、评标标准和方法（与招标文件一致）、评标使用的表格、各评委的评审打分表、评标委员会集体评议记录、废标情况说明及依据、评标报告（初稿及审定稿）等。评标过程文件应严格保密，其形成和保管需符合保密规定，确保评标过程的独立性和公正性。

在此阶段，文件的形成应即时完成，避免事后补记。所有评标原始记录（如打分表）应妥善保存，不得涂改。

（四）中标与合同阶段文件管理：完整闭环是目标

中标通知书发出后，招投标活动进入收尾阶段，相关文件的收集标志着招投标档案的基本成型。

1.中标通知书：发出的中标通知书原件及送达回执。

2.未中标通知书（可选，但建议留存）：向未中标单位发出的未中标通知书或告知函。

3.合同文件：包括经双方签署的合同协议书、中标人的投标文件（作为合同组成部分）、招标文件（作为合同组成部分）、履约保证金缴纳凭证等。合同的签订是招投标成果的体现，其条款应与招标文件和中标人的投标承诺一致。

4.招投标情况书面报告：按规定向行政监督部门提交的招投标情况书面报告及备案回执。

（五）档案的系统整理、鉴定与保管：科学规