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行政文件标准化编写规范

一、规范制定的意义与目标

行政文件是企业内部管理的重要载体，其规范性直接影响信息传递效率、决策落地效果及组织形象。为统一文件格式、明确编写要求、提升行政文件质量，特制定本规范。通过标准化编写，可实现“格式统一、逻辑清晰、内容准确、归档便捷”的目标，为跨部门协作、制度执行及历史追溯提供可靠依据。

二、适用范围与核心场景

本规范适用于公司内部所有行政类文件的编写，包括但不限于：

制度类文件：如《考勤管理制度》《会议管理办法》等；

通知类文件：如会议通知、放假安排、工作部署等；

报告类文件：如工作总结、专项报告、请示等；

函件类文件：如跨部门协作函、对外联络函等；

会议纪要：各类工作会议的记录与决议文件。

三、标准化编写全流程

（一）准备阶段：明确文件定位与核心要素

确定文件目的与受众

明确文件要解决的问题（如规范考勤流程、传达会议精神）及接收对象（如全体员工、特定部门），保证内容贴合实际需求。

示例：若为“新员工入职培训通知”，受众应为新入职员工，目的为告知培训时间、地点及要求。

收集依据与背景信息

收集与文件相关的政策法规、公司现有制度、上级指示或会议决议，保证文件内容合规且与公司战略一致。

示例：制定《差旅费报销制度》时，需参考国家财税政策及公司财务管理办法。

规划文件结构与框架

根据文件类型设计逻辑框架，通常包括：标题、主送机关/发文范围、（背景/目的、具体内容、执行要求等）、附件（如有）、发文机关、日期等部分。

（二）起草阶段：内容规范与语言表达

标题规范

格式：“发文单位+文件事由+文种”（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”）；

要求：简洁明确，不超过30字，避免使用模糊或口语化表述（如“关于那个事的通知”不合规）。

编写

开头：说明发文背景、目的或依据（如“为规范公司会议管理，提高决策效率，根据《公司会议管理办法》，特制定本通知”）。

主体：分条列项阐述核心内容，条理清晰，层级分明（如使用“一、二、三”“（一）（二）（三）”“1.2.3.”等序号）；

结尾：提出执行要求、生效日期或联系方式（如“本通知自发布之日起执行，如有疑问请联系行政部*”）。

语言要求

使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“OK”等）；

表述准确，避免歧义（如“各部门需在3月15日前提交材料”需明确“3月15日24:00前”）；

逻辑连贯，段落间过渡自然，避免重复或矛盾。

附件处理

附件是文件的组成部分，需在末尾注明“附件：1.X；2.X”；

附件标题应与内容关联，且格式独立规范（如表格需有表头、单位、数据来源等）。

（三）审核阶段：合规性与准确性把控

自我审核

起草人完成初稿后，需检查：格式是否符合规范、内容是否完整、数据/日期是否准确、有无错别字等。

部门审核

涉及跨部门职责的文件，需提交相关部门负责人审核，重点确认：职责划分是否清晰、执行可行性是否存在问题（如《采购管理办法》需经财务部、采购部联合审核）。

法务/合规审核（如需）

涉及法律风险、合规要求的文件（如劳动合同、保密制度），需经法务部门审核，保证内容符合法律法规及公司合规要求。

领导审批

根据文件重要性，提交对应层级领导审批（如部门级文件由部门负责人审批，公司级文件由分管副总/总经理审批）；审批人需确认文件内容与公司战略一致、决策权限合规。

（四）定稿与印发

格式最终校对

审批通过后，按规范调整格式（字体、字号、行距、页码等），保证页面整洁、要素齐全（如发文机关需加盖公章，日期为阿拉伯数字“YYYY年MM月DD日”）。

印发与发布

通过公司内部渠道发布（如OA系统、公告栏、邮件），明确发布范围及生效日期；涉及机密或敏感信息的文件，需按保密规定限定传阅范围。

（五）归档管理

文件发布后，由行政部或指定部门统一归档，电子版存入文件管理系统（命名格式：“发文单位+文种+日期+版本”，如“公司_考勤管理制度V1.0”），纸质版按年度分类存放，保存期限按公司档案管理规定执行。

四、常用文件模板示例

（一）通知类文件模板

要素

内容要求

示例

标题

发文单位+事由+文种

公司关于2024年清明节放假安排的通知

主送机关

明确接收对象，顶格书写

各部门、全体员工：

开头

说明发文目的/依据

根据国家法定节假日安排及公司实际情况，现将2024年清明节放假安排通知

主体内容

分条列项说明具体安排（时间、事项、要求等）

一、放假时间：4月4日（星期四）至4月6日（星期六）放假，共3天。二、调休安排：4月7日（星期日）正常上班。三、注意事项：1.请各部门提前做好工作安排，保证假期前后工作衔接；2.放假期间注意安全，保持通讯畅通。

结尾

执行要求或联系方式

特此通知。如有疑问，请联系行政部*（电话：-X）。

发文机关

公司全称，加盖公章