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企业采购审批与验货操作手册

一、概述

本手册旨在规范企业采购全流程中的审批与验货环节，明确各岗位职责与操作标准，保证采购行为合规、高效，同时保障采购物资的质量与数量符合需求。手册适用于企业所有部门（含生产、行政、销售等）的采购活动，涵盖日常办公物资、生产原材料、固定资产等各类采购场景。操作中需遵循“先审批、后采购，先验货、后入库”的基本原则，保证责任到人、流程可追溯。

二、采购审批与验货适用场景

（一）日常办公类采购

包括办公用品（纸张、文具等）、低值易耗品（清洁用品、劳保用品等），单次采购金额在[具体金额，如1000元]以内，适用于各部门常规需求补充。

（二）生产类采购

涉及原材料、零部件、包装材料等直接用于生产的物资，需结合生产计划与库存情况发起采购，重点关注物资规格、质量标准与到货时效。

（三）固定资产类采购

如办公设备（电脑、打印机）、生产设备（机床、检测仪器等），单次采购金额较大（通常超过[具体金额，如5000元]），需进行资产评估与可行性分析，审批流程更严格。

（四）紧急类采购

因突发情况（如设备故障、临时任务）需立即采购的物资，需在申请中注明“紧急”原因，启动简化审批流程，但仍需保证验货环节规范。

三、采购审批与验货详细操作步骤

（一）采购申请发起

需求部门提交申请

申请人（*）根据部门需求，填写《采购申请单》（模板见第四章），详细注明：物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、到货时间及供应商（若有初步意向）。

附相关证明材料：如固定资产采购需附《资产购置申请表》，生产类采购需附《生产物料需求计划表》。

经部门负责人（*）审核签字后，提交至采购部。

采购部初审

采购专员（*）收到申请后，核对以下内容：

物资名称、规格是否清晰，数量是否合理；

预算是否在部门额度内，超预算需说明原因并附审批文件；

供应商信息是否完整（若未指定，需初步筛选3家以上合格供应商）。

初审通过后，按采购金额分级流转审批；初审不通过，退回需求部门修改。

（二）采购审批流程

根据采购金额与物资类型，审批权限分级如下（企业可根据自身规模调整）：

采购金额

审批人

1000元（含）以下

需求部门负责人（）+采购部负责人（）

1000-5000元（含）

需求部门负责人（）+采购部负责人（）+分管副总（*）

5000-20000元（含）

需求部门负责人（）+采购部负责人（）+分管副总（）+财务部负责人（）

20000元以上

需求部门负责人（）+采购部负责人（）+分管副总（）+财务部负责人（）+总经理（*）

操作说明：

审批人需在2个工作日内完成审批，紧急采购可缩短至1个工作日；

审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回需注明理由；

审批完成后，采购部留存《采购申请单》复印件，原件交财务部备案。

（三）供应商选择与订单下达

供应商确定

1000元以下采购：可从企业《合格供应商名录》中选择1家供应商，或通过比价（至少2家供应商报价）确定；

1000元以上采购：需进行询价（至少3家供应商），填写《供应商比价表》，附报价单作为审批附件；

单次采购金额超20000元或特殊物资（如进口设备）：需组织采购部、需求部门、财务部联合评审，确定最终供应商。

下达采购订单

采购专员（*）根据审批通过的《采购申请单》与供应商确定结果，制作《采购订单》，注明：订单号、物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准等。

《采购订单》需经采购部负责人（*）签字盖章后，扫描发送给供应商，并要求供应商在1个工作日内书面确认（盖章回传）。

（四）验货操作流程

验货准备

供应商送货前，采购专员（）需与需求部门确认到货时间，通知仓库管理员（）准备验货场地与工具（如秤、卡尺、检测仪器等）。

验货人员至少2人：仓库管理员（）负责数量与外观核对，需求部门专员（）负责质量与规格核对。

现场验货

核对单据：检查供应商随货附带的《送货单》《产品合格证》《检验报告》等资料是否与《采购订单》一致（订单号、物资名称、数量等）。

数量验收：

计件物资：当场清点件数，保证与订单数量一致；

计重物资：使用校准合格的衡器称重，误差需在±0.5%以内（行业标准或双方约定范围内）；

固定资产：需核对序列号，与采购订单一一对应。

质量验收：

外观检查：无破损、变形、锈蚀、污染等问题；

规格核对：与采购订单要求的型号、参数一致（如尺寸、功率、材质等）；

功能测试：对需通电、运行的设备（如电脑、生产设备），需当场通电测试，保证功能正常；

抽样检验：对于批量物资（如原材料、办公用品），按GB/T2828.2标准抽样，检验合格率需≥98%。

验货结果处理

验收合格：验货人员共同在《验货记录表》（模板见第四章）签字确认，仓库管理员（）办理入库手续，更新库存台账