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工程项目联系单模板与使用说明

在工程项目管理过程中，有效的沟通与协调是确保项目顺利推进的关键环节。工程项目联系单作为项目参与各方传递信息、明确责任、处理变更、解决问题的正式书面文件，其规范性和高效性直接影响项目管理的质量。本文旨在提供一套实用的工程项目联系单模板，并详细说明其使用方法，以期为项目管理人员提供有益的参考。

一、工程项目联系单模板

（一）联系单基本要素

一份标准的工程项目联系单应包含以下核心要素，以确保信息传递的完整性和可追溯性：

工程项目联系单

|栏目|内容要求|

|编号|由项目统一编制，格式可采用“XM-年份-月份-序号”或其他便于管理的方式，确保唯一性。|

|工程名称|填写当前项目的全称。|

|发件单位|填写发送联系单的单位全称，并加盖单位公章或项目专用章。|

|发件人|填写具体经办人姓名及联系方式（电话/邮箱），以便对方及时沟通。|

|收件单位|填写接收联系单的单位全称或部门。若涉及多个单位，应分别列出或明确主送与抄送。|

|收件人|尽可能填写对方项目负责人或具体对接人姓名，如不明确可填写“项目负责人”。|

|日期|填写联系单发出的日期，精确到日。|

|主题|简明扼要地概括联系单的核心内容或事由，如“关于XX部位施工做法的确认”、“关于XX问题的协调”等。|

|事由及内容|详细阐述发出本联系单的原因、背景情况、具体事项、涉及范围等。内容应条理清晰，逻辑严谨，必要时可分点说明。若涉及图纸变更、工程量增减等，需明确引用相关依据（如图纸编号、规范条款等）。|

|附件|如有相关支撑材料（如图纸、照片、检测报告、会议纪要等），应在此列出附件名称及份数。|

|期望回复|明确希望对方回复的内容、形式（如书面确认、意见反馈、解决方案等）及最晚回复期限。|

|签批栏|发件单位审批：部门负责人签字：__________项目经理签字：__________（单位盖章）br收件单位签收：签收人签字：__________日期：__________br收件单位回复：（此栏由收件单位填写具体意见、处理方案或结果，并经相关负责人签字盖章后反馈给发件单位）br负责人签字：__________（单位盖章）日期：__________|

二、工程项目联系单使用说明

（一）填写规范

1.信息准确完整：联系单中的各项信息，尤其是工程名称、发件/收件单位、日期、主题及核心内容，必须准确无误，避免歧义。涉及单位名称应使用全称。

2.事由清晰具体：“事由及内容”部分是联系单的核心，应开门见山，说明问题或事项的起因、现状、具体要求等。对于复杂事项，建议分点阐述，必要时可辅以图表说明，确保对方能够快速理解。

3.依据充分：提出的要求或变更，应尽可能提供相关合同条款、设计图纸、规范标准或会议决议等作为依据，增强说服力。

4.语言专业严谨：使用规范的工程术语和书面语言，表述应客观、中立、礼貌，避免使用模糊、口语化或带有情绪化的词语。

5.附件齐全：相关的图纸、照片、计算书等附件应随联系单一并提交，并在联系单中注明。附件应清晰可辨，必要时可进行编号。

6.签批手续完备：联系单发出前，必须履行发件单位内部的审批程序，相关负责人签字并加盖单位公章或项目专用章，以确保其严肃性和有效性。

（二）流转与管理

1.拟稿与审批：联系单一般由具体经办人拟稿，经部门负责人审核、项目经理（或单位负责人）批准后发出。重要或涉及重大变更、费用调整的联系单，需按单位内部管理流程履行更高级别的审批手续。

2.分发与签收：联系单应直接送达指定的收件单位或责任人。送达时，务必要求收件方在“收件单位签收”栏签字确认并注明日期，确保送达的有效性和可追溯性。可采用当面送达、挂号信、快递（保留凭证）或项目管理信息系统线上流转等