报关单证档案管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强我国报关单证档案管理，确保报关单证档案的完整、准确、安全，提高报关工作效率，根据《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于我国境内所有依法从事进出口业务的企业、报关企业以及其他有关单位。

第三条报关单证档案管理应遵循以下原则：

（一）依法管理，确保档案的合法性、真实性、完整性；

（二）集中管理，实行统一归档、统一保管、统一使用；

（三）分级管理，根据档案的重要性和保密程度进行分类管理；

（四）科学管理，采用现代化手段，提高档案管理效率；

（五）责任到人，明确档案管理人员的职责。

第二章档案范围

第四条报关单证档案包括以下内容：

（一）进出口货物报关单；

（二）进出口货物许可证；

（三）进出口货物合同；

（四）进出口货物装箱单、收发货单；

（五）进出口货物检验检疫证明；

（六）进出口货物运输单据；

（七）进出口货物保险单；

（八）其他与进出口业务相关的单证、文件。

第五条报关单证档案的收集范围包括：

（一）进出口货物报关单、许可证、合同等原始单证；

（二）进出口货物检验检疫证明、运输单据、保险单等证明文件；

（三）进出口货物收发货单、装箱单等内部单证；

（四）其他与进出口业务相关的单证、文件。

第三章档案归档

第六条报关单证档案的归档应当符合以下要求：

（一）归档单证应当齐全、完整，不得缺页、破损；

（二）归档单证应当按照规定的顺序排列，便于查阅；

（三）归档单证应当标注归档日期、归档人等信息；

（四）归档单证应当进行编号，建立档案目录。

第七条报关单证档案的归档程序：

（一）企业应当设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档工作；

（二）档案管理部门应当对归档单证进行审查，确保其符合归档要求；

（三）档案管理部门应当将归档单证按照规定的顺序排列，编制档案目录；

（四）档案管理部门应当将归档单证交由档案保管部门进行保管。

第四章档案保管

第八条报关单证档案的保管应当符合以下要求：

（一）档案保管部门应当具备良好的保管条件，确保档案的安全、完整；

（二）档案保管部门应当对档案进行分类、编号，建立档案检索系统；

（三）档案保管部门应当定期对档案进行检查，发现破损、丢失等情况及时报告；

（四）档案保管部门应当对档案进行定期消毒、防虫、防霉，确保档案的长期保存。

第九条报关单证档案的保管期限：

（一）进出口货物报关单、许可证、合同等原始单证，保管期限为10年；

（二）进出口货物检验检疫证明、运输单据、保险单等证明文件，保管期限为5年；

（三）进出口货物收发货单、装箱单等内部单证，保管期限为3年；

（四）其他与进出口业务相关的单证、文件，保管期限根据实际情况确定。

第五章档案利用

第十条报关单证档案的利用应当符合以下要求：

（一）档案利用应当遵循合法、合理、高效的原则；

（二）档案利用应当保证档案的完整、准确、安全；

（三）档案利用应当遵守档案保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；

（四）档案利用应当办理借阅手续，确保档案的归还。

第十一条报关单证档案的利用程序：

（一）档案利用者应当向档案管理部门提出借阅申请；

（二）档案管理部门应当对借阅申请进行审查，确保其符合档案利用要求；

（三）档案管理部门应当将档案提供给档案利用者，并要求其填写借阅登记表；

（四）档案利用者应当妥善保管档案，并在规定时间内归还。

第六章档案销毁

第十二条报关单证档案的销毁应当符合以下要求：

（一）销毁档案应当经过档案管理部门的审查批准；

（二）销毁档案应当采用符合国家规定的销毁方式；

（三）销毁档案应当记录销毁时间、地点、人员等信息；

（四）销毁档案应当确保档案的完整、安全。

第十三条报关单证档案的销毁程序：

（一）档案管理部门应当对拟销毁的档案进行审查，确认其符合销毁条件；

（二）档案管理部门应当将拟销毁的档案报送企业领导审批；

（三）企业领导审批通过后，档案管理部门应当组织销毁工作；

（四）销毁工作完成后，档案管理部门应当将销毁情况报告企业领导。

第七章责任与奖惩

第十四条企业应当建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责，加强对档案管理工作的监督和检查。

第十五条档案管理人员应当严格遵守本制度，认真履行职责，确保档案的完整、准确、安全。

第十六条对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

第十七条对违反本制度，造成档案损毁、丢失、泄露等行为的单位和个人，依法予以处理。

第八章附则

第十八条本制度由企业档案管理部门负责解释。

第十九条本制度自发布之日起施行。

（注：本制度为示例性质，具体内容可根据实际情况进行调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强报关单证档案管理，确保报关单证档