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汽车维修保养档案管理规范

汽车维修保养档案，作为车辆全生命周期健康与维修历史的忠实记录者，不仅是维修企业专业服务能力的体现，更是保障车主权益、提升车辆安全性与可靠性的关键依据。一套科学、规范的档案管理体系，能够为精准诊断、合理养护、责任追溯提供坚实的数据支撑。本规范旨在明确汽车维修保养档案的建立、内容、管理、利用及归档要求，以期提升行业整体服务质量与管理水平。

一、总则

1.1目的与意义

本规范旨在规范汽车维修保养档案（以下简称“档案”）的管理工作，确保档案信息的真实性、完整性、连续性和安全性，为车辆维修保养提供可靠依据，保护车主合法权益，促进维修行业的健康发展。

1.2适用范围

本规范适用于各类汽车维修企业（包括4S店、综合维修厂、专项维修店等）对其所承修车辆的维修保养档案的管理活动。

1.3基本原则

档案管理应遵循以下原则：

*真实性原则：档案内容必须如实反映车辆维修保养的实际情况，数据准确，记录规范。

*完整性原则：档案应包含车辆维修保养过程中的关键信息，确保信息链条的完整。

*规范性原则：档案的建立、填写、整理、归档、查阅等环节应符合本规范要求，做到条理清晰，格式统一。

*保密性原则：档案涉及车主隐私及车辆敏感信息，应采取有效措施确保信息安全，防止泄露。

*可追溯性原则：档案信息应能够清晰追溯车辆维修保养的历史过程、所用物料及操作责任人。

二、档案内容构成

汽车维修保养档案应至少包含以下核心内容：

2.1车辆基础信息

*车辆识别代号（VIN）

*号牌号码

*车型（品牌、型号、年款）

*发动机号

*购车日期

*初次登记日期

*燃料类型

*变速箱类型

*车身颜色

2.2客户信息

*车主姓名/单位名称

*联系电话

*联系地址（可选）

*电子邮箱（可选）

2.3维修保养记录信息

此部分为档案的核心，应按每次维修保养事件独立记录，主要包括：

*维修保养日期：精确到日。

*行驶里程：维修保养时的车辆里程数。

*维修保养类型：如定期保养、故障维修、事故修复、专项检测、美容装潢等。

*送修人及联系方式（若与车主信息不同）。

*故障描述/保养需求：车主陈述的故障现象或保养要求。

*诊断结果/保养项目确认：维修技师对故障的诊断结论，或与客户确认的保养项目清单。

*维修保养作业内容：详细记录实际执行的维修步骤、调整过程、更换的零部件名称及规格型号（若有）。

*零部件信息：主要更换零部件的品牌、规格型号、供应商信息（若有）、以及相关的质保信息。

*耗材信息：使用的润滑油、冷却液、制动液等耗材的品牌、规格型号及用量。

*检测数据：关键部位的检测数据记录，如四轮定位参数、缸压、油压等。

*竣工检验结果：维修保养完成后的检验结论，是否合格。

*维修技师及质检员信息：执行维修保养作业的技师姓名或工号，以及进行质检的人员信息。

*费用明细：各项维修保养项目的工时费、材料费、其他费用及总金额。

*结算方式及发票信息（可选，但建议记录）。

*车辆交接记录：交车时间、接车人签字。

2.4车辆健康状况评估

*历次维修保养中发现的潜在问题记录。

*针对车辆老化、性能衰减等方面的建议。

*重要部件的寿命预测及更换建议。

三、档案建立与管理

3.1档案建立

*车辆首次进店维修保养时，应立即为其建立档案。

*档案信息应尽可能从行驶证、购车发票、客户口述等多种渠道核实，确保准确无误。

*鼓励采用信息化管理系统建立电子档案，同时可根据需要保留关键纸质凭证的扫描件或复印件。

3.2档案填写与更新

*每次维修保养作业完成后，应在24小时内完成档案信息的更新。

*电子档案录入应确保数据准确，避免错输、漏输。

3.3档案查阅与复制

*建立档案查阅制度，明确查阅权限和程序。

*内部人员因工作需要查阅档案，需经相关负责人批准，并进行登记。

*车主或其授权人查阅本人车辆档案，应出示有效身份证明并进行登记。

*未经车主同意，不得向任何第三方泄露档案内容。

*档案原则上不得带出档案管理部门，确需复制的，须经批准并登记用途。

3.4档案保管与期限

*纸质档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。

*电子档案应定期备份，防止数据丢失。备份介质应妥善保管，并进行异地存放。

*档案保管期限自车辆最后一次维修保养之日起，不应少于车辆的法定报废年限。对于已报废车辆，其档案可再保留一定年限后按规定销毁。

*档案销毁应建立销毁清册，经企业负责人批准后，由两人以上监销，并在清册