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人力资源部门操作指南模板

——以新员工入职办理为例

一、适用范围与启动条件

本指南适用于企业人力资源部门（以下简称“HR”）处理新员工入职全流程操作，涵盖从入职前准备到入职后跟踪的标准化环节。

启动条件：

用人部门已通过审批流程，确认新员工录用结果（书面offer已发出）；

新员工已接受录用意向，并按要求提交入职所需基础资料；

HR完成入职前系统权限、办公资源等预配置准备工作。

二、详细操作流程

（一）入职前准备（提前1-3个工作日）

资料预审与确认

HR专员*接收新员工提交的入职资料（扫描件或照片），对照《新员工入职资料清单》（见配套工具表格）逐一核对，保证资料完整、清晰、有效（如身份证、学历学位证、离职证明等原件扫描件）；

资料缺失或存在疑问时，第一时间与新员工沟通补充，同步反馈至用人部门负责人*确认是否可接受延期补交。

入职信息登记与系统录入

在人力资源信息系统中创建新员工档案，准确录入基础信息（姓名、身份证号、联系方式、岗位、入职日期、薪资标准等）；

录入完成后，员工编号，同步至财务部（用于薪资核算）、行政部（用于办公资源调配）。

办公与系统权限准备

行政专员*根据新员工岗位需求，提前准备办公物资（工位、电脑、工牌、门禁卡等），并保证设备正常可用；

IT专员*根据岗位权限，开通企业邮箱、内部通讯工具（如企业/钉钉）、OA系统、业务系统等账号权限，设置初始密码并通过邮件/短信告知新员工。

入职安排通知

HR向新员工发送《入职通知书》（邮件/短信），明确入职时间、报到地点、需携带的原始资料、联系人及联系方式；

同步向用人部门负责人、行政部、IT部发送《新员工入职协同通知》，确认各环节对接人及准备事项。

（二）入职当天办理（工作日9:00-17:00）

接待与资料核验

新员工报到时，HR专员*热情接待，核对身份证原件与提交的扫描件是否一致，收集所有原始资料；

引导新员工填写《新员工入职登记表》（纸质版），保证信息与系统录入一致，本人签字确认。

劳动合同签订与社保公积金办理

向新员工出示《劳动合同》，逐条讲解合同条款（试用期、岗位职责、薪资结构、保密协议等），解答疑问；

双方签字盖章后，劳动合同一式两份，HR留存原件，新员工持复印件；

当日内完成社保、公积金增员手续，保证次月正常缴纳（如遇跨月，需提前3个工作日提交至属地社保/公积金中心）。

入职引导与部门对接

带领新员工熟悉办公环境（工位、会议室、茶水间、卫生间等），介绍团队成员；

陪同新员工至用人部门，与部门负责人完成工作交接，明确岗位职责、初期工作目标及带教人（由部门指定资深员工担任）；

向新员工发放《员工手册》《企业文化手册》等资料，组织阅读并签署《确认书》。

入职资料归档

将新员工所有原始资料（身份证复印件、学历证明、离职证明、入职登记表、劳动合同等）分类整理，存入员工档案袋，标注“入职资料”字样；

扫描所有资料至人力资源管理系统电子档案库，保证纸质与电子档案一致。

（三）入职后跟进（入职1周内）

试用期跟踪

入职第3天，HR专员*与新员工进行首次沟通，知晓入职适应情况（办公环境、团队氛围、工作内容等），记录问题并协调解决；

入职第7天，向用人部门负责人*反馈新员工初期表现，确认是否需要调整带教计划或工作内容。

信息完善与更新

如新员工入职后补充资料（如体检报告、银行卡信息等），及时更新至系统档案；

保证薪资核算部门已录入新员工银行卡信息，首月薪资发放前完成核对。

入职总结与反馈

入职满1周，HR整理《新员工入职反馈表》（含新员工、用人部门、带教人三方评价），分析流程中的问题，优化后续入职安排。

三、配套工具表格

表1：新员工入职资料清单

序号

资料名称

原件/复印件

备注（示例）

1

身份证

复印件（正反面）

需在有效期内，清晰显示地址

2

学历/学位证书

复印件

最高学历，如涉及学历认证需提供学信网证明

3

离职证明

原件

?加盖原单位公章，注明最后工作日期

4

近期体检报告

复印件

3个月内，含常规项目（肝功能、血常规等）

5

银行卡复印件

复印件

需为本人名下借记卡，标注开户行

6

社保/公积金转移单（如有）

原件

原单位已停缴的证明材料

表2：新员工入职登记表（节选）

基本信息

内容

姓名

性别

出生日期

身份证号

联系电话

紧急联系人及电话

现居住地址

学历

岗位名称

所属部门

入职日期

薪资结构

□基本工资+绩效奖金□其他

员工签字

日期

四、操作要点与风险规避

资料合规性

严格审核入职资料真实性，对学历、离职证明等关键信息有疑问时，可通过第三方机构核查（如学信网、背调公司），避免用工风险；

严禁收集与工作无关的个人信息（如婚姻状况、宗教信仰等），遵守《个人信息保护法》。

合同签订时效

自用工之日起1个月内必须签订书面劳动合同，逾期未签需支付双倍工资，