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企业行政流程化办公标准化指南

一、引言

为规范企业内部行政事务管理，提升办公效率，降低沟通成本，保证各项工作有序开展，特制定本指南。本指南涵盖企业日常行政核心流程，通过标准化操作、模板化工具及风险提示，为各部门提供清晰的行政工作执行规范，助力企业实现高效、合规的流程化办公。

二、适用范围

本指南适用于企业各部门及全体员工的行政事务管理，包括但不限于会议管理、文件审批、差旅管理、办公设备与物资管理等场景。新入职员工可依据本指南快速熟悉行政流程，各部门负责人可参考本指南规范团队行政操作，保证行政工作的一致性与规范性。

三、核心流程标准化操作

（一）会议管理标准化流程

会议是企业内部沟通、决策的重要形式，规范会议流程可提高会议效率，避免资源浪费。

1.会议申请与审批

步骤1：发起申请

申请人*需提前1个工作日通过OA系统或《会议申请表》（见模板1）提交会议申请，明确会议名称、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板等）。

步骤2：审批流程

部门内部会议：由部门负责人*审批；

跨部门会议：由部门负责人审核后，报分管领导审批；

全员会议或重要专题会议：需报总经理*审批。

审批通过后，申请人收到会议通知；若未通过，审批人需注明原因，申请人*修改后重新提交。

2.会议准备

步骤1：场地与物料准备

行政部根据审批结果提前预订会议室（确认设备可用性），申请人负责准备会议材料（如PPT、议程表），并于会议开始前30分钟送达会场。

步骤2：人员通知

申请人*通过OA系统、邮件或企业向参会人员发送会议通知，包含会议时间、地点、议程及需提前准备的资料。

3.会议召开与记录

步骤1：会议签到

参会人员需提前10分钟到场，在《会议签到表》（见模板2）上签字，特殊情况需提前向申请人*请假。

步骤2：会议主持

主持人（一般为申请人或指定人员）按议程主持会议，控制会议时间（一般不超过2小时），保证议题聚焦。

步骤3：会议记录

指定记录人（一般为申请人或部门助理）实时记录会议要点，包括决议事项、责任人及完成时限，会后24小时内整理形成《会议纪要》（见模板3），经主持人*审核后分发至参会人员及相关部门。

4.会议纪要与归档

步骤1：纪要分发

《会议纪要》需明确标注“抄送：行政部、财务部（涉及费用时）”，保证相关部门知晓决议内容。

步骤2：资料归档

行政部*于会议结束后3个工作日内，将《会议申请表》《会议签到表》《会议纪要》及会议材料电子版存入共享服务器“行政档案-会议管理”文件夹，纸质版分类存档保存期限不少于2年。

（二）文件审批标准化流程

文件是企业内部信息传递、决策下达的重要载体，规范文件审批流程可保证文件内容准确、合规，避免信息遗漏或错误。

1.文件发起与初审

步骤1：文件起草

起草人*根据工作需求起草文件（如通知、报告、制度等），保证内容逻辑清晰、数据准确、格式规范（参照企业《公文格式标准》）。

步骤2：部门初审

起草人将文件提交至部门负责人，部门负责人审核文件内容的真实性、合规性及部门内适用性，审核通过后签字；若需修改，注明修改意见，起草人修订后重新提交。

2.多级审核与签发

步骤1：分管领导审核

涉及跨部门业务或重要事项的文件，需由分管领导*审核，重点审核业务必要性、可行性及与其他部门的协调性。

步骤2：总经理签发

制度类文件、年度工作计划、重大决策文件等需报总经理*签发，签发时需明确文件生效日期及发放范围。

步骤3：文件编号与登记

行政部*对签发后的文件进行统一编号（如“行字〔2024〕号”），在《文件审批登记表》（见模板4）中记录文件名称、编号、起草人、签发人、发放范围等信息。

3.文件发放与归档

步骤1：文件发放

行政部根据签发范围通过OA系统、邮件或纸质版发放文件，并要求接收人在《文件发放签收表》（见模板5）上签字确认。

步骤2：归档管理

行政部*将文件电子版存入共享服务器“行政档案-文件管理”文件夹（按“年份-文件类型”分类），纸质版与《文件审批登记表》《文件发放签收表》一并存档，保存期限按企业档案管理规定执行（一般制度类文件长期保存，通知类文件保存3年）。

（三）差旅管理标准化流程

差旅是企业员工因公外出开展业务活动的重要形式，规范差旅流程可控制成本、提高出行效率，保证员工安全。

1.差旅申请与审批

步骤1：提交申请

员工*需提前3个工作日填写《出差申请单》（见模板6），注明出差人、部门、出差时间、地点、事由、行程安排及交通住宿预算（参照企业《差旅费用标准》）。

步骤2：审批流程

部门内短途出差（1天以内）：由部门负责人*审批；

跨部门或长途出差（1天以上）：由部门负责人审核后，报分管领导审批；

境外出差或重大客户拜访：需报总经理*审批。

审批通过后，员工*方可预订差旅票务；未通过需修改行程或预算后重新提交。