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文档编写与格式化输出标准模板
一、模板概述与核心价值
在各类组织与项目运作中，文档是信息传递、知识沉淀、流程规范的重要载体。一份结构清晰、格式统一的文档，不仅能提升信息传递效率，还能降低沟通成本，保证专业性与一致性。本模板旨在为不同场景下的文档编写提供标准化框架，通过规范内容结构、格式参数及输出要求，帮助编写者快速产出高质量文档，适用于企业内部报告、项目方案、技术手册、培训材料、对外宣传资料等多种场景。
二、适用范围与应用场景
（一）企业内部管理文档
包括但不限于年度工作总结、部门计划、会议纪要、流程说明、管理制度等，用于规范内部运作、同步工作进展、明确职责分工。
（二）项目全周期文档
涵盖项目立项报告、可行性分析、需求规格说明书、开发计划、测试报告、验收文档等，保证项目各阶段信息可追溯、责任可明确。
（三）技术知识沉淀文档
如API接口文档、产品使用手册、故障排查指南、技术白皮书等，为技术团队提供操作指引，为用户或合作伙伴传递准确的产品信息。
（四）对外沟通与宣传文档
包括合作方案、投标书、企业简介、产品宣传单页、新闻稿等，用于塑造专业形象、传递核心价值，提升外部受众对组织或产品的认知。
三、标准化操作流程与步骤
（一）第一步：明确文档类型与核心目标
确定文档类型：根据使用场景（如内部报告、技术手册等），选择对应的基础模板框架（见“四、模板结构规范”）。
定义核心目标：明确文档的核心用途（如“指导操作”“同步决策”“宣传推广”），保证内容始终围绕目标展开，避免信息冗余。
（二）第二步：填写基础信息项
在模板“文档基本信息表”（见“四、模板表格1”）中完整填写以下内容：
文档标题（简洁明了，概括核心内容，如“系统V2.0版本升级方案”）；
文档编号（按组织规则编写，如“QM-IT-2024-005”，代表“企管部-IT类-2024年-第5号”）；
版本号（初始版本为V1.0，修订后依次递增，如V1.1、V2.0）；
编写人、审核人、批准人（需填写姓名工号，如“编写人：（ZS001）”，审核人由部门负责人担任）；
创建/修订日期（格式：YYYY-MM-DD，如“2024-03-15”）；
密级（根据信息敏感度标注，如“内部公开”“秘密”“机密”）。
（三）第三步：搭建内容结构框架
根据文档类型，在模板“章节结构规范表”（见“四、模板表格2”）中对应章节填充内容，保证逻辑连贯：
核心章节优先：按“背景-目标-内容-结论”或“问题-分析-方案-效果”等逻辑顺序组织，避免章节交叉重复；
层级清晰：一级标题使用“一、”“二、”，二级标题使用“（一）”“（二）”，三级标题使用“1.”“2.”，最多不超过三级；
图表辅助：复杂内容需搭配图表（流程图、表格、示意图等），图表需编号（如图1、表1）并注明标题，在中明确引用（如“详见图1：业务流程图”）。
（四）第四步：格式化排版与样式统一
严格按照“格式化输出参数表”（见“四、模板表格3”）调整文档格式，保证视觉一致性：
字体与字号：标题用黑体（一级标题三号，二级标题四号，三级标题小四），用宋体小四，英文/数字用TimesNewRoman；
段落与行距：首行缩进2字符，行距1.5倍，段前段后间距0.5行；
页眉页脚：页眉左侧为文档标题，右侧为页码，页脚添加组织Logo（若有）及“内部资料，注意保密”字样（密级为“秘密”及以上时）；
特殊元素：重点内容可加粗（非斜体、非下划线），代码块用灰色底纹+等宽字体（如Consolas），表格采用三线表（无竖线，表头加粗）。
（五）第五步：内容审核与修订
自检：编写人对照模板检查基础信息完整性、章节逻辑性、格式统一性，重点核对数据、图表引用是否准确；
交叉审核：涉及多部门内容的文档，需发送至相关部门确认（如技术方案需技术部审核，涉及成本的需财务部确认）；
终审批准：由文档对应负责人（如部门经理、项目经理）终审，审核通过后更新版本号，方可输出。
（六）第六步：输出与归档
格式输出：根据文档用途选择输出格式（如内部正式文档用PDF，需编辑的用DOCX，对外宣传用PDF+JPG海报版）；
命名归档：按“文档编号-标题-版本号”命名（如“QM-IT-2024-005_系统升级方案_V2.0.pdf”），至组织指定文档管理系统（如[示例：企业Confluence平台]），并设置访问权限（依据密级）。
四、模板结构规范与表格示例
表1：文档基本信息表（必填项）
项目
填写规范示例
备注
文档标题
部门2024年Q1工作总结
不超过30字符，简洁明了
文档编号
QM-HR-2024-012
按组织规则编码，唯一标识
版本号
V1.0（初始）/V1.1（修订）
修订后版本号递增
编写人
（LS002）
需注明姓名工号
审核人
（WW003，人力资源部经理）
部门负责人或
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