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会议记录及行动项跟踪实施指南

引言

会议是企业沟通协作、推动决策的重要载体，而会议记录及行动项跟踪则是保证会议成果落地的核心工具。本指南旨在提供一套标准化的实施流程与工具模板，帮助团队高效记录会议关键信息、明确责任分工、跟踪任务进展，避免“议而不决、决而不行”的问题，提升会议协作效率与执行效果。

一、指南应用场景

本指南适用于各类工作场景中的会议记录与行动项管理，具体包括但不限于以下情况：

1.项目例会

项目团队定期召开进度同步会，需记录当前阶段成果、风险问题及下一步行动计划，保证项目按计划推进。

2.跨部门协作会议

多部门共同商议协作事项（如产品上线、流程优化），需明确各部门职责分工与交付时间，避免责任推诿。

3.问题解决专项会议

针对突发问题或复杂议题召开讨论会，需记录问题分析过程、解决方案及责任人，保证问题闭环处理。

4.决策审批会议

对重要事项（如预算审批、方案立项）进行决策，需记录决策依据、结论及后续执行要求，保证决策可追溯。

二、详细操作步骤

（一）会前准备：明确目标与分工

确认会议核心目标

会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应流程滞后问题”），避免会议主题发散。

准备会议材料与议程

提前1-2天分发会议议程（含议题、时间分配、参会人），让参会人提前准备相关材料（如数据报表、方案草案）。

若涉及决策事项，需提前同步背景资料，保证参会人有充分知晓。

指定记录人与跟踪人

记录人：负责记录会议关键信息（建议由非核心决策人员担任，保证专注记录）。

跟踪人：负责后续行动项的汇总、分发与跟踪（可由记录人或项目助理兼任）。

（二）会中记录：聚焦关键信息

会议记录需突出“决策结果”与“行动要求”，避免流水账式记录。核心内容包括：

会议基本信息

会议名称、日期、时间、地点（线上会议需注明平台及）

主持人、记录人、参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因

会议议程与讨论要点

按议程顺序记录各议题的讨论核心观点（重点标注分歧点与共识点，避免逐字记录发言）。

示例：“议题：客户投诉响应流程优化→讨论：当前平均响应时长48小时，销售部提出需增加‘紧急投诉绿色通道’，技术部建议优化系统自动分派功能→共识：优先开通绿色通道，同步启动系统优化评估。”

决议事项

明确每个议题的最终结论（需具体、可执行，避免“尽快研究”“原则上同意”等模糊表述）。

示例：“决议：自下月起，客户投诉响应时长缩短至24小时内，紧急投诉2小时内启动处理。”

行动项（核心内容）

对每个行动项需记录以下要素（建议用表格形式实时记录，会后整理）：

任务描述：具体做什么（如“制定紧急投诉处理细则”）

负责人：明确到具体人（避免“相关部门”，需标注“市场部经理**”）

截止日期：精确到“年-月-日”（如“2023-08-15”）

交付物：任务完成后的产出（如“《紧急投诉处理细则》V1.0版”）

依赖方：若任务需他人配合，需标注（如“需技术部提供系统支持”）

（三）会后整理：24小时内完成分发与确认

整理会议记录

记录人需在会后24小时内，根据会中记录补充完善信息（如补充讨论细节、核对行动项准确性），形成正式会议纪要。

会议纪要需语言简洁、逻辑清晰，重点突出“决议事项”与“行动项”，篇幅建议控制在2页以内（复杂会议可不超过3页）。

分发与确认

提前将会议纪要发给参会人确认（标注“请于X月X日前反馈修改意见，无异议视为确认”）。

确认后，通过邮件或企业协作工具（如钉钉、企业）正式分发，抄送相关人员（含上级领导、协作部门负责人）。

录入行动项跟踪系统

跟踪人需将所有行动项录入《行动项跟踪表》（模板见第三部分），同步给负责人及部门负责人，作为后续跟踪依据。

（四）行动项跟踪：保证闭环管理

定期更新状态

负责人需每周更新行动项进度（在跟踪表中标注“未开始”“进行中（需支持）”“已完成”“延期”），并简要说明进展（如“已完成初稿，待法务审核”）。

跟踪人每周汇总行动项状态，形成《行动项周报》，发送给项目组或相关管理层。

逾期预警与提醒

对距离截止日期不足3天的行动项，跟踪人需提前提醒负责人；

对已逾期未完成的行动项，跟踪人需及时向负责人及部门负责人反馈，分析原因（如资源不足、需求变更）并推动解决。

闭环验收

行动项完成后，负责人需提交交付物（如文档、邮件、系统截图），由跟踪人或指定人验收；

验收通过后，在跟踪表中标注“已完成”，并归档相关材料；若验收不通过，需明确修改要求并重新跟踪。

三、模板表格

表1：会议记录模板（示例）

会议基本信息

会议名称

2023年Q3产品迭代规划会

日期

2023年7月20日

时间

14:00-16:00

地点

公司3楼会议室A（线上：腾讯会议X）

主持人

产品部经理**

记录人

产品助理

参