采购申请审批流程管理模板供应商选择与成本控制.docVIP

采购申请审批流程管理模板：供应商选择与成本控制指南

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业（制造业、服务业、机构等）的日常采购管理场景，涵盖物料采购、服务外包、工程采购等多种类型。特别适用于需要规范化审批流程、科学选择供应商、有效控制采购成本的组织，具体包括：

常规采购：如生产原材料、办公用品、IT设备等计划性采购；

紧急采购：因生产突发状况、项目临时需求等导致的紧急采购；

项目采购：如新项目建设、设备改造等专项采购的供应商管理与成本控制；

战略采购：长期合作供应商的准入、评估与成本优化。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购申请发起：需求确认与预算初审

需求部门提报

需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》（模板见第三章），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等核心信息，并附上相关技术规格书或需求说明文档。

关键动作：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行初审，保证采购内容符合部门工作计划且预算在可控范围内。

输出物：《采购申请表》（需求部门负责人签字版）。

采购部门接收与复核

采购部门收到《采购申请表》后，1个工作日内完成复核，重点检查：

需求描述是否清晰、完整，技术规格是否明确；

预算金额是否符合公司采购预算管理规定（如超预算，需需求部门提交《预算调整申请》）；

采购类型（常规/紧急/项目）是否准确，是否适用本模板流程。

异常处理：若信息不全或预算超限，采购部门需在1个工作日内反馈需求部门补充材料或调整预算。

（二）采购审批流程：分级授权与合规性审核

根据采购金额、风险等级设定审批权限（示例参考下表），保证审批流程高效且符合内控要求。

采购金额（元）

审批层级

审批人职责

≤5,000

部门经理*

审批需求合理性、预算准确性

5,001-50,000

采购经理*

复核供应商选择方案、成本控制措施

50,001-200,000

财务总监*

审核预算匹配度、成本效益分析

＞200,000

分管副总*

审批战略供应商合作、重大成本决策

操作说明：

《采购申请表》按审批层级逐级流转，每个审批环节需在2个工作日内完成（紧急采购可缩短至1个工作日，需注明“紧急”字样并说明原因）；

审批过程中若需补充信息，由当前审批人退回需求部门或采购部门，重新提交后继续流转；

审批通过后，采购部门方可开展供应商选择工作；审批不通过，需书面说明原因并退回需求部门。

（三）供应商选择：寻源、评估与确定

供应商选择遵循“公平、公正、公开”及“质优价廉、服务优先”原则，具体步骤

供应商寻源

公开寻源：对于金额≥50,000元的采购项目，采购部门需通过公司合格供应商库、第三方招标平台（如采购网、行业招标平台）或公开招标方式邀请至少3家供应商参与报价；

定向寻源：对于金额＜50,000元或涉及特定技术/专利的项目，可从合格供应商库中选择1-3家优质供应商定向询价，需保留询价记录备查；

紧急采购：若因突发情况无法公开寻源，需经分管副总*审批同意后，可从过往合作供应商中快速选择，但需保证价格合理，事后补充说明原因。

供应商资质初审

采购部门对意向供应商的资质进行审核，重点核查：

营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）；

质量体系认证（如ISO9001）、环境/职业健康安全认证（如ISO14001，若适用）；

过往合作业绩（需提供合同复印件及客户评价）；

财务状况（近1年资产负债表、利润表，保证供应商具备履约能力）。

输出物：《供应商资质审查表》（采购专员签字、采购经理*审批）。

商务谈判与综合评估

采购部门组织技术部门、需求部门、财务部门组成谈判小组，对通过资质初审的供应商进行商务谈判和综合评估，评估维度包括：

价格：报价是否合理，是否批量折扣、付款账期等优惠；

质量：样品测试结果（若需）、质量保证措施、不良品处理流程；

交付：交货期、运输方式、应急交付能力；

服务：售后响应速度、技术支持、培训服务等；

合作意愿：长期合作潜力、配合度。

输出物：《供应商综合评估表》（谈判小组全体签字）、《采购谈判记录》。

供应商确定与公示

综合评分最高的供应商作为候选合作方，采购部门编制《供应商选择报告》，附评估结果、谈判记录等材料，按原审批流程报批。审批通过后，在公司内部公示3个工作日（涉及商业秘密的除外），无异议后确定为最终供应商。

（四）成本控制措施：预算锁定与动态监控

预算锁定与成本核算

采购部门根据最终供应商报价，结合运输费、保险费、税费等附加成本，核算采购总成本，填写《采购成本核算表》，保证总成本≤审批预算；

若因市场波动等原因导致成本超预算（±5%以内），需采购经理*审批；超预算5%以上，需重新启动审批流程。

合同签订与成本条款明确

与供应商签订采购合同时需明确以下成本控制条款：

价格固定条款：