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技术文档编写与审查指南

一、指南概述

本指南旨在规范技术文档的编写流程与审查标准，保证文档内容准确、结构清晰、符合行业规范，满足技术开发、产品交付、运维管理等场景的信息传递需求。通过标准化操作，降低沟通成本，提升团队协作效率，同时为技术沉淀与知识复用提供可靠载体。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本指南适用于公司内部所有技术类文档的编写与审查，包括但不限于：

技术方案设计文档（如架构设计、模块设计、接口设计文档）；

产品/系统操作手册（如用户操作指南、管理员维护手册）；

开发规范文档（如编码规范、Git提交规范、API接口规范）；

测试文档（如测试计划、测试用例、测试报告）；

运维文档（如部署手册、故障处理手册、监控配置文档）。

（二）典型应用场景

新产品研发阶段：需输出技术方案文档，明确系统架构、技术选型、接口定义等，供开发团队设计与评审；

系统迭代升级：需更新操作手册或部署文档，保证用户与运维人员掌握新功能或变更内容；

团队协作与知识传承：通过编写规范文档统一开发标准，减少新人学习成本，避免因人员流动导致技术断层；

项目交付与验收：需提供完整的技术文档包（如部署手册、接口文档），作为客户验收与后续维护的依据；

合规与审计：部分行业（如金融、医疗）需符合技术文档的留存与规范要求，文档需满足审计追溯需求。

三、技术文档编写全流程

（一）阶段1：需求分析与目标明确

明确文档目标

与需求方（产品经理、技术负责人、客户等）沟通，确定文档的核心目的（如“指导开发人员完成模块开发”“帮助用户快速上手系统”）；

输出《文档需求确认表》（可包含文档用途、受众、核心内容清单、交付时间等要素），由需求方签字确认。

定位受众群体

区分技术受众（开发、运维、测试）与非技术受众（产品、用户、管理层），调整内容深度与表达方式：

技术受众：侧重技术细节（如架构图、接口参数、算法逻辑），可使用专业术语；

非技术受众：侧重操作流程与功能说明，需简化技术描述，增加实例或图示。

梳理核心内容框架

根据文档类型，搭建基础框架（以“技术方案设计文档”为例）：

文档封面（含文档名称、版本号、编写人、审核人、日期）；

修订记录（版本号、修订日期、修订人、修订内容）；

目录；

文档概述（目的、范围、术语定义）；

需求背景（业务需求、用户痛点、项目目标）；

技术方案（架构设计、模块划分、接口定义、技术选型说明）；

实现计划（开发阶段、里程碑、资源投入）；

风险评估（技术风险、应对措施）；

附录（参考资料、术语表）。

（二）阶段2：内容撰写与素材整理

核心内容撰写规范

文字描述：语言简洁、准确，避免歧义；使用主动语态（如“用户按钮提交数据”而非“数据被用户通过按钮提交”）；

数据与参数：涉及量化指标（如接口响应时间、系统并发量）需标注来源（如“根据功能测试结果，平均响应时间≤200ms”）；

逻辑连贯性：章节间需有过渡句（如“基于上述架构设计，本章节将详细说明各模块的功能划分”），保证内容层层递进。

图表与可视化素材使用

图表类型选择：

架构图/流程图：使用Visio、draw.io等工具绘制，标注清晰（如模块名称、数据流向）；

接口文档：使用Swagger、Postman等工具接口表格，包含接口URL、请求方法、参数类型、参数说明、返回示例等；

数据统计：使用Excel、Tableau图表，需标注坐标轴含义、数据单位。

图表规范：图表需有编号（如图1-1、表2-1）和标题，中需引用（如“如图1-1所示，系统分为前端、服务端、数据库三层架构”）。

素材引用与标注

参考外部资料（如行业报告、开源文档）时，需注明来源（如“参考《RESTfulAPI设计指南（v1.0）》第3章”）；

内部文档（如需求文档、设计文档）需通过超或版本号关联，方便追溯。

（三）阶段3：初稿校对与格式统一

内容校对

自校：检查是否存在错别字、语句不通顺、逻辑矛盾等问题；核对图表编号与引用是否一致；

交叉校对：邀请同事（如参与项目的开发人员、产品经理）阅读文档，检查内容是否符合实际需求，是否存在遗漏。

格式标准化

字体与字号：用宋体五号，标题用黑体（一级标题三号、二级标题四号、三级标题五号）；

段落格式：行间距1.5倍，段前段后间距0.5行，首行缩进2字符；

页眉页脚：页眉含文档名称，页脚含页码（居中）、公司LOGO（可选）；

版本控制：文档命名规则为“文档名称_版本号_日期”（如“用户操作手册_V1.0），修订记录需详细记录每次修改内容。

四、技术文档审查标准化流程

（一）阶段1：审查前准备

组建审查小组

根据文档类型确定审查人员：

技术文档（如架构设计）：技术负责人、架构师、相关开发人员；

操作文档（如用户手册）：产品经理、测试人员、典型用户；

规范文档（如编码规范）：