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发票管理与签收流程标准范本

一、总则

1.1目的

为规范公司发票管理，确保财务运作的合规性、准确性与高效性，明确各环节职责，防范财务风险，保障公司资产安全，特制定本标准流程。

1.2适用范围

本流程适用于公司各部门及全体员工在日常经营活动中涉及的各类发票（包括但不限于增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票等）的获取、审核、签收、传递、报销、归档等管理活动。

1.3基本原则

1.合规性原则：严格遵守国家税收法律法规及公司相关财务制度，确保发票的取得、使用合法合规。

2.真实性原则：发票所反映的经济业务必须真实发生，票面信息与实际交易内容一致。

3.完整性原则：发票要素齐全，内容完整，字迹清晰，不得涂改、挖补。

4.及时性原则：发票应及时取得、及时传递、及时处理，避免因延误造成不必要的损失或风险。

二、职责分工

2.1经办人

1.负责在经济业务发生时，主动向对方单位索取合法、合规的发票。

2.对取得的发票进行初步审核，确保发票信息的真实性、完整性和合规性。

3.负责将审核无误的发票及相关附件（如合同、验收单、付款申请等）按规定流程提交审批。

4.配合财务部门处理发票相关的问题，如发票遗失、退回重开等。

2.2部门负责人/审批人

1.对本部门发生的经济业务及对应的发票真实性、必要性进行审核。

2.确保发票所对应的费用支出符合公司预算及相关管理制度。

3.在授权范围内对发票报销申请进行审批。

2.3财务部门

1.会计核算岗：负责对接收的发票进行合规性、准确性的专业审核，包括发票真伪查验、税率是否正确、抬头是否规范等。负责发票的账务处理和凭证制作。

2.资金管理岗：根据审批通过的发票及付款申请，办理资金支付手续。

3.档案管理岗：负责已报销/付款发票的整理、装订、归档和保管工作。

4.税务岗（如设有）：负责增值税发票的认证、抵扣工作，以及公司整体税务筹划和合规工作。

三、发票管理与签收流程

3.1发票的取得与初步审核

1.经办人在采购商品、接受服务或发生其他经济业务时，应向对方单位明确提出开具符合公司要求的发票，并提供准确的公司全称、纳税人识别号等开票信息。

2.经办人取得发票后，应立即对发票进行初步审核，主要包括：

*发票抬头是否为公司全称，纳税人识别号是否准确。

*发票日期、开票人、复核人、收款人等信息是否齐全。

*货物或应税劳务、服务名称是否与实际业务相符，数量、单价、金额是否正确，大小写金额是否一致。

*发票联次是否齐全（通常至少包括发票联和抵扣联，如为增值税专用发票）。

*发票是否加盖对方单位有效发票专用章，印章是否清晰完整。

*发票票面是否整洁，有无涂改、刮擦痕迹。

3.2发票的签收与登记

1.签收：

*对于通过邮寄或专人送达的发票，接收人（通常为经办人或部门指定人员）应在对方的送达回执上签字确认，或在公司内部的《发票签收登记表》上进行签收。

*签收时应核对发票的种类、份数、金额等与送达信息是否一致。

2.登记：

*建议设立《发票签收登记表》，详细记录发票的接收日期、发票种类、发票代码、发票号码、开票日期、开票单位、金额、接收人、事由等关键信息。

*电子发票可建立电子台账进行管理，确保可追溯。

3.3发票的审批与传递

1.经办人在完成初步审核和签收登记后，应将发票连同相关的支持性文件（如采购订单、合同复印件、验收报告、费用报销单等）整理齐全，按照公司规定的审批权限和流程，提交给部门负责人或相关审批人进行审批。

2.部门负责人/审批人对业务的真实性、合理性进行审核并签字。

3.审批通过后，经办人将全套资料提交至财务部门进行专业审核。

3.4财务部门审核

1.财务部门会计核算岗收到发票及相关资料后，进行如下审核：

*合规性审核：审核发票的真伪（可通过税务官网或查验平台进行）、发票类型是否符合规定、税率或征收率是否正确、是否属于可抵扣范围等。

*完整性审核：审核支持性文件是否齐全、与发票内容是否匹配、审批手续是否完备。

*准确性审核：审核发票金额计算是否正确，与相关合同、订单金额是否一致。

2.审核无误的，进入付款或报销流程；审核发现问题的，退回经办人，并说明原因，要求其补充或更正。

3.5发票的付款

1.财务部门根据审批通过的发票及付款申请，按照公司资金管理规定和付款周期，安排资金支付。

2.付款完成后，财务人员应在相关凭证上记录付款信息。

3.6发票的归档与保管

1.已完成付款或报销的发票，由财务部门档案管理岗负责整理，与相应的记账凭证、付款凭证等一同装订成册。

2.按照会计档案管理规定进行归档和保管，确保发票的安