项目管理文档归档模板项目资料与成果展示版.docVIP

项目管理文档归档模板（项目资料与成果展示版）

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类项目管理过程中的文档系统化归档与成果结构化展示，涵盖IT研发、工程建设、产品迭代、活动策划等多类型项目（如企业内部系统升级项目、市智慧园区建设项目、品牌新品上市项目等）。核心使用场景包括：

项目全周期资料管理：从项目启动到收尾各阶段文档的标准化收集、分类与存储；

团队协作与信息同步：为项目组成员、管理层、客户/监理方提供统一查阅入口，保证信息透明；

项目复盘与知识沉淀：通过归档资料追溯项目决策过程、问题解决路径，为后续项目提供经验参考；

成果交付与合规审计：满足项目验收、审计检查及成果移交的文档完整性要求。

适用角色包括项目经理、资料管理员、项目组成员、客户对接人*及审计人员等。

二、文档归档全流程操作指南

（一）项目启动阶段：归档框架搭建

明确归档范围与标准

项目启动会中，由项目经理*组织团队确认需归档的文档类型（如立项报告、会议纪要、合同、技术方案等）及命名规则（示例：“项目编号-文档类型-版本号-日期”，如“P202405001-立项报告-V1.0）；

制定《文档分类标准表》（见本文档“核心模板表格”），明确文档分类逻辑（按项目阶段/职能领域划分）。

搭建归档目录结构

以项目为单位创建总文件夹，按“项目阶段-文档类型”创建子文件夹（示例：“P202405001项目/01-启动阶段/立项文件”“P202405001项目/02-规划阶段/进度计划”）；

电子文档存储于企业共享服务器（如云盘/局域网共享盘），纸质文档统一存放于项目档案柜。

（二）项目执行阶段：动态收集与分类

文档提交与登记

项目组成员在完成关键文档（如周报、技术方案、变更申请）后，1个工作日内提交至对应归档目录，并同步填写《文档提交与跟踪表》（见本文档“核心模板表格”），记录文档编号、提交人、提交日期、版本号等信息；

资料管理员*每日核查共享目录，保证新提交文档及时归类，未按要求提交的文档提醒责任人补充。

版本管理与更新

文档修订时需更新版本号（如V1.0→V1.1），并在文件名中标注最新版本，历史版本保留至文档归档完成后统一清理（仅保留最终版）；

涉及多方评审的文档（如设计方案），需保留“评审意见版”“修订确认版”等关键版本。

（三）项目监控阶段：完整性审核与动态更新

定期文档检查

项目经理*每周组织文档归档复盘，对照《项目文档清单》（见本文档“核心模板表格”）核查文档完整性，缺失文档需明确责任人及补交时限；

对客户/监理方提供的反馈文档（如整改通知、验收意见），需在收到后2个工作日内归档并标注“外部反馈”标签。

变更文档追溯

项目范围、进度、成本等发生变更时，变更申请单、变更审批记录、变更实施方案等关联文档需同步归档，保证变更过程可追溯；

在《文档提交与跟踪表》中标注“变更关联文档”，至原文档及变更后版本。

（四）项目收尾阶段：系统整理与成果固化

最终版文档审核

项目组对照《项目验收标准》，逐项确认归档文档的完整性、准确性与规范性，重点审核技术成果（如图纸、代码、报告）、验收文件（如验收报告、客户签字确认单）及结算资料（如发票、成本台账）；

由项目经理、技术负责人、客户代表*共同签署《文档归档审核表》，确认归档文档符合移交要求。

文档编号与装订

对最终版文档进行统一编号（编号规则：“项目编号-文档分类代码-流水号”，如“P202405001-01-001”），其中“文档分类代码”参照《文档分类标准表》；

纸质文档按编号顺序装订成册，加装封面（含项目名称、编号、归档日期、密级）、目录及页码，电子文档刻录成光盘或至指定档案管理系统。

（五）成果展示与移交：价值输出与长效利用

成果分类展示

按“过程性成果”（如会议纪要、进度报告）与“交付性成果”（如最终产品、技术专利、获奖证书）两类整理成果清单，制作《项目成果展示表》（见本文档“核心模板表格”）；

交付性成果需附成果说明（如功能简介、创新点、应用价值），并标注存放位置（如服务器路径、档案柜编号）。

移交与归档

向客户/监理方移交成果时，填写《归档移交记录表》（见本文档“核心模板表格”），双方签字确认；

企业内部档案管理部门接收文档后，出具《档案接收证明》，项目组留存复印件作为项目完结依据。

三、核心模板表格清单

（一）项目基础信息表

项目名称

项目编号

所属部门

项目经理*

项目起止时间

项目周期

核心参与部门

客户单位*

项目目标简述

主要交付成果

文档密级（公开/内部/秘密）

资料管理员*

（二）文档分类目录表

文档大类

文档子类

包含文档示例

归档责任人

保存期限

启动阶段

立项文件

立项申请书、可行性研究报告、批复文件

项目经理*

长期

合同文件

主合同、补充合同、附件

采购专员*

长期

规划阶段