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采购供应商筛选及合同管理流程表

一、适用场景与价值

本流程表适用于各类企业（含制造业、服务业、贸易公司等）的采购部门，用于规范供应商从初步筛选到合同签订及后续管理的全流程操作。当企业面临以下需求时，可借助此流程表提升管理效率：

需建立标准化供应商准入机制，保证合作方资质合规；

需通过多维度评估筛选优质供应商，降低采购风险；

需规范合同条款拟定与审批流程，避免法律漏洞；

需跟踪合同执行情况，保证采购目标达成（如交期、质量、成本控制等）。

通过系统化管理，可实现供应商资源优化、采购流程透明化及合同风险可控化，最终支撑企业降本增效与战略目标实现。

二、全流程操作步骤详解

（一）供应商信息收集与初步筛选

操作目标：广泛收集潜在供应商信息，建立初步候选池。

步骤说明：

信息来源渠道：通过行业展会、招标平台、供应商自荐、同行推荐、行业协会等渠道收集供应商基本信息，包括企业名称、主营业务、注册资本、成立年限、联系方式等。

初步筛选标准：根据采购需求（如物料类型、服务范围、采购金额）设定基础门槛，剔除明显不符合要求的供应商，例如：

无相关经营资质（如营业执照、行业许可证）；

注册资本低于采购项目最低要求（如大型设备采购需注册资本≥500万元）；

近3年有重大违法违规记录或重大诉讼案件。

输出成果：形成《潜在供应商名单》，至少包含10-15家候选单位，为后续资格预审做准备。

（二）供应商资格预审

操作目标：验证候选供应商的基本履约能力，排除资质存疑企业。

步骤说明：

资质文件要求：向《潜在供应商名单》中的供应商索取以下资料（加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；

近1年财务报表（资产负债表、利润表，判断企业财务健康状况）；

近2年同类项目合作案例（合同关键页复印件，含合作方评价）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如委托业务代表办理）。

审核流程：

采购专员*整理资质文件，对照《供应商资格预审表》（见表1）逐项核查；

采购经理*组织相关部门（如质量部、技术部）对供应商行业资质、案例真实性进行交叉验证；

对通过预审的供应商，标注“合格”并进入下一环节；未通过的，书面说明原因并反馈供应商。

输出成果：《供应商资格预审表》，确定5-8家合格供应商进入现场考察环节。

（三）供应商现场考察

操作目标：实地验证供应商的生产能力、质量管控水平及履约环境。

步骤说明：

考察团队：由采购经理牵头，技术专员、质量专员、财务专员共同参与，保证多维度评估。

考察重点内容：

生产/服务能力：生产设备先进性、产能是否满足订单需求、服务流程规范性（如服务类企业的团队配置、响应机制）；

质量管控：质检流程是否完善（如原材料入库检验、过程巡检、成品出厂检验）、有无质量应急预案；

财务状况：实地核查办公/生产场地稳定性、员工薪酬发放情况，辅助判断财务数据真实性；

合作意愿：沟通合作细节（如供货周期、价格调整机制、售后保障），评估配合度。

考察输出：现场填写《供应商现场考察记录表》（含照片、访谈记录），考察结束后3个工作日内完成考察报告，明确“推荐合作”“暂缓合作”或“淘汰”结论。

（四）供应商综合评估与选定

操作目标：通过量化评分筛选出最优合作方，保证决策科学性。

步骤说明：

评估指标设计：根据采购项目特点设置评分维度及权重（示例）：

价格竞争力（30%）：对比3家以上供应商报价，取最低价基准分，其他按比例折分；

质量保障能力（25%）：质量认证情况、质检设备、客诉率（低分优先）；

交付及时率（20%）：历史订单平均交付周期、应急供货能力（短周期优先）；

技术与服务支持（15%）：技术团队实力、售后响应速度（如24小时内响应）；

企业信誉（10%）：行业口碑、合作稳定性、有无不良记录。

评分流程：

评估小组依据《供应商评估打分表》（见表2）对通过考察的供应商独立打分，去掉最高分和最低分后取平均分；

采购经理*汇总评分结果，结合战略需求（如长期合作优先、本地供应商优先）提出拟合作供应商建议。

审批决策：

采购金额≤50万元：采购经理*审批；

50万元＜采购金额≤200万元：采购总监*审批；

采购金额＞200万元：提交总经理办公会审批。

输出成果：《供应商评估报告》及《供应商选定审批表》，确定最终合作供应商。

（五）合同谈判与拟定

操作目标：明确双方权利义务，规避合同条款风险。

步骤说明：

谈判准备：采购专员*整理谈判要点，包括价格、付款方式、交货期、质量标准、违约责任、知识产权等，形成《合同谈判清单》。

谈判执行：由采购经理带队，法务专员（如有）、技术专员*参与，与供应商就核心条款逐项协商，保证条款清晰、无歧义（如“验收标准”需引用具体国标/行标，“违约金”需明确计算方式）。