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业务合同标准化模板及签订流程指南

一、适用范围与业务场景

本指南适用于企业各类业务合同的标准化管理及签订全流程，涵盖但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务采购等；

销售类合同：产品销售、服务外包、定制开发等；

合作类合同：项目合作、联营合作、技术协作等；

其他业务合同：租赁、委托、加工等需通过书面形式明确权利义务的业务场景。

通过标准化模板与流程规范，可提升合同拟定效率、降低法律风险、保证条款一致性，适用于企业内部业务部门、法务部门及合作方对接人员。

二、标准化签订流程详解

（一）需求发起与内部审批

需求提报：业务部门根据合作需求，填写《合同审批单》（见附件1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素，附上合作方初步资料（如营业执照复印件、合作意向书等）。

部门审核：业务部门负责人对合同需求的合理性、必要性进行审核，签署意见后提交至法务部门（或指定合规部门）。

法务预审：法务部门重点审核合同主体资格、核心条款合法性、风险点，提出修改意见并反馈至业务部门；重大合同需同步提交至管理层审批。

（二）合同模板选择与初步拟定

模板匹配：根据业务类型（采购/销售/合作等），从企业《合同模板库》（见附件2）中选择对应标准模板，避免使用非模板合同（除非特殊业务且经管理层特批）。

信息填写：严格按照模板要求填写基础信息，包括：

合同编号（规则：年份-业务类型-部门简称-序号，如2024采-销-001）；

双方全称（与营业执照一致）、法定代表人/负责人、地址、联系方式；

合同标的、数量、质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式；

违约责任、争议解决方式（优先约定企业所在地法院管辖）、保密条款等。

注：人名、职务等需用“”代替，如“甲方联系人：”，“乙方授权代表：经理”。*

（三）条款审核与修订完善

业务部门复核：业务部门对照合作意向，审核条款是否与实际需求一致，重点关注标的描述、交付要求、付款节点等业务条款。

法务终审：法务部门对合同条款进行全面合法性审查，重点修订：

模糊表述（如“尽快”“合理范围”等，需量化明确）；

免责条款（避免因格式条款导致条款无效）；

违约责任对等性（避免单方面加重己方责任）；

知识产权、保密等特殊条款（根据业务性质补充）。

双方沟通：业务部门与法务部门共同将修订后的合同与对方沟通，达成一致后形成最终文本。

（四）合作方主体资格审查

签订前，务必对合作方主体资格进行核实，避免与无资质或超范围经营主体合作，需查验：

营业执照：确认是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务、是否被吊销/注销；

授权文件：若对方签约人为非法定代表人，需提供《授权委托书》（见附件3），明确授权范围、权限及有效期，并核对授权人身份证明；

特殊资质：如涉及食品、医药、建筑等特殊行业，需查验对方行业许可证件（如食品经营许可证、建筑施工资质证书等）。

审查结果需记录在《对方资质审查表》（见附件4）中，由审查人签字确认。

（五）正式文本拟定与签署盖章

文本打印：根据最终审核意见，使用企业官方模板打印合同文本，保证份数满足双方留存及备案需求（一式X份，根据实际需要确定）。

签署规范：

双方加盖公章或合同专用章（优先公章，印章需清晰可辨，骑缝章需加盖多页合同）；

法定代表人/授权人签字，签字需与身份证姓名一致，字迹清晰；

填写签署日期（与盖章日期一致，避免倒签）。

文本交换：双方各执正本一份，副本由业务部门、法务部门、财务部门（涉及款项支付时）分别存档。

（六）合同交付认领与归档管理

内部分发：业务部门在合同签署后1个工作日内，将合同正本及附件提交至法务部门编号、登记，随后分发至相关部门（如财务部门用于付款依据、仓库部门用于收货依据）。

电子归档：将合同扫描件（含签署页）及《合同审批单》《对方资质审查表》等材料至企业合同管理系统，按合同编号分类存储，保证可追溯；

纸质归档：合同正本由法务部门统一存入档案柜，保存期限不低于合同履行完毕后5年（涉及争议的保存至争议解决完毕）。

三、合同核心条款模板（节选）

（一）采购合同核心条款模板

合同编号：_________

甲方（采购方）：*公司

法定代表人/负责人：*

地址：*

联系方式：*

乙方（供应方）：*公司

法定代表人/负责人：*

地址：*

联系方式：*

鉴于：甲方因生产经营需要，向乙方采购货物/服务，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，达成如下协议：

货物/服务信息

货物名称/服务项目

规格型号

单位

数量

单价（元）

总价（元）

质量标准

交付时间

交付地点

价款支付

2.1本合同总价款为人民币（大写）：_________（￥_________），含税/不含税（含税请注明税率）。

2.2付款方式：□银行转账□承兑汇票□其他（_________）

2.3