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人力资源管理系统操作手册

前言

本手册旨在规范人力资源管理系统的操作流程，帮助人力资源部门及相关人员高效完成员工管理、考勤、薪酬、招聘等日常工作。手册内容基于系统功能模块设计，涵盖操作场景、详细步骤、模板参考及注意事项，适用于企业HR专员、部门负责人及系统管理员等角色。使用前请保证已获取系统访问权限及基础操作培训，如有疑问请联系系统管理员。

一、系统概述

1.1功能模块总览

人力资源管理系统覆盖员工全生命周期管理，核心模块包括：员工信息管理、考勤管理、薪酬管理、招聘管理、培训管理、报表分析等。各模块数据互通，支持信息实时同步与流程审批，保证人力资源管理流程标准化、数据可视化。

1.2系统登录与界面介绍

登录入口：打开浏览器，输入系统访问地址（企业内网指定路径），使用工号及密码登录，首次登录需修改初始密码。

主界面布局：顶部为导航栏（含各模块入口），左侧为功能菜单栏，中间为数据展示区，右侧为快捷操作面板（如待办事项、消息提醒）。

二、核心功能操作指南

2.1员工信息管理（入职与档案维护）

适用场景

新员工入职信息录入与档案创建

员工在职信息变更（如岗位调整、联系方式更新）

员工离职档案归档

操作步骤

【新员工入职信息录入】

进入模块：登录系统，左侧“员工信息管理”→“员工入职登记”。

填写基本信息：

必填项：员工姓名（小王）、性别、出生日期、身份证号（）、学历、入职岗位、所属部门、入职日期、劳动合同期限。

选填项：紧急联系人、联系电话、银行卡号（用于薪酬发放）。

附件：扫描身份证复印件、学历证书、劳动合同等文件（支持PDF/JPG格式，单个文件不超过5MB）。

提交审批：“提交”，流转至部门负责人审核→HR专员复核→系统自动员工工号。

结果查询：在“入职审批记录”中查看审批进度，审核通过后员工信息自动同步至员工档案库。

【员工信息变更】

发起变更：在“员工档案查询”中找到目标员工（**），“信息变更”→“岗位调整”。

填写变更信息：原岗位、新岗位、调整生效日期、调整原因（如“内部晋升”）。

审批流程：提交后由部门负责人审批→HR专员确认，系统自动更新员工岗位信息及考勤权限。

模板参考

员工基本信息表（节选）

序号

字段名称

填写要求

示例值

1

姓名

与身份证一致

**

2

工号

系统自动

EMP2024001

3

所属部门

选择部门全称

市场部

4

入职日期

格式YYYY-MM-DD

2024-03-01

5

劳动合同期限

单位：年/月

3年

6

银行卡号

用于薪酬发放，需校验

622208

注意事项

身份证号、银行卡号等敏感信息需加密存储，严禁外泄；

信息变更需经审批流程完成后生效，避免手动修改导致数据不一致；

员工离职后，档案需在“离职管理”模块中标记“已归档”，非授权人员无法查看。

2.2考勤管理（打卡与异常处理）

适用场景

员工日常考勤打卡（上班/下班/加班）

考勤异常数据补卡（迟到、早退、漏打卡）

月度考勤统计与报表

操作步骤

【员工日常打卡】

打卡方式：通过企业/钉钉小程序或系统网页端，使用工号+密码/人脸识别打卡。

打卡时间：

上班：09:00前（弹性考勤制可设置时段，如08:30-09:30）；

下班：18:00后；

加班：需提前在“加班申请”模块提交审批，打卡时选择“加班”类型。

打卡记录查询：在“我的考勤”中查看每日打卡状态，异常记录标红显示。

【考勤异常补卡】

发起申请：登录系统，“考勤异常处理”→“补卡申请”。

填写信息：选择日期、打卡类型（上班/下班）、异常原因（如“交通拥堵”）、证明材料（如截图、照片）。

审批流程：提交至部门负责人审批→HR专员审核，审核通过后考勤记录自动修正。

【月度考勤统计】

报表：每月最后1个工作日，HR专员进入“考勤统计”→“月度报表”，选择统计月份（如2024年3月）。

核对数据：系统自动汇总应出勤天数、实际出勤天数、迟到/早退次数、加班时长等，导出Excel表格。

确认存档：核对无误后，提交财务部门作为薪酬核算依据，并在系统中标记“已确认”。

模板参考

月度考勤统计表示例

员工工号

员工姓名

部门

应出勤天数

实际出勤天数

迟到次数

早退次数

加班时长（小时）

考勤状态

EMP2024001

*

市场部

22

21

1

0

8

正常

EMP2024002

*

技术部

22

20

0

2

12

异常

注意事项

补卡申请需在异常发生后3个工作日内提交，逾期将不予处理；

加班打卡需提前审批，未审批的打卡记录不计入有效加班；

考勤报表后需及时核对，保证数据准确，避免影响薪酬核算。

2.3薪酬管理（核算与发放）

适用场景

月度薪酬数据核算（基本工资、绩效、奖金、社保等）

薪酬发放状态查询与异常处理

薪酬结构维护与调整

操作步骤

【月度薪酬核算】

导入基础数据：登录系统，