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公司合同管理流程规范及制度文档

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据国家相关法律法规及公司章程，结合公司实际情况，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构对外签订的各类合同、协议、意向书及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的管理。公司内部管理类文件不适用本制度。

1.3基本原则

合同管理遵循以下原则：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

2.平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，意思表示真实，遵循公平原则确定各方权利义务，恪守诚实信用。

3.风险控制原则：合同管理应贯穿于合同生命周期的各个环节，有效识别、评估和防范法律风险、商业风险。

4.效益优先原则：在合法合规和风险可控的前提下，追求合同利益最大化，提升公司经济效益。

5.统一管理与分级负责相结合原则：公司对合同实行统一规范管理，各业务部门及相关人员在各自职责范围内负责具体合同事务。

第二章合同管理流程

2.1合同发起与准备

1.需求提出与初步洽谈：业务部门根据工作需要，经部门负责人批准后，可与合作方进行初步商务洽谈，明确合作意向、主要合作内容、大致权利义务等。

2.信息收集与风险评估：业务部门负责收集合作方的基本信息（如营业执照、相关资质证明、信用状况等），并对合作项目的可行性、潜在风险进行初步评估。必要时，可寻求法务部门或其他专业部门的支持。

3.合同立项：对于重大或复杂的合同，业务部门应提前进行立项，明确项目负责人、预算、预期效益等，并按公司规定履行立项审批程序。

2.2合同起草

1.起草主体：原则上，合同由业务部门根据洽谈结果及公司相关要求负责起草。对于标准合同文本，应优先使用公司发布的标准模板。涉及重大、复杂或专业性强的合同，业务部门可会同法务部门共同起草，或聘请外部专业律师协助。

2.起草要求：合同内容应完整、明确、具体，条款齐全，逻辑清晰。主要条款应包括：当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。起草过程中应充分考虑合同履行的可操作性和潜在风险。

2.3合同审核与审批

1.部门内部审核：合同草案起草完成后，业务部门负责人应对合同的业务真实性、必要性、经济性及条款的完整性、准确性进行审核，并签署明确意见。

3.其他相关部门审核：根据合同性质及内容，可能涉及财务、技术、质量、风控等其他相关部门的审核。相关部门应就其职责范围内的事项（如价格、付款方式、技术标准、质量要求等）进行审核并签署意见。

4.审批流程：合同经上述各部门审核通过后，由业务部门按照公司规定的审批权限和审批流程，逐级报请相应层级的领导审批。审批人应仔细审阅合同及相关材料，对合同的整体风险和可行性进行评估，并签署审批意见。

2.4合同签署

2.签署要求：合同签署应遵循“先审批后签署”的原则。公司法定代表人或其授权委托人是公司对外签署合同的合法签约人。授权委托人必须在授权范围内签署合同，并出示有效的授权委托书。合同签署应使用公司规定的合同专用章或公章，严禁在空白合同或主要条款未确定的合同上盖章。

3.合作方签署：业务部门应确保合作方签署人的合法身份及授权，并核对其加盖印章的真实性与有效性。

2.5合同履行

1.履行主体：业务部门是合同履行的主要责任部门，负责按照合同约定全面、及时、适当地履行己方义务，并督促合作方履行其合同义务。

2.履行跟踪：业务部门应建立合同履行跟踪机制，对合同履行情况进行动态监控，及时记录履行过程中的重要节点、数据及异常情况。

3.变更与解除：在合同履行过程中，如确需变更或解除合同，应与合作方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，按原合同审批流程履行审核审批手续。

4.争议处理：合同履行过程中发生争议的，业务部门应首先尝试与合作方友好协商解决；协商不成的，应及时向公司领导汇报，并根据合同约定或法律规定采取包括但不限于仲裁、诉讼等方式解决，并及时通知法务部门提供法律支持。

2.6合同归档

1.归档责任：合同签署完毕后，业务部门应将合同正本及相关附件（包括但不限于审批单、对方资质文件、补充协议、履行过程中的重要单据等）整理齐全，在规定时限内移交公司档案管理部门归档。

2.归档要求：归档材料应齐全、规范、有序，符合公司档案管理规定。电子合同应按照相关规定进行存储和备份。

3.查阅管理：合同档案的查阅、复制应严格遵守公司档案管理规定，履行相应的审批手续，确保合同信息的安全与保密。

第三章合同管理职责分工

3.1业务部门职责

业务部门是合同