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会议记录格式规范及实例分析

一、会议记录的基本要素

1.会议基本信息

会议名称

会议日期和时间

召集人

会议地点

参会人员

2.会议主题

主要议题

目的及目标

3.会议过程

主持人开场白

各项议题讨论情况（包括发言内容、讨论结果）

记录人总结

4.会议决议

通过的决议事项

行动计划（负责人、完成时间）

5.其他事项

会议中提出的待办事项

下次会议安排

二、会议记录格式规范

1.标题

使用大标题”会议记录”，可添加副标题如”XX部门XX会议”。

2.基本信息部分

使用表格形式呈现，保持整齐：

项目

内容

会议名称

XXXX项目启动会

会议日期

2023-XX-XX

会议时间

上午9:00-11:00

召集人

张三

会议地点

A栋会议室

参会人员

李四,王五,赵六,孙七,周八

3.会议主题

使用粗体标明：“会议主题：XXXX项目启动”

主要议题：

项目背景介绍

项目目标设定

项目实施计划

目的及目标：

明确项目负责人及成员

确定项目开始时间

制定初步时间表

4.会议过程

使用有序列表或时间线形式：

主持人开场白

张三主持开场，说明会议目的，介绍与会人员

强调本次会议的重要性

项目背景介绍

李四介绍项目背景

王五补充项目资料

讨论项目目标

孙七提出项目关键指标

周八建议调整部分目标

讨论实施计划

各成员提出具体实施步骤

记录争议点及解决方案

主持人总结

张三总结讨论要点

明确待办事项

5.会议决议

使用项目符号列出：

会议决议

同意设立XXXX项目组，组长为张三

下发项目启动文件

明天前完成详细计划制定

6.行动计划

使用表格呈现：

序号

决议事项

负责人

完成时间

1

完成项目文件下发

赵六

2023-XX-XX

2

制定详细实施计划

周八

2023-XX-XX

3

资源协调

李四

2023-XX-XX

7.其他事项

临时动议：下次会议讨论具体预算

待办事项：

完成计划文档后提交至共享服务器

XX需要收集更多信息

三、实例分析

实例1：员工培训会议记录

会议基本信息

项目

内容

会议名称

XXX年度员工培训暨年度总结会

会议日期

2023-01-15

会议时间

下午2:00-5:00

召集人

人力资源部经理

会议地点

大会议室

参会人员

全体员工及各部门负责人

会议主题

会议主题：XXXX年度总结及培训

主要议题：

年度工作总结

员工培训计划

团队建设活动

目的及目标：

回顾年度成果

制定来年培训方向

提升员工技能

会议过程

人力资源部经理开场

介绍会议议程

强调培训重要性

各部门年度工作总结

销售部：完成业绩目标105%

技术部：完成XX项目开发

财务部：预算控制良好

提出3大待改进方向

培训计划讨论

规划技术、销售两部门重点培训

收集员工具体需求（问卷）

团队建设方案

提出明年两次团建安排

需各部门推荐候选人

主持人总结

明确后续工作安排

会议决议

同意发布培训计划文档

下周前完成培训资料收集

中旬举办第一次团建活动

行动计划

序号

决议事项

负责人

完成时间

1

制定详细培训计划

技术部经理

2023-01-22

2

收集团队建设候选人名单

各部门负责人

2023-01-20

3

确定培训地点及讲师

财务部

2023-01-25

其他事项

明年重点关注销售技巧培训

待办事项：

培训文档上传至培训平台

各部门提交团建人员建议名单

实例2：项目周会记录

会议基本信息

项目

内容

会议名称

XXX项目组周会

会议日期

2023-02-10

会议时间

上午10:00-10:30

召集人

项目经理

会议地点

项目组会议室

参会人员

李四,王五,赵六,孙七

会议主题

会议主题：XXX项目本周进展及下周计划

主要议题：

回顾上周任务完成情况

讨论本周进度

解决存在的主要问题

目的及目标：

确保项目按计划推进

解决流程堵点

会议过程

项目经理开场

提醒本周重要截止日期

检查上周决议执行情况

各成员汇报

李四（UI设计）：完成3个页面设计

王五（前端开发）：完成基础框架搭建

赵六（后端）：完成数据接口搭建

孙七（测试）：发现5个严重问题

问题讨论

重点讨论测试发现的问题

确定临时解决方案和长期解决方案

调整责任分配

下周计划

明确各部分任务和时间节点

确认资源需求

主持人总结

跟进重点关注问题

明确记录人任务

会议决议

同意临时解决方案

王五和孙七调整部分资源

提前一周完成XX功能测试

行动计划

序号

决议事项

负责人

完成时间

1

解决测试发现的严重问题

王五

2023-02-15

2

调整测试资源分配

李四

2023-02-15

3

提前完成核心功能测试

孙七

2023-02-17

其他事项

临时变更需提前3天通知

待办事项：

移动问题详细文档

测试环境调整

四、会议记录撰写要点

及时性：会议结束后6