销售合同审查与签署便捷化工具.docVIP

销售合同审查与签署便捷化工具使用指南

一、工具应用场景与核心价值

本工具适用于企业销售业务中合同全流程管理场景，旨在解决传统合同处理中“起草慢、审核繁、签署乱、归档难”的痛点，具体应用场景包括：

销售团队快速起草：业务人员可直接调用标准化模板，快速合同基础条款，减少重复劳动；

法务批量审核：法务部门通过工具内置风险规则库，自动识别条款漏洞（如违约金比例、争议解决约定等），提升审核效率；

跨部门协作：销售、财务、法务等多方可在线同步审阅、修改意见，避免线下传递延误；

远程高效签署：支持电子签名（符合《电子签名法》要求），异地签约无需纸质文件，缩短签署周期；

合同全生命周期管理：从起草、审核、签署到归档，全程留痕可追溯，降低合同丢失或纠纷风险。

二、操作流程详解

（一）登录与模板选择

登录系统：通过企业统一账号（如工号*xx）登录工具平台，选择“销售合同管理”模块。

选择模板：

标准模板：系统内置《产品销售合同》《服务销售合同》等通用模板，覆盖90%以上销售场景；

行业模板：针对不同行业（如快消品、设备销售、软件服务）定制化条款，可直接调用；

自定义模板：若需特殊条款，“新建模板”，基于标准模板修改并保存为“我的模板”，供后续重复使用。

（二）基础信息填写

选择模板后，进入合同基础信息填写页，需准确录入以下字段（系统带“*”为必填项）：

合同编号：按规则自动（如“销售-年份-部门简称-序号”，例：2024-SC-001），或手动修改（需唯一）；

合同名称：明确合同类型及标的，如“型号打印机销售合同”；

甲方（采购方）信息：名称、统一社会信用代码、地址、联系人（）、联系电话（）、开户银行及账号（若涉及预付款）；

乙方（销售方）信息：同甲方信息填写要求（系统自动填充企业自身信息，无需手动修改）；

标的物信息：产品名称/服务内容、规格型号、数量、单位、单价（含税/不含税）、总金额（系统自动计算）；

履行期限：交货时间（或服务开始/结束时间）、验收期限；

付款方式：预付款比例（如30%）、到货款比例（如60%）、质保金比例（如10%）及支付节点；

其他约定：运输方式、包装要求、质量标准等（根据模板默认条款补充或修改）。

（三）条款自定义与风险预警

条款修改：具体条款（如“违约责任”“争议解决”），支持在线编辑，系统支持“撤销/重做”操作；

风险提示：系统内置《民法典》《合同法》及企业内部风控规则，实时扫描条款并标记风险（如：

违约金比例超过“实际损失的30%”时，提示“可能被法院调整”；

未约定“争议解决方式”或约定不明确（如“由法院解决”未明确管辖法院），提示“需补充具体管辖地”；

质保期短于法定最低标准（如产品质保期不足1年），提示“不符合法定要求”）；

附件：若涉及技术参数、图纸等，“添加附件”，PDF/Word/JPG格式文件（单个附件不超过50MB，总附件不超过10个）。

（四）多方协作审核

发起审核：信息填写完成后，“提交审核”，选择审核流程（如“销售初审-法务终审”或“销售-财务-法务三级审核”）；

分配审核人：

销售初审：由业务负责人（如*经理）审核标的物信息、金额、付款方式等业务条款准确性；

法务审核：由法务专员（如*律师）审核条款合规性、法律风险及权利义务对等性；

财务审核（可选）：由财务人员（如*会计）审核付款方式、发票类型等财务相关条款；

意见反馈：审核人在线添加审核意见（支持“通过”“需修改”“驳回”三种类型），若需修改，需明确具体条款及修改建议（如：“第5.3条质保期建议延长至2年”）；

确认修改：发起人收到意见后，24小时内完成修改并重新提交，直至所有审核人“通过”。

（五）电子签署与归档

发起签署：审核通过后，“发起签署”，系统自动签署（或通过短信/邮件发送给甲方签署人）；

身份验证：甲方签署人需完成实名认证（如人脸识别、银行卡验证），保证签署人具备签约主体资格；

在线签署：签署人“签署”按钮，电子签名（支持手写签名、公章）自动嵌入合同指定位置，签署时间精确到秒；

合同生效：双方签署完成后，合同状态变更为“已生效”，系统自动PDF版合同（带电子签章及防伪码）；

归档管理：合同自动归档至“合同档案库”，可按“合同编号”“签署日期”“合同类型”等条件检索，支持、打印及导出Excel台账（含合同关键信息）。

三、常用模板与填写指引

模板1：销售合同基础信息表

字段名称

填写说明

示例

合同编号

按规则“销售-年份-部门简称-序号”，如“2024-SC-001”

2024-SC-001

合同名称

明确“产品/服务+名称+合同”，避免模糊表述

笔记本电脑销售合同

甲方名称

与营业执照一致，避免简称（如“北京科技有限公司”而非“北京公司”）

北京科技有限公司

甲方统一社会信用代码

18位信用代码，可通过“国家企业信用信