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互联网时代职业院校档案信息化管理路径分析

文/张 华

摘要：随着互联网时代的到来，职业院校日益增2021年正式实施新修订的《中华人民共和国档案

多的数据信息使得传统的档案管理模式已经不能适应信法》新增关于“档案信息化建设”的专门章节，对电子

息时代发展的要求而呈现出诸多的弊端。而档案管理的档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化

信息化势在必行，针对目前职业院校档案管理中出现的系统建设等方面做出了明确规定，目的在于推动实现以

问题，采取有针对性的措施实现档案信息化管理路径的信息化为核心的档案管理现代化。

转型是未来职业院校档案管理的必由之路。1.2 档案的信息化管理是承接信息技术优势的必然

关键词：互联网时代；职业院校；档案管理信息化选择

信息技术已经开始大面积在职业院校的档案管理中

随着我国经济社会的发展全面进入“互联网+”时广泛使用，提高了档案的实用性、共享性和便捷性。利

代，高职院校的信息化建设水平逐渐成为衡量一所院校用信息技术管理档案有助于对档案信息的检索与储存。

的重要指标而被各高职院校重视。借助于互联网的优势一般情况下，职业院校档案管理者必须明确知晓学校档

积极推进档案管理工作的转型升级是职业院校目前面临案的种类、档案内容与档案总量等基本信息。工作人员

的重要任务。在提升学校内涵式发展的基础上，结合本在开展档案管理工作时，可以针对档案内容进行信息的

校实际存在的问题，做好档案管理的信息化建设工作。分类整理及存储，以方便使用者对资料信息进行查找和

档案管理人员应该从基础适用性的角度出发，对利用信检索。对于普通用户而言，使用者仅需在搜索引擎里输

息技术管理档案在实际应用中出现的问题与障碍采取有入关键词和时间等信息，便可方便快捷地查询与阅览所

针对性的应对措施，并在此基础上对档案管理进行优需要的档案内容。除此之外，还可以借助于作为信息技

化，提高档案管理的规范化水平，使得信息技术为职业术载体的电脑，利用相关压缩技术的软件有效解决储存

院校的档案管理带来更多的便捷。建立健全规范化、信不足等问题。将大量档案信息进行压缩整理并存于相应

息化与数字化的职业院校档案管理体系，全面提升职业文档中，不仅节省存储空间，还可以迅速有效地查询所

院校档案管理的效率与质量，以此适应国家对职业院校需内容，压缩软件的运用可以大大提高档案检索的效

发展的远景规划，进而推动职业院校自身的长远可持续率，进而改善档案管理工作的质量。通过新型二维码技

发展进程。术的广泛推广和使用，档案管理可以通过二维码储存档

1互联网时代职业院校档案管理信息化的必要性案信息，更加便于使用者对档案内容的检索。

“互联网+”时代的到来，在很大程度上促进了社1.3 档案的信息化管理是实现档案管理提质增效的

会许多传统行业的转型和升级，引导社会发展模式的系关键手段

统性变革。根据2015年国务院印发的《国务院关于积极职业学院的信息化管理可以改变过去档案信息以纸

推进“互联网+”行动的指导意见》，明确指导互联网质形式保存的诸多弊端。纸质档案必须依靠人工采集、

应该在经济社会发展中发挥应有的作用。“互联网+”分类、提取、整理、归档，不仅工作程序烦琐、劳动强

在档案管理中的运用就是利用信息通信技术带来的