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会议组织与执行工作清单模板

一、适用场景与会议类型

本模板适用于各类企业内部会议的组织与执行，包括但不限于：常规工作例会（如周会、月度总结会）、专项推进会（如项目启动会、问题研讨会）、跨部门协调会、决策会议（如预算评审会）等。无论会议规模大小（5人以下小型沟通会或50人以上大型会议），均可通过本模板系统化梳理流程，保证会议目标明确、流程顺畅、成果落地。

二、会议全流程操作指引

（一）会前筹备阶段（会议召开前3-5天完成）

目标：明确会议核心要素，提前规避潜在问题，为会议顺利召开奠定基础。

确定会议核心信息

明确会议主题与目标：清晰定义会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”）及预期成果（如“输出3个备选方案，明确负责人与时间节点”）。

确定会议时间：优先选择参会人员日程重叠率较高的时段，预留弹性时间（如1小时会议建议实际安排50分钟，留10分钟缓冲）；避免节假日或非工作时间（特殊情况除外）。

确定会议形式：线下会议需确认场地容量、交通便利性；线上会议需选择平台（如腾讯会议、Zoom），提前测试功能（屏幕共享、录制、分组讨论等）。

明确参会人员与分工

列出必要参会人：决策人（如部门负责人）、执行人（如项目组）、相关支持人（如技术支持*），避免无关人员参会。

分配核心角色：主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（记录关键内容、决议、行动项）、物料准备人（负责PPT、签到表、设备等）。

制定会议议程

按逻辑顺序安排议题：从背景介绍→问题讨论→方案决策→行动部署，避免跳跃。

明确每个议题的时长（如“方案汇报15分钟，讨论20分钟”），标注重点议题（如“★需输出决策结果”）。

提前3天发送议程至参会人，要求提前准备相关材料（如需汇报的PPT、数据报表）。

准备会议物料与设备

物料清单：签到表、会议资料（纸质版/电子版）、笔、笔记本、白板/马克笔、投影仪、麦克风、备用电池等。

设备测试：会前1天检查场地设备（投影仪是否正常连接、麦克风有无杂音），线上会议提前10分钟进入平台测试音视频效果。

发送会议通知

内容需包含：会议主题、时间（起止时间+时区）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员、议程概要、准备事项（如“请携带项目进度表”）、联系人及联系方式（如需临时协调可联系*）。

方式：通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送，重要会议可辅以电话提醒关键参会人。

（二）会中执行阶段（会议召开当天）

目标：高效推进议程，保证讨论聚焦，产出明确结论与行动项。

会前准备（会议开始前15-30分钟）

场地布置：检查桌椅摆放（如圆桌会议便于讨论，长条会议桌适合汇报）、物料是否齐全（签到表放入口处，资料按参会人数分装）。

设备调试：提前开启投影仪、麦克风，测试PPT能否正常播放，线上会议开启“等候室”，主持人提前入场。

会议开场（5-10分钟）

主持人开场：明确会议主题、目标、议程及时长，强调纪律（如“手机调至静音，发言前举手”）。

签到确认：记录实到人数，核对请假人员（如有请假，需说明原因及后续安排）。

议程推进（核心环节，按议程时长控制）

引导发言：按议程顺序，请负责人汇报（如“请项目组*介绍当前进度”），鼓励参会人围绕议题发言，避免跑题。

控场技巧：对超时发言及时提醒（如“还有2分钟，请总结重点”）；对争议较大的议题，主持人需总结分歧点，引导达成共识（如“目前有两个方案，核心分歧在成本问题，我们先聚焦这一点讨论”）。

记录关键信息：记录人实时记录：①讨论要点（如“客户反馈界面操作复杂”）；②决议（如“优化首页按钮设计”）；③行动项（含负责人、完成时间，如“设计组*在7月15日前输出新版原型”）。

会议结束（5-10分钟）

总结成果：主持人简要回顾会议结论、行动项及负责人，明确下一步时间节点（如“行动项将在会后3天内通过邮件同步，下次会议检查进度”）。

收尾工作：提醒参会人带走个人物品，整理会议场地（关闭设备、回收物料）。

（三）会后跟进阶段（会议结束后1-3天内）

目标：固化会议成果，推动行动项落地，保证会议价值闭环。

整理会议纪要

内容要求：①会议基本信息（主题、时间、地点、参会人、缺席人）；②议程要点（按议程顺序记录讨论内容）；③决议事项（清晰列出“做什么”“为什么做”）；④行动项（表格形式：任务描述、负责人、完成时间、备注）。

时效要求：会后24小时内完成初稿，发送给主持人审核，确认无误后24小时内发送至所有参会人。

跟踪行动项进度

工具支持：通过项目管理工具（如飞书项目、Teambition）或Excel表格建立行动项清单，标注“未开始/进行中/已完成”状态。

跟进频率：负责人需每日更新进度，会议组织者每周发送进度提醒，保证按时完成。

资料归档

归档内容：会议通知、议程、签到表、会议纪要、行动项清单、参会人员提交的材料（如PPT、报表