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“国际档案日”档案知识有奖问答及参考答案

Q1：根据《中华人民共和国档案法》，档案的法定定义是什么？

A1：档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。该定义强调“直接形成”“保存价值”“不同形式”三个核心要素，明确了档案的原始记录属性和社会价值。

Q2：档案的本质特征是什么？为什么说这是其区别于其他信息载体的关键？

A2：档案的本质特征是原始记录性。原始记录性指档案是在特定活动中直接形成的第一手材料，而非事后编写或复制的材料。例如，会议记录是会议过程中当场记录的原始文件，而会议纪要可能是事后整理的，前者因原始记录性成为档案，后者若未保留原始形成过程则可能不被认定为档案。这一特征使档案成为可信的历史凭证，区别于图书、资料等二次加工信息载体。

Q3：档案与文件的主要区别有哪些？

A3：档案与文件的区别主要体现在三个方面：一是阶段不同，文件是现行使用中的信息记录，档案是办理完毕、具有保存价值的文件；二是价值取向不同，文件以现行效用为主（如传达指令、记录事项），档案以历史凭证和参考价值为主；三是管理要求不同，文件管理侧重高效流转，档案管理侧重长期保存和系统整理。例如，一份未办结的“关于XX项目的请示”属于文件，办结后经鉴定具有保存价值的该请示及批复则转化为档案。

Q4：档案的基本价值包括哪些？如何理解“档案是国家和社会的宝贵财富”？

A4：档案的基本价值包括凭证价值和参考价值。凭证价值指档案作为历史活动的原始记录，能够证明事件的真实性和合法性（如出生证明、房产档案）；参考价值指档案为当前决策、研究、文化传承提供信息支持（如城市规划参考历史地形档案）。“国家和社会的宝贵财富”体现在：档案是传承文明的载体（如敦煌文书）、维护权益的依据（如企业股权档案）、促进科学研究的资源（如气象观测档案），具有不可再生性和唯一性，对国家治理、社会发展和个人权益保障具有不可替代的作用。

Q5：档案分类的常见方法有哪些？各举一例说明。

A5：档案分类常见方法包括：（1）年度分类法，按文件形成年度分类（如2023年档案、2024年档案）；（2）机构分类法，按文件形成机构分类（如办公室档案、财务科档案）；（3）问题分类法，按文件内容涉及的问题分类（如“党建工作”“安全生产”类档案）；（4）保管期限分类法，按档案保存年限分类（如永久、定期30年、定期10年）；（5）载体分类法，按记录载体分类（如纸质档案、电子档案、照片档案）。实际工作中常采用复合分类法，如“年度-机构-保管期限”分类（2023年办公室永久档案）。

Q6：什么是归档？归档的基本要求有哪些？

A6：归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料，由文书部门或业务部门整理后移交档案部门保存的过程。基本要求包括：（1）完整性，归档文件应齐全完整，包括正文与附件、正本与定稿、转发文与被转发文等；（2）准确性，归档文件应真实反映历史活动，不得篡改、伪造；（3）规范性，按统一规则整理（如《归档文件整理规则》要求的“件”整理），编制档号、目录；（4）及时性，一般在次年6月底前完成归档（特殊领域可延长，需经档案部门批准）。

Q7：《中华人民共和国档案法》历经几次修订？最新修订的版本是哪一年？主要修订内容有哪些？

A7：《中华人民共和国档案法》历经三次修订：1987年通过，1996年第一次修正，2016年第二次修正，2020年第三次修订（2021年1月1日起施行）。最新修订的核心内容包括：（1）明确档案工作坚持中国共产党的领导；（2）新增“档案信息化建设”专章，强化电子档案法律效力；（3）扩大档案开放范围，将档案封闭期从“30年”调整为“一般不超过30年”，特殊情况可提前开放；（4）完善档案安全责任体系，明确应急处置要求；（5）加大对档案违法行为的处罚力度（如罚款上限从10万元提高至50万元）。

Q8：根据《档案法》，机关、团体、企业事业单位和其他组织应履行哪些档案管理义务？

A8：义务包括：（1）建立健全档案管理制度，确保档案完整、准确、安全；（2）配备档案工作人员（需具备专业知识）；（3）按规定向档案馆移交档案（一般自形成之日起满20年向综合档案馆移交，特殊情况可延长）；（4）对所属单位的档案工作进行监督和指导；（5）依法向社会开放和提供利用档案；（6）保障档案工作所需经费。例如，企业需将重要经营档案（如合同、知识产权文件）归档，定期向档案部门移交，不得拒绝档案馆依法接收。

Q9：档案管理“三纳入”“四参加”具体指什么？

A9：“三纳入”是指将档案工作纳入本单位发展规划和年度计划、纳入管理制度和工作程序、纳入有关人员的岗位责任；