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公司行政事务管理标准化工具包

目录

一、会议管理标准化工具

二、办公用品管理标准化工具

三、固定资产管理标准化工具

四、公务车辆管理标准化工具

五、访客接待管理标准化工具

六、档案管理标准化工具

一、会议管理标准化工具

（一）适用范围与典型场景

本工具适用于公司各类内部会议的组织与管理，包括但不限于：周例会、月度/季度/年度总结会、项目启动会、专题研讨会、跨部门协调会等。典型场景

例行会议：固定时间召开，需提前规划议程并通知参会人员；

临时会议：突发事项需快速决策，需高效协调资源；

重要会议：涉及战略规划、重大项目部署，需全程记录并形成可执行决议。

（二）标准化操作流程

步骤1：会议发起与申请

发起人：根据工作需要，填写《会议申请表》（见模板1），明确会议主题、时间、地点、预计参会人员、主要议题、所需设备及材料等；

审批：常规会议由部门负责人审批，跨部门会议由分管领导审批，重大会议需报总经理审批；审批通过后，由行政部统筹安排。

步骤2：会议通知发布

行政部根据审批通过的《会议申请表》，提前1-3个工作日通过OA系统、邮件或工作群发送《会议通知》，内容需包含：会议主题、时间（起止时间精确到分钟）、地点（线上会议需附及密码）、参会人员、会议议程及需提前准备的资料；

重要会议需电话确认参会人员是否收到通知，保证无遗漏。

步骤3：会议准备与保障

场地布置：行政部提前30分钟完成会场布置，保证桌椅摆放、投影设备、麦克风、白板等符合会议需求；

材料准备：根据议程提前打印会议资料（含签到表、议题材料等），按参会人数分装；

设备调试：技术人员提前测试线上会议软件、音视频设备，保证会议期间信号稳定。

步骤4：会议召开与记录

签到管理：参会人员入场时在《会议签到表》（见模板2）上签字，线上会议通过会议软件签到功能统计；

会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时间，避免偏离主题；

会议记录：指定专人（一般为行政专员或会议发起部门助理）全程记录，重点记录：讨论要点、不同意见、最终决议、责任部门及完成时限。

步骤5：会议纪要与归档

纪要整理：会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》（见模板3），经会议主持人及部门负责人审核无误后，通过OA系统分发至所有参会人员及相关部门；

决议跟踪：行政部根据《会议纪要》中明确的决议事项，建立《会议决议跟踪表》（见模板4），每周更新进度，保证按时完成；

资料归档：会议结束后3个工作日内，行政部将《会议申请表》《会议签到表》《会议纪要》及相关材料整理存档，保存期限不少于3年。

（三）配套工具模板

模板1：会议申请表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3销售目标启动会

申请部门

销售部

申请人

*经理

联系方式

1385678

会议时间

2024年7月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼第一会议室（线上会议需填写：腾讯会议，：xxx，密码：xxx）

预计参会人数

15人（含3名部门负责人）

会议议程

1.Q2销售数据回顾（主管）；2.Q3目标分解（经理）；3.资源需求讨论

所需设备

投影仪、麦克风、白板、笔记本电脑

附件材料

《Q2销售总结报告》《Q3销售目标分解表》

审批意见

部门负责人：主管（签字）分管领导：总（签字）总经理：*总（签字）

模板2：会议签到表

序号

姓名

部门

职位

联系方式

签到时间

备注（迟到/早退）

1

*明

销售部

经理

139

13:55

-

2

*华

市场部

专员

1375678

14:02

迟到2分钟

3

*磊

财务部

主管

1359012

14:00

-

…

…

…

…

…

…

…

模板3：会议纪要

会议名称：2024年Q3销售目标启动会

会议时间：2024年7月15日14:00-16:00

会议地点：3楼第一会议室

主持人：*经理（销售部）

记录人：*助理（销售部）

参会人员：销售部全体人员、市场部主管、财务部主管

一、会议议题及讨论要点

Q2销售数据回顾（*主管）：

Q2销售额完成450万元，目标达成率90%；

重点客户A公司订单量下降15%，需分析原因。

Q3销售目标分解（*经理）：

公司下达Q3目标600万元，分解至各小组：一组200万、二组180万、三组220万；

各小组需7月20日前提交详细计划。

资源需求讨论：

市场部*主管：支持线上推广预算5万元；

财务部*主管：同意预付30%货款，需提供客户信用评估报告。

二、会议决议

销售部各小组于7月20日前提交《Q3销售计划》，报*经理审核；

市场部7月25日前完成线上推广方案；

财务部7月22日前完成重点客户A公司的信用评估。

三、责任分工与完成时限

决议事项

责任部门/人

完成时限

备注

提交Q3销售计划

销售部各小组

7月20日

含客户清单

完成线上推广方案

市场部

7月25日

预算5万元