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办公自动化设备维护保养计划

一、引言

在现代办公环境中，办公自动化设备已成为提升工作效率、保障业务顺畅运行的关键基础设施。从打印机、复印机到多功能一体机、投影仪，这些设备的稳定运行直接关系到日常办公的连续性与高效性。然而，设备在长期使用过程中，难免会因灰尘积累、部件磨损、操作不当等因素导致性能下降、故障频发，不仅影响工作进度，更可能增加不必要的维修成本，甚至造成重要数据的丢失。因此，建立一套系统、规范的办公自动化设备维护保养计划，对于延长设备使用寿命、确保设备处于良好工作状态、降低运营成本具有至关重要的现实意义。本计划旨在提供一套切实可行的维护保养方案，指导相关人员科学有效地进行设备管理。

二、基本原则

1.预防为主，防治结合：将日常维护与定期保养置于首位，通过主动检查和清洁，预防故障发生；对已出现的小问题及时处理，避免故障扩大。

2.谁使用，谁负责：设备的直接使用者是日常保养的第一责任人，应承担起基本的清洁、检查和规范操作义务。

3.专业保障，规范操作：对于需要专业技能的维护工作，应由经过培训的技术人员或授权服务商进行。所有操作均需遵循设备使用说明书及安全规范。

4.全面覆盖，重点突出：维护保养计划应涵盖所有办公自动化设备，同时根据设备的重要程度、使用频率和易损性，合理分配维护资源和频次。

5.记录完整，持续改进：建立完善的维护保养记录，定期分析设备运行状况和维护效果，不断优化维护策略和流程。

三、组织机构与职责

1.行政部/办公室（或指定部门）：作为办公自动化设备维护保养的归口管理部门，负责本计划的制定、修订、监督执行及评估。协调专业维修资源，管理设备台账及维护记录档案。

2.各部门负责人：为本部门办公自动化设备维护保养的第一监管人，负责督促本部门员工执行日常保养规定，及时上报设备故障及需求，配合行政部开展相关工作。

3.设备使用者：严格按照操作规程使用设备，负责设备的日常清洁、简单检查和耗材余量观察，发现异常情况及时向部门负责人或行政部报告。

4.专业技术人员/授权服务商：负责提供专业的定期维护、故障诊断与维修服务，提供技术支持和操作指导。

四、主要设备维护保养细则

（一）打印机/复印机/多功能一体机

1.日常保养（使用者负责）：

*清洁：每日工作结束后，使用干燥、柔软的无尘布擦拭设备外部、操作面板及稿台玻璃，去除灰尘和污渍。注意断电操作。

*检查：开机前检查纸张是否充足，纸张通道内有无异物或卡纸。检查墨盒/硒鼓余量，当提示不足时及时通知行政部更换。

*使用：避免打印过厚、过薄或潮湿的纸张。打印量较大时，注意设备通风散热，避免长时间连续工作。发现异响、异味或卡纸，应立即停机，尝试简单排除（如按照提示取出卡纸），无法解决及时上报。

2.定期保养（部门管理员配合行政部或专业人员，每月/每季度）：

*内部清洁：由专业人员对进纸辊、出纸辊、感光鼓等关键部件进行清洁，去除纸屑和碳粉残留。

*功能检查：测试打印、复印、扫描（如具备）功能是否正常，色彩是否均匀，有无条纹、斑点等异常。

*固件更新：根据厂家建议，适时进行设备固件更新，以优化性能和修复潜在问题。

（二）传真机（若有独立设备）

1.日常保养（使用者负责）：

*清洁：同打印机外部清洁，特别注意清洁扫描稿件的玻璃区域和发送/接收稿件的滚轴。

*检查：检查电话线连接是否稳固，记录纸或墨盒是否充足。

*使用：发送前确保稿件平整、无订书钉等硬物，避免发送潮湿或破损的稿件。

2.定期保养（行政部或专业人员，每季度）：

*清洁：清洁内部光学组件和走纸机构。

*测试：进行收发测试，确保通讯正常。

（三）碎纸机

1.日常保养（使用者负责）：

*清洁：每日使用后，清空纸屑桶，用干布擦拭机身外部。

*检查：碎纸前检查纸张中是否有金属、塑料等硬物。注意碎纸量不要超过机器额定容量，避免连续长时间碎纸导致电机过热。

*使用：发现卡纸，立即停机，按照说明书指示清除卡纸，切勿用手直接伸入碎纸口。

2.定期保养（行政部，每季度）：

*润滑：根据说明书要求，对刀具进行适当润滑（使用专用碎纸机润滑油）。

*检查：检查刀具是否锋利，有无变形或损坏。

（四）投影仪

1.日常保养（使用者负责）：

*清洁：使用前后清洁镜头（用专用镜头布，螺旋式擦拭）和机身外壳，保持通风口畅通无灰尘。

*使用与存放：开机后避免震动，关机后需等待散热风扇停止运转、灯泡充分冷却后再切断总电源或搬动。长时间不用时，应断开电源，并存放在干燥、无尘、通风的环境中。

*检查：检查电源线、信号线连接是否牢固。注意观察灯泡使用时间，接近使用寿命时及时通知行政部更换。

2.定