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2025年租赁合同的文件管理和档案归档

合同编号：

本合同（以下简称“本合同”）由以下双方于（地址）签订，双方在平等、自愿的基础上，依据中华人民共和国《合同法》及相关法律法规，就租赁合同的文件管理和档案归档相关事项达成如下协议：

第一章总则

第一条合同背景

为规范租赁合同的文件管理与档案归档工作，确保租赁合同及相关文件的完整性、真实性和可追溯性，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》《租赁房屋治安管理规定》等相关法律法规，结合本合同的实际情况，制定本合同。

第二条合同目的

本合同旨在明确租赁合同在签订、履行、变更、终止等全过程中的文件管理与档案归档要求，确保双方在租赁关系中的权利义务清晰明确，避免因文件管理不当导致的纠纷。

第三条适用范围

本合同适用于（填写具体适用范围，例如：“适用于甲方与乙方之间的所有租赁合同及相关文件的管理与归档工作”）。

第二章文件管理

第四条文件的完整性

双方应保证租赁合同及相关文件的完整性，包括但不限于合同文本、补充协议、租赁相关凭证、变更记录等。任何一方不得擅自添加、删除或修改文件内容，如需修改或补充，应经双方协商一致，并以书面形式确认。

第五条文件的真实性和有效性

双方应保证所提供文件的真实性、合法性和有效性。如因文件内容不实或无效导致的纠纷，由提供方承担相应法律责任。

第六条文件的交接与保存

文件的交接应由双方共同签署交接清单，明确文件名称、数量、内容及交接时间。

甲方（出租方）应妥善保存租赁合同及相关文件，确保文件的安全性和完整性，防止遗失或毁损。

乙方（承租方）在租赁期间应妥善保管租赁合同及相关文件，如因乙方原因导致文件遗失或损坏，应承担相应责任。

第三章档案归档

第七条归档范围

租赁合同及相关文件归档范围包括但不限于：

租赁合同正本及副本；

租赁合同补充协议及相关附件；

租赁相关凭证，如租金收据、发票、押金收据等；

租赁期间的变更记录，如续租协议、提前解约协议等；

租赁房屋的权属证明文件，如房产证、土地使用证等；

其他与租赁相关的法律文件或凭证。

第八条归档标准

文件归档应采用统一的分类编号，确保档案的系统性和可查找性。

档案应按年度分类，每年度结束后及时整理归档，确保归档文件的完整性和规范性。

归档文件应使用durablemedium（耐久介质），如档案纸张或电子存储设备，并确保其长期保存的有效性。

第九条档案的保存期限

租赁合同及相关文件的保存期限不得少于年（填写具体保存期限，例如：“不得少于15年”），自合同终止之日起计算。保存期限届满后，双方可协商决定档案的处理方式。

第十条档案的借阅与使用

因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，并经双方负责人批准后方可借阅。

借阅档案应妥善保管，不得涂改、拆卸、遗失或转借他人。借阅期限一般为个工作日（填写具体借阅期限），借阅人应在规定时间内归还档案。

如需对档案进行复制或摘录，应经双方同意，并记录复制或摘录的内容及用途。

第四章罚则

第十一条违约责任

如因一方未按本合同要求管理或归档文件，导致文件遗失、损坏或无法及时提供，违约方应承担相应责任，并赔偿造成的损失。

如因档案管理不当导致法律纠纷，违约方应承担产生的全部法律责任及经济责任。

第十二条免责条款

如因不可抗力原因导致文件遗失或损坏，双方可协商免除相应责任。

第五章附则

第十三条合同的变更与解除

本合同的变更或解除应经双方协商一致，并以书面形式确认。

如本合同的任何条款被认定为无效，不影响其他条款的效力。

第十四条争议解决

因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

第十五条其他约定

本合同未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

本合同一式份（填写具体份数），甲乙双方各执份，具有同等法律效力。

本合同自双方签字盖章之日起生效。

甲方（出租方）：

名称：

地址：

法定代表人：

联系方式：

签字盖章：

乙方（承租方）：

名称：

地址：

法定代表人：

联系方式：

签字盖章：

签订日期