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企业合同管理制度与合同模板管理指南

一、制度建立背景与核心目标

企业合同是开展经济活动的法律依据，规范合同管理对防范经营风险、维护合法权益。本制度旨在通过标准化流程与模板工具，实现合同全生命周期管控，保证合同签订合法合规、履行高效有序，降低纠纷发生概率，保障企业资产安全与经营稳定。制度适用于企业所有对外经济合同（包括采购、销售、服务、合作、租赁等类型），覆盖合同起草、评审、签署、履行、归档等全环节。

二、合同全生命周期管理操作步骤

（一）合同需求发起与起草

需求提出

业务部门根据合作意向（如采购需求、销售订单、项目合作等），填写《合同需求审批单》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量要求、价款、履行期限等核心要素，经部门负责人*签字确认后，提交至法务部或合同管理部门。

合同起草

法务部或合同管理部门根据需求内容，选择对应的标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）；

按模板要求填写合同条款，重点明确双方主体信息、标的描述、权利义务、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等核心内容；

对于非标合同（无对应模板的特殊业务），法务部需牵头起草，业务部门配合提供业务细节，保证条款贴合实际需求且合法合规。

（二）合同内部评审

部门评审

起草完成的合同首先由业务部门、财务部、法务部进行联合评审：

业务部门审核标的、数量、履行期限等业务条款的准确性；

财务部审核价款、支付方式、发票、税务处理等财务条款的合理性；

法务部审核合同主体资格、条款合法性、权利义务对等性、违约责任明确性及法律风险点。

分级审批

根据合同金额与风险等级，履行不同审批权限：

金额≤10万元：业务负责人、法务部经理审批；

10万元＜金额≤50万元：业务负责人、法务部经理、财务总监*审批；

金额＞50万元：需增加总经理*审批，重大或特殊合同（如对外投资、并购）需提交董事会审议。

评审通过后，各部门在《合同评审表》签字确认；评审未通过的，由法务部牵头修改，重新发起评审。

（三）合同谈判与修订

谈判准备

法务部与业务部门共同梳理谈判要点，明确可让步条款与底线，准备好合同文本、合作方背景资料（如营业执照、信用报告）等。

谈判执行

由业务负责人*或授权代表与合作方进行谈判，法务部提供法律支持。谈判内容需形成《合同谈判纪要》，明确双方达成一致的条款及未决事项，作为合同修订依据。

文本修订

法务部根据谈判结果修订合同文本，保证修订内容与谈判纪要一致，再次履行内部评审流程（如涉及重大条款变更，需重新启动审批）。

（四）合同签署与生效

用印申请

审批通过的合同，由法务部或合同管理部门填写《合同用印申请单》，附合同文本、评审表、谈判纪要等材料，按企业印章管理规定提交审批。

签署与盖章

企业法定代表人或授权委托人（需提供《授权委托书》）在合同文本签字；

加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章、财务章替代）；

合作方签署并盖章后，合同正式生效（如约定附条件生效，需满足条件后生效）。

文本分发

合同签署后，法务部留存原件2份（1份归档，1份交财务部），业务部门、合作方各执1份复印件，复印件需注明“与原件一致”并加盖公章。

（五）合同履行与跟踪

履行交底

业务部门向履行团队（如采购组、项目组）进行合同交底，明确履行期限、质量标准、验收要求、付款节点等关键内容，留存《合同履行交底记录》。

过程监控

业务部门定期跟踪合同履行进度，记录履行情况（如交付时间、验收结果、付款凭证等）；

发觉对方违约（如延迟交货、质量不达标）或可能无法履行合同的，立即向法务部报告，启动风险应对程序。

验收与结算

合同涉及标的交付的，由业务部门组织验收，填写《验收报告》，双方签字确认；

财务部根据验收报告、合同约定的付款条件办理结算，留存付款凭证。

（六）合同变更、解除与归档

变更与解除

合同履行中需变更的，双方签订《补充协议》，明确变更内容，履行原审批流程；

需解除合同的，由业务部门提出申请，说明解除原因，法务部审核解除条件与程序，经审批后签订《解除协议》，处理善后事宜（如退款、赔偿）。

归档管理

合同履行完毕（或终止）后1个月内，由合同管理部门收集合同文本、评审表、谈判纪要、验收报告、付款凭证等材料，整理成册；

按年份、合同类型编号归档（如“2024采字001号”），建立《合同台账》，记录合同基本信息、履行状态、归档位置等，保证档案可查询、可追溯。

三、标准化合同模板关键条款表

条款类别

核心条款内容

填写规范与示例

合同主体信息

甲方（企业全称）、乙方（合作方全称）、法定代表人、统一社会信用代码、地址、联系方式

甲方：有限公司，统一社会信用代码法定代表人：*，地址：市区路号

合同标的

标的名称、规格型号、品牌、数量、质量标准

标的：办公椅，规格型号：OH-A32，品牌：，数