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行政机关档案管理规范及电子化改造方案

引言

行政机关档案作为国家治理体系和治理能力现代化建设中不可或缺的基础性信息资源，承载着行政机关履行职能、开展工作的历史记录，具有不可替代的凭证价值和参考价值。随着信息技术的飞速发展和电子政务建设的深入推进，传统档案管理模式在效率、利用、安全等方面面临诸多挑战。构建科学规范的档案管理体系，稳步推进档案电子化改造，不仅是提升行政效能、优化服务水平的内在要求，更是实现数据共享、促进政务公开、保障信息安全的战略举措。本方案旨在结合当前行政机关档案管理工作的实际需求与发展趋势，系统阐述档案管理规范的核心要素与电子化改造的实施路径，以期为相关工作提供具有操作性的指导。

一、当前行政机关档案管理面临的挑战

在数字化转型浪潮下，行政机关档案管理工作呈现出新的特点和难点。部分单位仍存在制度建设滞后、管理标准不统一、流程不够优化等问题；传统以纸质为主的管理模式，导致档案存储压力大、检索效率低、利用不便，难以适应快速响应政务服务需求的新形势；档案信息安全风险不容忽视，涉密与非涉密档案的界限模糊、管理不严可能造成失泄密事件；同时，档案资源的开发利用不足，“重保管、轻利用”的现象普遍存在，档案的历史价值和现实效用未能充分发挥。这些问题的存在，制约了行政机关档案工作的高质量发展，亟需通过规范化建设和电子化改造加以解决。

二、档案管理规范体系构建

档案管理规范是确保档案工作有序开展、提升档案质量的根本保障。构建完善的规范体系，应从制度建设、流程优化、人员职责三个维度同步发力。

（一）健全档案管理制度标准

制度先行是规范管理的前提。行政机关应依据国家及行业档案管理法律法规，结合本单位工作实际，修订或制定涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研、移交等各个环节的管理制度。重点明确各类档案的归档范围、保管期限、分类规则、著录标准和移交程序。例如，针对文书档案，需细化年度归档计划，明确各部门兼职档案员的职责和归档时限；对于专业档案，如基建档案、会计档案等，应制定符合其专业特性的管理细则。同时，制度建设应具有前瞻性，充分考虑电子化发展趋势，为电子档案的管理预留空间，明确电子档案的法律效力、管理要求和操作规范。

（二）优化档案管理业务流程

规范的业务流程是提升管理效率的关键。应按照档案形成的自然规律和管理逻辑，对现有档案业务流程进行梳理和优化，消除冗余环节，明确各节点的责任主体和操作要求。在档案收集阶段，推行“前端控制”理念，将档案管理要求嵌入业务系统和办公流程，确保文件材料在形成之初就符合归档条件。整理阶段，严格按照分类方案和著录规则进行操作，确保档案的系统性、有序性和可识别性。保管阶段，要科学划分档案保管区域，配备必要的装具和设施，做好温湿度控制、防虫防火等工作。利用阶段，应建立规范的借阅、复制、归还制度，平衡档案利用与信息安全的关系，特别是对涉密档案和敏感信息的利用，必须严格履行审批手续。

（三）明确档案管理人员职责

人是制度执行和流程落地的核心要素。行政机关应明确档案工作的分管领导、档案管理部门负责人以及专（兼）职档案员的职责分工，确保责任到人。档案管理部门负责人需统筹规划本单位档案工作，组织制定和实施档案管理制度与工作计划。专（兼）职档案员负责具体的档案收集、整理、保管、利用等日常工作，并承担对本部门（或业务领域）文件材料形成、积累的指导和监督职责。应建立健全档案人员培训和考核机制，定期组织业务培训，提升档案人员的专业素养和责任意识，鼓励其学习新知识、新技术，适应档案管理发展的新要求。同时，强化全员档案意识，将档案管理要求纳入各部门和相关人员的岗位职责与考核内容，形成齐抓共管的工作格局。

三、档案电子化改造实施路径

档案电子化改造是档案工作适应时代发展的必然选择，其核心在于利用信息技术实现档案的数字化、网络化管理和智能化服务。实施路径应遵循“统筹规划、分步实施、安全可控、务求实效”的原则。

（一）制定电子化改造总体规划

电子化改造是一项系统工程，必须进行科学规划。首先要明确改造的目标、范围、阶段和预期成果，结合本单位档案工作的实际状况和未来发展需求，评估现有信息化基础设施和技术条件，分析改造的可行性与风险点。规划应明确电子档案的长期保存策略、数据格式标准、元数据规范以及与其他政务信息系统的数据交换接口标准。同时，要充分考虑与上级主管部门及同级其他单位档案系统的互联互通需求，避免形成“信息孤岛”。在规划制定过程中，应广泛征求业务部门、信息技术部门及档案管理部门的意见，确保规划的科学性、前瞻性和可操作性。

（二）构建电子档案管理系统平台

电子档案管理系统是档案电子化改造的核心载体。应根据总体规划和相关国家标准，选择或开发功能完善、安全可靠、操作便捷的电子档案管理系统。系统应至少具备电子文件的接收与采