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***-QP701

文件管理程序

版本号

A/0

发布日期

201

生效日期

2016-08-01

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文件修订履历

修订（REV）

发行日

编制

审核

批准

起案部门

1.目的

1.1确保公司所有文件与资料得到有效控制，使所有持有文件的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件。

2.范围

2.1本程序适用于本公司及外来的质量手册、程序文件、作业指导书(包括图纸/样件等)的管理，包括电子版本的文件和资料。

3.相关文件

TXGG-QP702《记录管理程序》

4.术语和定义

无。

5.职责

生产部负责文件管理过程的组织实施，以及公司一级、二级、三级文件的管理。

生产部负责图纸、工程规范等技术资料的管理

各部门负责文件的执行、维护

6.工作流程说明：

6.1文件的编制和修订

6.1.1质量手册由生产部组织编制/修订，程序文件由生产部组织各过程管理部门编写/修订；作业指导书由各过程管理部门人员编制/修订。

6.1.2如文件（包括质量记录格式）需修订时，由文件编制部门实施相应的更改，且按照文件编制的流程进行审核、批准后方可发放。文件更改时，要在文件上体现更改的提示，更改处的行首用黑框内标识版本A、B，例如A/1表示版本A的第一次更改，便于使用者识别。

6.1.3文件的编号

a质量手册：TXGG-QM****

年号（用4位阿拉伯数字表示）

例如：TXGG-QM2016

b程序文件：TXGG-QP***

顺序号（用2位阿拉伯数字表示）

表示ISO/9001质量管理规范中的要素号

例如：TXGG-QP701

c作业指导书：

样件用产品图号表示；

其它作业指导编号规则：TXGG-******

顺序号（用2阿拉伯数字表示）

分类号（用于各部门文件分类）

WI-作业文件代号

d各部门英文缩写：各部门代码（生产部用“QD”表示，生产部用“PD”表示，经营部“MD”,

财务部“FD”;

e外来文件依旧引用原文件的编号，无编号时由本公司编号，将确认日期作为版本。

f质量记录编号规则见《记录管理程序》。

g样件用批准或确认日期表示版本；

6.1.4文件版本

用“版本号”/“修改次数”表示，版本号由英文大写字母依顺序排列，修改次数用阿拉伯数字从0顺序排列，例如：A/0、B/1；

6.2文件的审核、批准：

6.2.1质量手册由管理者代表审核、总经理批准；

6.2.2程序文件由管理者代表审核、总经理批准；

6.2.3作业指导书由编制部门主管组织制定、审核并批准；

6.2.4记录表格随程序文件及作业指导书一起审批，当单独修改记录表格时，由原岗位批准人员批准；

6.2.5文件如需顾客批准后方可有效则须由顾客签字批准；

6.2.6修改文件需由原审批人员审批；

6.2.7文件需在批准后才能分发生效。

6.3文件发放、回收和销毁：

6.3.1文件的发放

a文件编制部门将批准的原稿文件交由文件管理人员进行发放。

b文件管理员在原稿文件上加盖“原稿”章后，按批准的发放量进行复印，在复印件上加盖“受控”章后按批准的范围发放，并要求收文部门在《文件发放/回收记录》上填写签收记录；

d对供方要求的文件由供应链管理部进行签收，并发放给供应商；

e为起到保密作用，公司的质量手册、程序文件及有关产品技术信息方面的文件不得外借，除非政府部门、顾客、咨询公司、认证公司提出需求，但发放时需管理者代表批准，发放后不作更改控制；

f生产计划、采购计划等计划性文件批准后直接发放，不必列入清单和回收。

6.3.2文件的回收和销毁

a新文件要求执行前，各部门负责相应旧版文件的回收交给文件管理人员；

b作废原稿文件加盖“作废”章后保存，其余作废回收的文件进行销毁并做好《文件销毁记录》；

c对供方要求的作废文件由供应链管理部负责回收后交文件管理人员，文件管理人员做好《文件发放/回收记录》。

6.4文件的保管

6.4.1各部门对使用文件应保持整洁和完整，存档文件应预防丢失、变质；

6.4.2本公司“作废”文件保存期为三年，如涉及法律法规和顾客的要求则按其要求执行，与产品安全责任有关的文件必须保存十年

6.4.3.

6.5外来文件管理

6.5.1各部门接收相应的外来文件，记录于《外来文件接收清单》中。对顾客的工程标准/规范及基于顾客要求时间进度的更改，生产部应组织人员于2个工作周内进行评审，并在《外来文件接收清单》中确认，图纸等书面文件还需在原稿上盖章确认后方可按“6.