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财务部门债务清偿流程规范

一、引言

债务清偿是企业财务管理的重要环节，直接关系到企业的资金安全、信用声誉及持续经营能力。为规范公司债务清偿行为，明确各岗位职责，确保清偿过程合法合规、准确高效，防范财务风险，特制定本流程规范。本规范适用于公司及所属各单位所有债务的清偿管理，财务部门作为债务清偿的核心执行与监控部门，全体相关人员须严格遵照执行。

二、总则

（一）制定依据

本规范根据国家相关财经法律法规、会计准则及公司内部财务管理制度、内控流程等相关规定制定。

（二）适用范围

本规范所称债务，指公司因日常经营活动所产生的各项应付款项，包括但不限于采购货款、工程款、服务费、税费、借款本息及其他应付款项。所有通过公司财务账户进行支付的债务清偿行为，均须遵循本流程。

（三）基本原则

1.合规性原则：债务清偿必须符合国家法律法规、合同协议及公司内部管理制度的要求。

2.审慎性原则：对债务的真实性、合法性、准确性进行严格审核，确保每一笔支付都有充分依据。

3.效益性原则：在保证合规的前提下，合理安排资金，优化支付时点，提高资金使用效益。

4.权责对等原则：明确各岗位在债务清偿各环节的职责权限，确保权责清晰、相互制约。

三、债务清偿业务流程

（一）债务确认与核实

1.债务信息接收：财务部门应定期从采购、法务、行政等相关业务部门获取债务发生的原始凭证，如采购合同、验收单、服务确认单、发票等，或通过公司ERP系统接收相关业务数据。

2.债务信息审核：财务人员应对接收的债务信息进行初步审核。重点审核债务发生的依据是否充分（如合同条款、验收合格证明）、发票等原始凭证是否真实、合法、完整，要素是否齐全（如抬头、税号、金额、摘要等），与合同约定是否一致。

3.账实核对：财务人员应将审核无误的债务信息与财务账面记录进行核对，确保账实相符。对于未达账项或差异，应及时查明原因并进行处理。

（二）付款申请与审批

1.付款申请发起：业务部门根据合同约定或债务到期情况，在公司规定的付款申请系统或通过提交纸质《付款申请单》发起付款请求。付款申请应注明债务性质、债权人信息、付款金额、付款方式、银行账户信息、合同号、发票号等关键信息，并附上相关原始凭证复印件。

2.部门内部审核：付款申请首先由业务部门负责人进行审核，确认债务的真实性、付款的必要性及申请金额的准确性。

3.财务部门审核：业务部门审核通过后，付款申请提交至财务部门。财务部门审核人员主要审核以下内容：

*债务是否已经过确认，原始凭证是否完备且符合要求；

*付款金额、付款方式是否与合同、发票等一致；

*付款申请的审批流程是否完整；

*公司资金状况是否允许支付，是否符合资金预算安排。

4.审批层级流转：根据公司《资金支付审批权限管理办法》，财务部门审核通过的付款申请，将按金额大小及性质逐级提交给相应层级的授权审批人进行审批。审批人应对申请事项的合规性、合理性进行最终决策。

（三）资金支付处理

1.支付指令生成：对于审批通过的付款申请，财务部门资金管理岗或出纳人员应根据审批意见及付款信息，在财务系统中生成支付指令，或准备银行付款凭证。

2.支付方式选择：根据债务性质、金额大小、合同约定及公司资金管理政策，选择合适的支付方式，如银行转账、票据（支票、汇票、本票）、信用证等。大额支付应优先考虑安全高效的转账方式。

3.支付信息复核：支付指令生成后，须经另一财务人员（复核岗）对支付指令的各项要素，特别是收款人名称、银行账号、付款金额等进行交叉复核，确保准确无误。复核人与制单人为不相容岗位。

4.资金支付执行：复核无误后，由出纳人员或通过系统自动发起资金支付操作。通过网银或其他电子支付渠道进行支付时，必须严格遵守公司电子支付安全管理规定，如双人操作、U盾保管等。

5.支付结果确认：支付完成后，财务人员应及时查询银行回单或支付凭证，确认款项是否成功支付。如遇支付失败或异常情况，应立即查明原因并采取补救措施。

（四）账务处理与档案管理

1.会计凭证编制：根据已确认支付成功的银行回单、付款申请单及相关原始凭证，财务会计人员应及时进行账务处理，准确记录债务的减少和货币资金的支出。

2.账务核对：定期对“应付账款”、“其他应付款”等债务科目进行明细核对，确保账证相符、账账相符。

3.档案归集与保管：债务清偿过程中的所有原始凭证、审批文件、银行回单等资料，均应按照公司会计档案管理规定进行整理、装订、编号，并及时归档保存。电子档案应进行备份，确保数据安全。档案保管期限应符合国家及公司相关规定。

四、职责分工

（一）财务部门

1.会计核算岗：负责债务的确认、初始计量、账务记录，审核债务相关原始凭证的合规性、完整性。

2.资金管理岗/出纳