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企业采购询价标准操作指南

引言

在现代企业运营中，采购活动作为供应链的关键环节，其效率与成本控制直接影响企业的整体竞争力。询价作为采购过程中的核心步骤，旨在通过规范、透明的方式获取市场报价，为企业甄选最优供应商、达成成本效益平衡提供决策依据。本指南旨在梳理企业采购询价的标准操作流程，明确各环节要点，以期帮助企业提升采购效率、降低采购风险、优化资源配置。

一、明确采购需求与计划

采购询价的起点在于清晰、准确的采购需求。任何模糊或未经确认的需求都可能导致后续询价工作的偏差，甚至造成资源浪费。

1.1需求提出与确认

使用部门应根据实际业务发展或运营维护需要，填写规范的《采购需求单》。需求单需详细列明所需物品或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、预计交付时间、交付地点及其他特殊要求。此需求需经部门负责人审核，确保其必要性与合理性。对于大额或关键项目的采购需求，还需经过企业内部相应的审批流程，以保证符合企业整体战略与预算规划。

1.2编制采购计划

采购部门在收到经确认的采购需求后，应结合库存状况、市场供应情况及企业资金安排，编制《采购计划》。计划中需明确采购方式（此处特指询价采购）、采购预算上限、预计询价时间节点及采购负责人等信息。采购计划的编制应具有前瞻性，避免因临时突击采购而陷入被动。

二、制定询价文件

询价文件是传递采购需求、规范报价行为、进行比价评审的基础，其质量直接关系到询价结果的有效性。

2.1询价文件的构成

一份完整的询价文件通常应包含以下核心内容：

*询价通知书：阐明询价目的、项目名称、询价编号、供应商资格要求、报价截止时间、报价方式、评审原则等基本信息。

*采购需求说明：对采购物品或服务的详细描述，包括但不限于技术规格、性能指标、材质要求、服务范围、验收标准等。此部分应力求清晰、具体，避免歧义。

*合同主要条款：包括交货期、付款方式、违约责任、售后服务、知识产权等核心商务条款，便于供应商在报价时充分考虑。

*报价单格式：统一的报价单模板，要求供应商按指定格式填写产品/服务名称、规格、数量、单价、总价、税率、交货期等信息，便于后续比价。

*供应商资质要求：根据采购项目的重要性和复杂性，明确供应商应具备的基本资质，如营业执照、相关行业许可证、生产能力证明、质量体系认证等。

*评审标准：明确报价的评审依据和方法，如价格优先、综合评估（价格、质量、服务、信誉等权重）等，确保评审过程的客观公正。

2.2询价文件的审核

询价文件编制完成后，应经过内部审核环节。通常由采购部门负责人审核，必要时邀请技术部门、法务部门或使用部门共同参与，以确保文件内容的准确性、完整性、合规性及表述的严谨性，避免因文件瑕疵导致后续争议。

三、选择与邀请供应商

供应商的选择是询价过程中的关键一环，直接影响报价的竞争性和最终采购结果的质量。

3.1供应商信息库的建立与维护

企业应建立并持续维护合格供应商信息库，对供应商进行分类管理，记录其基本信息、供应产品/服务范围、历史合作情况、履约能力、信誉评价等。这有助于快速筛选符合条件的供应商。

3.2供应商的邀请原则与数量

*公开性与竞争性：对于达到一定金额或标准的采购项目，应尽可能邀请足够数量的合格供应商参与报价，以形成有效竞争。通常情况下，邀请的供应商数量不应少于三家，特殊情况下（如市场垄断、技术专有等）需提供充分理由并经审批。

*公平性：对所有受邀供应商应一视同仁，提供相同的询价文件和信息，确保在同一起跑线上竞争。

*资质审查：在邀请前，应对供应商的基本资质进行初步审查，确保其符合询价文件中的要求，避免不合格供应商参与报价，浪费双方时间。

3.3发送询价文件

通过正式、可追溯的方式（如邮件、企业采购平台系统）向选定的供应商发送询价文件，并明确告知报价截止时间、报价提交方式及联系人。建议要求供应商在收到询价文件后进行确认回复。

四、组织与实施询价

在询价文件发出后，至报价截止前，采购部门需做好过程中的组织与协调工作。

4.1解答供应商疑问

4.2保密与纪律

采购人员在询价过程中应严格遵守保密纪律，不得泄露其他供应商的信息或报价情况，不得与供应商进行任何可能影响公平竞争的私下接触或沟通。

五、报价接收与开启

报价的接收与开启环节需规范操作，确保过程的严肃性和结果的公正性。

5.1报价接收

供应商应在规定的截止时间前，按照询价文件要求的方式（如密封送达、指定邮箱、系统上传）提交报价文件。采购部门应做好接收记录，包括接收时间、接收人、报价单位等。对于逾期提交的报价，原则上应不予接收，除非有不可抗力等特殊原因并经审批同意。

5.2报价开启

*开启时间：应在预设的统一时间开启报价，一般在报价截止时间之后。

*开启方式：可以