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会计档案管理实务操作规范

引言

会计档案作为单位经济业务活动的原始记录和重要史料，其规范化管理对于维护经济秩序、保障财务信息真实完整、防范经营风险具有不可替代的作用。随着《会计档案管理办法》及相关配套法规的持续更新，以及信息技术在会计领域的深度融合，对会计档案管理的理念、方法和技术手段均提出了新的要求。本规范旨在结合最新法规精神与实务操作经验，为各单位提供一套系统、严谨、可落地的会计档案管理操作指引，以期全面提升会计档案管理水平，充分发挥会计档案的凭证、查考与史料价值。

一、会计档案的定义与范围界定

1.1会计档案的定义

会计档案是指单位在进行会计核算等经济活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

1.2会计档案的范围

本规范所指会计档案具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。

（三）财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。

（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。电子会计档案的元数据、背景信息等也应纳入管理范围。

二、会计档案管理职责与机构设置

2.1管理职责

单位负责人对本单位会计档案管理工作负总责。会计机构（或会计人员）负责会计档案的日常收集、整理、装订、保管（移交前）和利用工作。档案管理部门（或指定专人）负责会计档案的接收、专业保管、统计、鉴定、销毁和提供利用工作。各部门应明确职责分工，协同配合，确保会计档案管理工作有序进行。

2.2机构与人员

具备条件的单位应设立专门的档案管理机构；不具备条件的，应在会计机构内部指定专人负责会计档案管理，但出纳人员不得兼管会计档案。档案管理人员应具备良好的政治素质和专业技能，熟悉会计业务和档案管理知识，并保持相对稳定。单位应定期对档案管理人员进行业务培训和职业道德教育。

三、会计档案的形成与收集

3.1形成要求

会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料的形成，必须符合国家统一的会计制度和相关法律法规的规定，做到内容真实、项目完整、手续齐全、字迹清楚、编制及时。

3.2收集原则

会计档案的收集应遵循“齐全完整、及时准确”的原则。会计人员在办理各项经济业务时，应认真审核原始凭证，及时填制记账凭证，并按规定登记会计账簿。月度、年度结束后，应及时收集整理财务会计报告等资料。对于电子会计资料，应确保其真实、完整、可用、安全，并与其元数据一并收集。

四、会计档案的整理与归档

4.1整理要求

会计档案整理是将零散的会计资料系统化、规范化的过程，包括分类、编号、排列、装订、编目等环节。

*分类：一般按照年度、类别（凭证、账簿、报告、其他）进行分类。

*编号：应遵循唯一性、系统性、可扩展性原则，为每一卷（件）会计档案赋予固定的档号。

*排列：同一类别的会计档案，应按照形成时间顺序或重要程度进行排列。

*装订：会计凭证应按月或按旬装订成册，加装封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、装订人、复核人等信息。会计账簿在年度结账后，除跨年使用的账簿外，应及时整理装订。财务会计报告应按月度、季度、年度分别装订成册。装订应牢固、整齐，便于翻阅。

*编目：应逐卷（件）编制会计档案目录，包括档号、题名、责任者、形成时间、页数、保管期限、备注等项目。

4.2归档时限

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家统一的会计制度的规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

4.3归档手续

会计档案移交时，移交方和接收方应共同对移交的会计档案进行清点核对，填写《会计档案移交清册》，列明移交档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接双方负责人、经办人和监交人应在移交清册上签字盖章，移交清册一式两份，双方各执一份。

五、会计档案的保管与存储

5.1保管条件

会计档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。应配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。电子会计档案的存储介质应符合国家有关标准，具备防磁、防损坏、防病毒等安全措施，并建立异地备份制度。

5.2保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年。具体保管期限应按照国