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工程建筑资料归档管理细则

一、总则

为规范工程建筑资料的归档管理工作，确保工程资料的真实性、完整性、准确性和系统性，有效发挥工程档案在工程建设、运营维护及后续改扩建中的依据和参考作用，依据国家及行业相关法律法规与标准规范，结合本单位实际情况，特制定本细则。

本细则适用于本单位所有新建、改建、扩建的工程建设项目从项目立项至竣工验收及后续保修阶段形成的各类工程资料的归档管理工作。凡参与工程建设的各相关单位及人员，均应遵守本细则。

工程资料归档管理应遵循统一领导、分级负责、全程控制、规范整理、安全保管、便于利用的原则。

二、归档范围与分类

工程建筑资料归档范围应涵盖工程建设全过程所形成的具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。主要包括但不限于以下类别：

（一）工程准备阶段资料

1.项目立项批复文件、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等；

2.建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等；

3.地质勘察报告、地形测量图等；

4.招投标文件、中标通知书、合同文件（勘察、设计、施工、监理、设备采购等）；

5.初步设计文件、施工图设计文件及审查意见、图纸会审记录等。

（二）工程施工阶段资料

1.施工组织设计、施工方案及审批文件；

2.开工报告及审批文件；

3.原材料、半成品、构配件及设备的质量证明文件（出厂合格证、检验报告等）及进场检验/试验记录；

4.施工测量放线记录、沉降观测记录等；

5.隐蔽工程验收记录及影像资料；

6.分部分项工程施工记录及质量验收记录；

7.施工试验记录及检测报告（如混凝土试块、钢筋连接、防水材料等）；

8.工程变更洽商记录及签证；

9.监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志等监理资料；

10.施工日志、质量事故处理记录等。

（三）竣工验收阶段资料

1.单位工程竣工验收申请报告；

2.施工单位工程竣工报告；

3.监理单位工程质量评估报告；

4.勘察、设计单位质量检查报告；

5.竣工验收通知书、验收组成员名单、验收方案；

6.竣工验收会议纪要、整改通知书及整改完成报告；

7.工程竣工验收证书；

8.专项验收文件（消防、环保、规划、人防等）；

9.工程竣工图。

（四）其他应归档资料

1.工程总结、工程照片、录像等声像资料；

2.工程竣工结算资料（含审计报告）；

3.工程保修书、使用说明书；

4.其他与工程建设相关的具有保存价值的文件材料。

三、组织与职责

（一）组织领导

成立工程资料管理领导小组，由单位分管领导任组长，相关职能部门（如工程管理部、档案管理部等）负责人为成员，负责统筹协调工程资料归档管理工作，审定相关制度，解决重大问题。

（二）职责分工

1.建设单位（或项目法人）：是工程资料归档的责任主体，负责组织、指导和监督各参建单位的工程资料管理工作，牵头组织工程竣工资料的验收与移交。

2.施工单位：负责其所承包工程范围内施工资料的形成、收集、整理、组卷和移交，并对资料的真实性、完整性和规范性负责。

3.监理单位：负责对施工资料的形成过程进行监督和审核，签署意见，并负责监理资料的收集、整理、组卷和移交。

4.勘察、设计单位：负责各自职责范围内形成的勘察、设计文件及相关资料的整理、签署和移交。

5.档案管理部门：负责对工程资料的归档工作进行业务指导，接收符合要求的工程档案，并进行科学管理和提供利用。

6.项目技术负责人：对本项目工程资料的真实性、准确性、完整性负直接责任，组织本单位相关人员完成资料的收集、整理和审核工作。

7.资料管理员：具体负责工程资料的日常收集、整理、保管、传递和归档工作，确保资料及时、准确、完整。

四、资料的形成与收集

（一）基本要求

工程资料的形成应与工程进度同步，做到及时、真实、准确、完整、规范。各项资料的填写应字迹清晰、内容完整、签字手续齐全，不得随意涂改、伪造。

（二）收集责任

各相关单位及人员在工程建设过程中，应主动收集各自职责范围内形成的文件材料。建设单位应及时收集各方移交的资料，并做好登记。

（三）质量要求

1.原始记录必须真实可靠，数据准确无误，不得事后补记或凭空捏造。

2.文件材料应使用原件，复印件应注明原件保管单位或个人，并加盖公章或签字确认。

3.各类表格应采用国家或行业统一标准格式，无统一格式的，应设计规范、内容齐全。

五、资料的整理与组卷

（一）整理原则

工程资料的整理应遵循工程建设程序，按资料类别、形成时间、专业系统进行分类、排序、编目。

（二）组卷要求

1.分类：可参照本细则“归档范围与分类”进行，或根据工程实际情况及相关规范要求，采用适合的分类方法。

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