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机关单位文档管理规范手册

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位文档管理工作，提高文档处理效率和质量，确保文档的真实性、完整性、安全性和可追溯性，依据国家相关法律法规及上级主管部门要求，结合本单位实际，制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于本单位内部所有公文、业务档案、会议材料、调研资料、统计报表、合同协议、音像制品及其他具有保存价值的各类文档的形成、办理、流转、存储、利用、销毁等管理活动。单位全体工作人员均须遵守本规范。

第三条基本原则

文档管理工作遵循以下原则：

（一）统一领导，分级负责：单位办公室（或指定专门机构）为文档管理的牵头部门，各业务部门指定专人负责本部门文档的日常管理。

（二）规范标准，全程管理：文档管理从形成到销毁的各个环节均应符合规定标准，实现全过程规范化管理。

（三）安全保密，依法利用：严格执行保密规定，确保涉密文档安全；在符合保密要求的前提下，促进文档资源的合理利用。

（四）真实准确，及时高效：保证文档内容真实、数据准确、传递及时、办理高效。

第二章管理机构与职责

第四条单位领导职责

单位分管领导负责统筹、指导和监督本单位文档管理工作，审批重要文档管理制度和重大文档处理事项。

第五条办公室（文档管理部门）职责

办公室（或指定专门机构）是文档管理的职能部门，主要职责包括：

（一）组织制定和修订本单位文档管理相关制度和工作细则；

（二）指导、监督和检查各部门文档管理工作的开展；

（三）负责单位核心涉密文档、重要对外公文及综合性档案的集中管理；

（四）组织文档管理人员的业务培训和学习交流；

（五）负责对超过保管期限文档的鉴定和销毁工作的组织实施。

第六条各部门及文档员职责

各业务部门负责人是本部门文档管理的第一责任人，应指定一名政治素质高、责任心强的工作人员担任兼职文档员，负责本部门文档的日常管理，主要职责包括：

（一）本部门文档的形成、收集、登记、整理、保管和预归档；

（二）按规定向办公室（文档管理部门）移交应归档文档；

（三）严格执行文档借阅、复制和传递制度；

（四）协助办公室（文档管理部门）开展文档检查和培训工作。

第三章文档的形成与办理

第七条起草与拟制

（一）起草文档应符合国家法律法规、政策规定和本单位相关要求，做到主题鲜明、观点正确、条理清晰、内容翔实、语言精炼、格式规范。

（二）文档格式应符合《党政机关公文处理工作条例》及本单位公文格式细则要求，使用规范的汉字、标点符号和计量单位。

（三）涉及其他部门职责的事项，起草前应充分沟通协调，达成一致意见。

第八条审核与签发

（一）文档起草完成后，须经本部门负责人审核。涉及重要事项或全局性工作的文档，应按程序报请单位分管领导或主要领导审核。

（二）审核人应对文档的政策合规性、内容准确性、格式规范性、文字表达及涉密情况等进行严格把关。

（三）审核通过的文档，按照规定权限报请相应领导签发。未经签发的文档不得对外发出或作为正式依据。

第九条用印管理

（一）文档用印须凭领导签发意见或相关审批手续，在指定地点由专人负责用印。

（二）用印前应核对文档内容与签发手续是否一致，确认无误后方可用印。印迹应清晰、端正、位置规范。

（三）严禁在空白纸张、未审核签发的文档上用印。

第十条登记与分发

（一）正式发出的文档（含电子文档）应进行登记，记录文档标题、文号、签发人、发送范围、份数、发出日期等信息。

（二）文档分发应及时、准确，涉密文档须通过机要渠道或符合保密要求的方式传递。

第四章文档的收集与整理

第十一条收集范围与要求

（一）各部门应将在工作中形成的、具有查考利用价值的各类文档材料（包括正本、定稿、重要附件、电子文档及其存储介质等）及时收集齐全。

（二）文档收集应遵循“谁形成、谁收集”的原则，确保不遗漏、不丢失。对于具有连续性的工作，应按阶段或年度完整收集相关材料。

（三）电子文档应连同其生成、运行的软硬件环境说明、相关参数等一并收集。

第十二条收集时限

（一）日常工作中形成的文档，应在办理完毕后的规定时间内收集。

（二）专项工作、阶段性工作结束后，应及时对相关文档进行集中收集。

（三）年度结束后，各部门应在规定期限内完成本年度应归档文档的初步整理和移交准备。

第十三条整理与分类

（一）收集的文档应按照其内容特征、形成规律和管理要求进行系统整理。

（二）文档分类应遵循统一的分类方案，可采用年度-机构（部门）-问题或年度-问题-机构（部门）等方法进行分类，确保分类清晰、逻辑严密。

（三）同一事项的文档材料应集中整理，保持其有机联系。

第十四条编目与排序

（一）整理后的文档应进行编号、编目，填写卷内目录或文档清单，注明文档的序号、标题、文号、日期、页数等信息。

（二）文档排列应按照重要程度、时间顺序或逻辑关系进行，便于查阅和利用。