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大学校庆活动接待方案与执行细则

值此校庆来临之际，为确保每一位远道而来的嘉宾、校友都能感受到母校的热忱与关怀，各项接待工作必须做到细致入微、有条不紊。为此，我们精心擘画，制定本接待方案与执行细则，以期为校庆活动的圆满成功奠定坚实基础。本方案立足于校庆活动的整体安排，坚持“以人为本、热情周到、规范高效、彰显特色”的原则，力求通过周密的部署和精细的执行，展现学校的良好形象与深厚底蕴。

一、组织领导与职责分工

任何一项大型活动的成功，都离不开一个坚强有力的组织核心。校庆接待工作亦是如此，必须建立层次分明、责任到人的组织领导体系。

（一）成立校庆接待工作领导小组

由学校主要领导牵头，相关职能部门负责人（如校办、党办、校友办、学工部、研工部、后勤保障部、保卫处、宣传部、团委等）为成员，全面统筹校庆接待工作。其主要职责包括：审定接待方案、协调重大事项、决策重要问题、检查督促各项工作落实情况。领导小组下设若干专项工作小组，负责具体事务的推进。

（二）明确专项工作小组及其职责

为确保接待工作的专业化与高效化，需根据工作内容设立专项工作小组，例如：

*综合协调组：负责内外联络、信息汇总、文件流转、会议组织及各小组间的协调联动，是接待工作的“神经中枢”。

*嘉宾联络组：负责各类重要嘉宾、校友的信息核对、邀请发出、行程对接、个性化需求收集与反馈等工作。

*交通保障组：统筹安排嘉宾的抵离接送、活动期间的车辆调度与引导、停车场地的规划与管理。

*住宿餐饮组：负责嘉宾住宿酒店的遴选、预订、房间布置、餐饮安排（包括宴请、日常餐食、茶歇等），确保食品安全与服务质量。

*活动引导组：负责嘉宾在校庆期间各项活动的现场引导、座位安排、秩序维护，以及校园参观的讲解服务。

*物资保障组：负责接待所需物资（如礼品、嘉宾证、宣传品、办公用品等）的采购、制作、分发与管理。

*宣传报道组：配合学校整体宣传，对接媒体，记录接待过程中的精彩瞬间，营造良好氛围。

*安全医疗组：负责接待期间的安全保卫、医疗急救、突发事件的初步处置等工作。

各专项小组需指定负责人，明确成员分工，确保事事有人管、人人有专责。

二、接待对象与规格设定

校庆接待对象复杂多样，需根据其身份、与学校的关联度等因素，设定合理的接待规格与礼遇，确保既体现尊重，又避免资源浪费。

（一）精准梳理接待对象

主要包括：党和国家及地方政府领导、上级主管部门领导；国内外知名大学校长、代表；学校老领导、老教师、离退休教职工代表；杰出校友代表（含各行各业成就突出者）；捐赠单位及个人代表；合作单位代表；在校师生代表；新闻媒体记者等。需提前进行信息摸排与统计，建立详细的嘉宾信息库。

（二）差异化接待规格

根据嘉宾的重要程度及实际需求，划分不同的接待等级。例如，对于重要领导、重量级嘉宾及杰出校友，可安排校级领导出面迎接、陪同，提供专车接送、VIP礼遇；对于普通校友及一般来宾，则以热情周到的标准化服务为主，可安排志愿者进行引导和服务。接待规格的设定需经领导小组审议确定，确保公平合理、符合惯例。

三、接待流程与服务规范

接待工作是一项系统工程，从嘉宾抵达到送别，每个环节都需精心设计，力求无缝衔接，让嘉宾感受到宾至如归的温暖。

（一）前期准备阶段

1.信息确认与联络：提前与嘉宾取得联系，确认其姓名、职务、性别、抵离时间、交通方式、饮食禁忌、特殊需求等信息，并及时更新嘉宾信息库。发送校庆活动指南、日程安排、温馨提示（如天气、着装建议等）。

2.行程定制：根据嘉宾身份及意愿，协助定制个性化活动行程，并提前告知相关陪同人员。

3.物资与场地准备：根据接待计划，提前准备好嘉宾证、礼品、欢迎牌、指示牌等物资。对接好住宿酒店、用餐场地、活动场馆，进行必要的布置和检查。

（二）抵离接待阶段

1.接站服务：根据嘉宾抵达信息，安排专人、专车在机场、火车站、汽车站等站点举牌迎接。接站人员需提前到达，熟悉嘉宾特征，主动上前问候、帮拿行李。对于重要嘉宾，可安排简短的欢迎仪式。

2.引导入住/签到：将嘉宾安全送达指定酒店或报到处，协助办理入住手续或签到，分发校庆资料袋。向嘉宾简要介绍住宿环境、周边设施及注意事项。

3.送别服务：根据嘉宾返程信息，提前确认送站安排，确保准时、安全送达交通站点。送别时，表达感谢与祝福。

（三）活动期间接待

1.日程提醒与叫醒服务：每日活动开始前，通过电话或短信提醒嘉宾当日行程安排、集合时间与地点。如需早起，可提供叫醒服务。

2.会场引导与座位安排：活动期间，安排引导人员在关键路口、会场入口引导嘉宾就座。重要嘉宾的座位需提前预留并做好标识。

3.陪同服务：根据接待规格，安排相应级别人员陪同重要嘉宾参加活动、参观校园。陪同人员需熟悉学校