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关于《供应商业务授权委托书》的告知函

尊敬的合作伙伴：

为规范业务流程、保障交易安全，我司现对供应商业务授权委托书相关事宜进行详细告知。请您仔细阅读以下内容，并按照要求执行，以确保双方业务的顺利开展。

一、授权委托书的定义与重要性

（一）定义

供应商业务授权委托书是供应商（委托人）委托其代理人在一定期限内代表其与我司进行特定业务活动的法律文件。该文件明确了代理人的权限范围、授权期限等关键信息，是代理人进行业务活动的合法依据。

（二）重要性

1.保障交易安全：通过授权委托书，我司能够确认代理人的身份和权限，避免出现无权代理或越权代理的情况，从而保障双方的交易安全。

2.规范业务流程：明确的授权委托有助于规范业务操作，使各项业务活动更加有序进行，提高工作效率。

3.明确法律责任：在出现纠纷时，授权委托书可以作为界定委托人和代理人法律责任的重要依据。

二、适用范围

本告知函适用于所有与我司有业务往来的供应商。当供应商需要委托代理人与我司进行以下业务活动时，必须提供有效的业务授权委托书：

1.合同签订：包括采购合同、服务合同等各类与我司签订的商业合同。

2.订单处理：接收、确认、变更订单等相关业务。

3.货款结算：办理货款的收取、对账、开具发票等财务事项。

4.货物交付与验收：代表供应商进行货物的交付、签收以及验收相关事宜。

5.其他重大业务事项：如业务谈判、项目合作等，具体以我司要求为准。

三、授权委托书的内容要求

（一）基本信息

1.委托人信息：应包括供应商的全称、法定代表人姓名、地址、联系方式等。

2.代理人信息：包括代理人的姓名、性别、身份证号码、联系电话等。

（二）授权事项

明确代理人的具体授权范围，例如：

1.合同签订权限：具体说明代理人有权签订的合同类型、金额范围等。例如，“代理人有权代表委托人签订金额不超过[X]万元的采购合同”。

2.订单处理权限：如“代理人有权接收、确认和变更我司发出的订单，但变更订单的金额不得超过原订单金额的[X]%”。

3.货款结算权限：“代理人有权办理与我司的货款结算事宜，包括收取货款、进行对账以及开具相应金额的发票”。

4.货物交付与验收权限：“代理人有权代表委托人进行货物的交付和签收，并参与我司组织的货物验收工作”。

对于较为复杂的业务事项，应详细描述授权的具体内容和边界，避免产生歧义。

（三）授权期限

明确授权的起始日期和结束日期。授权期限应根据业务需要合理确定，一般不宜过长。例如，“本授权委托书的有效期自[起始日期]起至[结束日期]止”。

（四）委托人与代理人签字盖章

授权委托书必须由供应商的法定代表人或其授权代表签字，并加盖供应商的公章。代理人也应在授权委托书上签字确认。同时，应附上法定代表人身份证明书以及代理人的身份证复印件。

（五）其他注意事项

1.授权委托书应使用中文书写。如有必要，可以提供英文等其他语言的译本，但应以中文版本为准。

2.授权委托书的内容应真实、准确、完整，不得有虚假记载或误导性陈述。

四、授权委托书的提交与审核

（一）提交时间

供应商应在委托代理人与我司开展相关业务活动之前，将授权委托书提交给我司。对于新合作的供应商，应在签订合同前提交。

（二）提交方式

供应商可以通过以下方式提交授权委托书：

1.纸质版：将签字盖章后的授权委托书原件邮寄至我司指定地址。我司的收件地址为[详细地址]。

2.电子版：将授权委托书扫描件发送至我司指定的电子邮箱，邮箱地址为[邮箱地址]。扫描件应清晰可辨，包含所有签字盖章信息。

（三）审核流程

我司收到授权委托书后，将在[X]个工作日内进行审核。审核内容主要包括：

1.授权委托书的格式和内容是否符合要求。

2.签字盖章是否真实有效。

3.代理人的身份信息是否准确。

如审核通过，我司将以书面或邮件形式通知供应商；如审核不通过，我司将说明原因并要求供应商重新提交。

五、授权变更与终止

（一）授权变更

如果供应商需要变更授权事项、授权期限或更换代理人，应提前[X]个工作日向我司提交变更后的授权委托书。变更后的授权委托书应按照上述要求进行填写、签字盖章，并提交审核。

（二）授权终止

出现以下情况时，授权委托自动终止：

1.授权期限届满。

2.委托人解除委托。供应商如需解除委托，应及时书面通知我司，并收回原授权委托书。

3.代理人丧失民事行为能力或死亡。

4.其他导致授权委托无法继续履行的情形。

授权委托终止后，代理人不得再以供应商的名义与我司进行相关业务活动。供应商应及时通知我司授权终止的情况，并配合我司做好相关业务的交接工作。

六、法律责任

（一）供应商责任

1.供应商应对授权委托书内容的真实性、合法性和有效性负责。如因授权委托书存在虚假信息或其他违法