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房地产项目合同管理标准化手册

前言

本手册旨在规范房地产开发项目全生命周期的合同管理行为，明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与流程，降低合同风险，保障项目合法合规、高效有序推进，维护公司的合法权益。本手册适用于公司所有房地产开发项目的合同管理活动，全体相关人员均须严格遵照执行。

第一章总则

1.1定义与范围

本手册所称合同，是指公司在房地产项目开发、建设、销售、运营等过程中，与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括但不限于土地出让合同、勘察设计合同、施工合同、监理合同、材料设备采购合同、营销代理合同、物业服务合同等。

1.2合同管理原则

合同管理应遵循以下原则：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

2.风险控制原则：以风险防范为核心，对合同进行全过程风险识别、评估与控制。

3.效益最大化原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低成本，提高效率。

4.权责明晰原则：明确各部门及人员在合同管理中的职责权限，确保各司其职、各负其责。

5.标准化与规范化原则：统一合同管理流程、文本格式及审批权限，实现合同管理的标准化运作。

1.3适用对象

本手册适用于公司各部门、各项目公司及所有参与房地产项目合同管理的人员。

第二章合同管理组织与职责

2.1管理架构

公司合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

决策层：负责审批重大合同及合同管理中的重大事项。

合同管理部门（通常为法务部或指定的综合管理部门）：作为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定与修订、标准合同文本的拟定与推广、合同评审的组织与协调、合同纠纷的处理指导等。

业务部门：作为合同的发起部门和履行主体，负责合同的策划、谈判、起草（或提出需求）、履行跟踪、信息反馈等。

财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务等财务条款进行审核，参与合同评审，并根据合同约定办理款项支付。

其他相关部门：根据合同内容及部门职责，参与相应的合同评审和管理工作。

2.2各部门主要职责

2.2.1合同管理部门

1.建立和完善公司合同管理体系及相关制度。

2.组织编制和修订公司标准合同文本，并监督其使用。

3.组织或参与重大合同的谈判与评审。

4.对合同的订立、履行、变更、解除等进行法律层面的指导和监督。

5.负责合同专用章的管理和使用审批。

6.组织合同管理培训，提供合同法律咨询。

7.负责合同纠纷的归口管理，指导或参与纠纷的协商、调解、仲裁与诉讼。

8.负责合同台账的建立、维护及合同档案的最终归档管理。

2.2.2业务部门

1.根据项目需求，发起合同立项，进行合同策划，明确合同主要内容和目标。

2.负责合同相对方的初步考察与筛选，收集其资质、信用等信息。

4.负责合同履行过程中的具体组织、协调、跟踪与监控，及时发现并上报履行中出现的问题。

5.负责合同款项支付的申请，提供符合付款条件的证明材料。

6.负责合同履行过程中相关资料的收集、整理，并按规定移交合同管理部门归档。

7.参与合同评审，对本部门职责范围内的合同条款的真实性、可行性负责。

2.2.3财务部门

1.对合同中的价款、支付方式、税务处理、发票开具等财务相关条款进行审核。

2.参与合同评审，评估合同对公司财务状况的影响。

3.根据合同约定及审批流程，办理款项支付。

4.负责合同相关的会计核算与财务管理。

第三章合同策划与准备

3.1合同策划

业务部门应在项目前期或业务开展前，根据项目开发计划、成本预算、市场情况等因素，进行合同策划。合同策划应明确：

1.合同标的、范围、数量、质量要求。

2.合同价款及支付方式。

3.合同履行期限、地点和方式。

4.双方权利义务及违约责任。

5.合同风险点及初步应对措施。

6.合同类型及拟采用的合同文本（标准文本或非标准文本）。

3.2合同相对方管理

业务部门负责对合同相对方（包括供应商、承包商、服务商等）进行考察与评估，建立合格相对方名录。考察内容主要包括：

1.法人资格、经营范围、资质等级等基本情况。

2.商业信誉、履约能力、财务状况。

3.类似项目业绩及过往合作情况。

4.质量保证能力、安全生产管理水平。

5.必要时进行实地考察。

3.3合同文本准备

1.优先采用国家或行业标准合同文本。

3.无标准文本可供参考的，由业务部门根据合同策划内容起草，或委托合同管理部门/外部律师起草。

4.合同文本应内容完整、条款明确、逻辑清晰、语言严谨，避免使用模糊、歧义的表述。

第四章合同谈判与起草

4.1谈判准备

谈判前，业务部门应充分准备：

1.