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企业固定会议及流程执行准则清单

一、准则概述与适用范围

本准则旨在规范企业固定会议的召开流程及配套执行机制，通过标准化操作提升会议效率、保证决策落地，适用于各类企业常规周期性会议（如高管周会、部门月度例会、项目推进会、季度复盘会等）及关联的流程执行场景。准则覆盖会议筹备、召开、跟进全流程，同时明确跨部门协作中的责任分工与监督机制，助力企业实现“会前有准备、会中有聚焦、会后有闭环”的管理目标。

二、会议全流程操作规范

（一）会前筹备：精准规划，杜绝“临时抱佛脚”

会议必要性评估

会议发起部门需提前3个工作日确认会议必要性：若议题可通过邮件、即时通讯工具同步解决或需跨部门协调内容较少，可提议取消或合并会议。

必要性评估标准：是否涉及重大决策（如预算审批、战略调整）、是否需多部门当面协同、是否存在信息不对称需实时澄清。

明确会议核心要素

议题与目标：列出会议核心议题（不超过5项/次），明确每个议题的预期目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目A进度延迟问题”）。

参会人员：根据议题确定“必须参会人员”（决策者、执行负责人）和“列席人员”（提供信息支持者），避免无关人员参会。

时间与地点：固定会议优先使用企业既定周期（如每周三14:00-15:30），临时会议需提前2个工作日协调参会人时间，地点优先选择会议室或指定线上平台（如腾讯会议、企业），并提前测试设备。

材料准备与提前分发

议题负责人需在会前1个工作日完成相关材料（如数据报表、方案草案、进度汇报PPT），保证内容简洁（单议题材料不超过10页）、数据准确（标注数据来源及统计口径）。

材料通过企业内部系统（如OA、钉钉）分发，同步告知参会人员“需提前阅读的重点内容”（如“请重点关注第3页成本测算数据”）。

（二）会中执行：聚焦目标，提升决策效率

会议开场与议程确认（5分钟内）

主持人（通常为部门负责人/会议发起人）准时开场，确认参会人员到齐情况（缺席人员需说明原因，由其部门同事代为同步信息）。

重申会议目标、核心议题及时长分配（如“本次会议共3项议题，总时长60分钟，每项议题20分钟”），明确发言规则（如“每人发言不超过3分钟，避免跑题”）。

议题讨论与决策（核心环节）

按“汇报-讨论-决策”顺序推进：议题负责人先简要汇报背景、现状及建议方案（5分钟内），参会人员围绕“是否达成目标、是否存在风险、如何优化”展开讨论，主持人及时引导话题，避免陷入细节争论。

需决策事项需当场明确结论（如“同意通过Q3营销方案，由*经理负责7月15日前细化落地计划”），避免“会后商议”“再研究”等模糊表述。

实时记录与任务确认

记录人（通常为会议发起部门指定人员）实时记录：①决议事项（含决策结果、依据）；②待办任务（含任务描述、责任部门/人、完成时限）；③遗留问题（需跟进的事项及负责人）。

讨论环节结束后，主持人带领参会人员快速回顾“决议+待办”，保证无遗漏、责任到人（如“确认3项待办，负责方案细化，负责数据支持，截止时间均为7月10日”）。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地见效

会议纪要整理与分发（24小时内）

记录人需在会后2个工作小时内整理会议纪要，内容包含：会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人）、议程摘要、决议事项、待办任务（明确“责任人+时限”）、遗留问题。

纪要经主持人审核无误后，于当天18:00前通过内部系统分发至所有参会人员及相关领导，并抄送任务执行人所在部门负责人。

任务执行与进度跟踪

责任人需在收到纪要后1个工作日内确认任务理解无误，如有疑问及时与记录人沟通；按纪要时限推进任务，每周通过项目管理工具（如飞书多维表格、Teambition）更新进度（标注“进行中/已完成/受阻”）。

任务受阻时，责任人需提前1天向部门负责人及会议发起人说明原因及解决方案，必要时提请召开专项协调会。

会议资料归档与复盘

会议纪要、材料、进度跟踪表等资料由发起部门统一归档（保存期限不少于1年），便于后续查阅。

每季度末，会议组织部门需组织“会议效率复盘会”，统计“会议决议按时完成率”“议题平均讨论时长”“参会人员满意度”等指标，优化会议流程（如“某议题讨论超时，下次需提前前置材料预审”）。

三、流程执行配套工具模板

（一）会议通知模板（示例）

【会议通知】关于Q3产品迭代规划会的通知

会议基本信息

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员

主持人

记录人

会议议题及准备材料：

序号

议题描述

汇报人

预计时长

需提前阅读材料

1

Q2产品迭代总结与问题复盘

*经理

30分钟

《Q2迭代进度报告》（附件1）

2

Q3用户需求优先级排序

*专员

40分钟

《用户需求调研数据》（附件2）

3

技术资源分配与排期

*总监

20分钟

《研发团队capacity表》（附件3）

注意事项：

请参会人员提前10