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机关单位档案管理标准操作手册

前言

本手册旨在规范机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，为机关单位各项工作的顺利开展提供有力的档案信息支撑。本手册依据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、国家有关档案工作的方针政策和相关行业标准制定，适用于本机关及所属单位的档案管理活动。全体工作人员均应认真学习并严格遵照执行。

第一章档案的收集与归档

1.1归档范围

机关单位在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

*本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要的会议材料、纪要、记录；

*本单位在行政管理、业务管理、人事管理、财务管理等活动中形成的各类审批件、报表、合同、协议等；

*上级机关下发的与本单位工作相关的重要文件材料；

*本单位对外发出的具有查考价值的文件材料；

*其他按照规定应当归档的文件材料（含电子文件及相应的元数据、背景信息）。

1.2归档时间

*文书档案应在次年上半年完成归档工作；

*会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；

*基建档案应在工程项目竣工验收后三个月内完成归档；

*科研档案应在科研项目完成或鉴定后三个月内完成归档；

*其他专门档案应按照相关规定或本单位制度要求及时归档；

*电子文件应随办随归，最迟不超过办理完毕后的一个月。

1.3归档要求

*归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备；

*文件材料的纸张质量应符合档案保管要求，字迹清晰、耐久；

*复印件作为归档材料时，应注明原件保管处，并由相关责任人签字确认；

*电子文件的归档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，符合国家关于电子文件归档的相关标准。

1.4归档手续

*各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作，并在规定时间内向单位档案管理部门移交；

*档案管理部门与移交部门应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认，一式两份，各执一份。

第二章档案的整理

2.1整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.2整理方法与步骤

2.2.1分类

*机关单位档案一般采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的分类方法进行分类；

*具体分类方案由档案管理部门根据本单位实际情况制定并报上级档案主管部门备案。

2.2.2鉴定

*依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，对归档文件材料进行价值鉴定，准确划分保管期限（永久、定期）；

*定期保管期限一般分为长期和短期。

2.2.3编号

*在分类、鉴定的基础上，按照一定的规则对档案进行编号，以确定其在档案体系中的位置；

*编号应具有唯一性和稳定性。

2.2.4排列

*按照文件材料形成的时间顺序或逻辑关系，对同一类目、同一保管期限的档案进行系统排列。

2.2.5编目

*编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录、全引目录等；

*目录项目应规范、完整，著录准确，便于检索。

2.2.6装盒（装订）

*将整理好的档案按照规定装入符合标准的档案盒内；

*对于需要装订的案卷，应采用符合档案保护要求的装订材料和方法。

2.3电子档案的整理

*电子档案的整理应参照纸质档案整理的原则和方法，并符合电子文件管理的特殊要求；

*确保电子档案的元数据完整、准确，并与电子档案内容建立关联；

*对电子档案进行格式转换或迁移时，应保证其信息的真实性和可用性不被破坏。

第三章档案的保管

3.1库房管理

*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”条件；

*库房内应保持适宜的温湿度，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%；

*库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品；

*建立库房管理制度，明确库房管理人员职责，做好库房温湿度记录和安全检查记录。

3.2档案装具

*档案装具（如档案盒、档案柜、密集架等）应符合国家标准，坚固耐用，便于保管和利用；

*档案盒的规格、材质应统一，盒内备考表填写规范。

3.3档案的日常管理

*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告；

*档案出入库应履行登记手续，防止档案丢失或损坏；

*对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制；

*严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

3.4特殊载体档案的保管

*照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施；

*特殊载体档案应单独存放，并配备必要的读取设备和复制设备；

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