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采购预算及费用申请管理模板

一、适用场景说明

本模板适用于企业内部各类采购活动的预算编制、费用申请及全流程管理，具体包括但不限于以下场景：

常规采购预算：日常办公耗材、生产原材料、非生产性物料等常规采购的年度/季度预算编制与执行申请；

专项采购预算：固定资产（如设备、工具）、软件系统、服务外包（如咨询、运维）等一次性或周期性专项采购的预算规划与费用申请；

预算调整申请：因市场价格上涨、需求变更、项目延期等原因导致原预算不足，需追加或调整采购预算的场景；

紧急采购费用：突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购费用申请，适用于简化审批流程的特殊场景。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与预算申报

需求部门发起：业务部门根据实际需求（如新增设备、补充库存），填写《采购需求说明书》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、用途及紧急程度，经部门负责人*审批后提交至采购部。

采购部初审：采购部核对需求合理性（如是否符合公司采购政策、规格参数是否标准），汇总各部门需求，形成《采购预算汇总表》，同步反馈市场行情预估价格，保证预算数据贴近实际。

（二）预算编制与审批

财务部审核预算：财务部根据采购部提交的《采购预算汇总表》，结合年度预算总额、部门预算额度、历史采购数据等，审核预算的合规性与合理性，重点核查是否存在重复采购、预算超支风险。

分级审批流程：

常规预算：预算金额≤5000元，由采购部经理、财务部经理审批；

专项预算：5000元＜预算金额≤5万元，需增加分管副总*审批；

重大预算：预算金额＞5万元，需提交总经理办公会集体审批，并形成会议纪要备案。

预算下达与备案：审批通过后，财务部下达《采购预算批复单》，明确预算额度、执行周期（如2024年Q1）、使用范围，同步抄送采购部、需求部门及审计部备案。

（三）费用申请与采购执行

提交费用申请：需求部门根据《采购预算批复单》，填写《采购费用申请表》，附《采购需求说明书》、供应商比价记录（≥3家报价）、合同草案（如金额＞1万元），提交采购部审核。

采购部执行采购：采购部核对费用申请与预算批复的一致性（如物品名称、金额、用途），确认无误后启动采购流程：

小额采购（≤2000元）：可从合格供应商库中直接下单，保留采购凭证；

大额采购（＞2000元）：需组织询价、招标或竞争性谈判，确定最终供应商并签订采购合同。

合同与订单管理：采购部将签订的采购合同、《采购订单》复印件提交财务部备案，保证采购行为与合同、预算一致。

（四）费用报销与预算核销

发票与凭证提交：供应商发货后，需求部门验收合格，获取合规发票（增值税专用发票/普通发票），附《验收单》、采购合同、付款申请单，提交财务部。

财务部审核报销：财务部核对发票信息与合同、订单、验收单的一致性，确认无误后办理付款，同时在《采购预算执行台账》中核销对应预算额度。

超预算费用处理：若实际采购金额超出预算≤10%，需由需求部门提交《预算调整说明》，经采购部、财务部审核后报原审批人追加；超出＞10%，需重新启动审批流程。

（五）预算分析与后续管理

月度/季度预算分析：财务部每月汇总采购预算执行情况，编制《采购预算执行分析报告》，分析预算偏差原因（如价格上涨、需求变更），反馈至管理层及相关部门。

年度预算复盘：每年末，财务部联合采购部、需求部门对年度采购预算执行情况进行复盘，评估预算编制准确性，优化下一年度预算模型。

档案归档：所有采购预算申请表、审批文件、合同、验收单、报销凭证等资料由采购部统一整理归档，保存期限≥3年，便于审计追溯。

三、核心模板表格设计

表1：采购预算申请表

申请部门

申请日期

预算编号

申请人

联系电话

预算周期

采购项目名称

规格型号

单位

需求说明（用途、紧急程度等）：

部门负责人审批：日期：

采购部审核意见：日期：

财务部审核意见：日期：

审批人（分级）：日期：

表2：采购费用申请表

申请部门

申请日期

预算额度（元）

已使用额度（元）

剩余额度（元）

申请人

供应商名称

联系电话

采购物品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

总价（元）

采购事由：

附件清单：□采购需求说明书□比价记录□合同草案□其他（请注明）

采购部审批：日期：

财务部审批：日期：

总经理审批（如需）：日期：

付款状态：□已付□待付□部分支付

表3：采购预算执行台账

预算编号

采购项目名称

申请部门

供应商名称

申请金额（元）

审批金额（元）

实际支出（元）

执行率（%）

偏差原因分析（超支/节约）：

更新日期：

更新人：

审核人：

四、使用要点与风险提示

预算准确性：需求部门需提前调研市场行情，结合历史数据编制预算，避免因预估价格过低导致预算不足或过高造成资金闲置；

审批权限合规：严格按照分级审批流程执行，不得越级